С переходом на электронный документооборот и внедрением электронных трудовых книжек (ЭТК), перед работодателем и сотрудником встал вопрос выбора формата учета трудового стажа. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3)» реализован полноценный механизм для оформления этого выбора и передачи соответствующих сведений в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР).

Зачем нужно заявление о способе ведения трудовой книжки?

Согласно законодательству (ст. 66 и 66.1 ТК РФ), работник имеет право выбрать, в каком виде будут вестись сведения о его трудовой деятельности: в традиционном бумажном варианте или в электронном. Этот выбор фиксируется в заявлении, которое становится основанием для:

• Оформления записи в бумажной трудовой книжке (если она ведеться).
• Передачи сведений в государственные органы через отчетность (ранее СЗВ-ТД, теперь подраздел 1.1 формы ЕФС-1).
• Правильного заполнения кадровых отчетов внутри организации.

Как оформить заявление в 1С:ЗУП

Создание документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Для того чтобы зафиксировать выбор сотрудника в программе, используется специальный документ. В 1С:ЗУП (начиная с версий 3.1.12.110 и 3.1.10.276) этот функционал реализован следующим образом:

1. Перейдите в соответствующий раздел кадрового учета.
2. Создайте документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
3. Выберите сотрудника, от имени которого оформляется документ.
4. Выберите один из вариантов ведения книжки: «Бумажная» или «Электронная».

Печать формы заявления

Поскольку законодательно строго утвержденной формы такого заявления нет, разработчики 1С предложили собственный вариант. При печати документа программа может вывести два варианта:

• Заявление на продолжение ведения трудовой книжки в бумажном варианте (согласно ст. 66 ТК РФ).
• Заявление о ведении сведений в электронном виде (согласно ст. 66.1 ТК РФ).

Бухгалтер или кадровик может отредактировать текст заявления под требования конкретной организации перед печатью.

Отражение способа ведения при приеме на работу

Если сотрудник приходит в компанию и уже сделал выбор на предыдущем месте работы, эту информацию необходимо отразить в документе «Прием на работу» или «Прием на работу списком».

Порядок действий:

• На вкладке «Главное» найдите флажок «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы».
• Установите этот флажок.
• В появившихся полях укажите:
  • Сам способ ведения (бумажная или электронная);
  • Дату подачи заявления на предыдущем месте работы.

Важно: Эта информация используется в основном для кадровой отчетности (например, в отчете «Штатные сотрудники») и позволяет корректно отслеживать историю трудовой деятельности работника.

Переход с бумажной книжки на электронную (ЭТК)

Если сотрудник, имея бумажную книжку, решил перейти на электронный формат, процедура в 1С:ЗУП и в реальности выглядит так:

1. Подача заявления: Сотрудник пишет заявление (оформляется через документ в 1С).
2. Запись в книжку: В течение 3 рабочих дней работодатель должен внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на ЭТК.
3. Выдача документа: Бумажная трудовая книжка выдается на руки работнику.
4. Отчетность: Не позднее 25 числа следующего месяца необходимо сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1, чтобы уведомить государственные органы о смене способа ведения книжки.

Резюме для пользователя