Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на переход на электронные форматы (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка по-прежнему остается важным документом, и требования к её ведению остаются строгими. Одной из самых распространенных ошибок при заполнении этого документа является неверная нумерация записей в разделе «Сведения о работе».

В этой статье мы подробно разберем, почему возникают ошибки в нумерации, какие они бывают и как правильно их исправить, не нарушая законодательство.

Главное правило нумерации

Самое важное правило, которое нужно запомнить кадровикам и бухгалтерам: нумерация записей в разделе «Сведения о работе» должна быть сквозной и нарастающей на протяжении всей трудовой деятельности работника. Это означает, что нумерация не обрывается при переходе на новые страницы и продолжается во вкладыше к трудовой книжке.

Ошибки со вкладышами

Частая проблема: в трудовой книжке нового сотрудника нумерация записей во вкладыше, заполненном на предыдущем месте работы, начинается с первого номера (№1, №2 и т.д.), хотя в самой трудовой книжке последняя запись была, например, под номером 29.

Как правильно поступить новому работодателю?

• Ошибочную нумерацию во вкладыше обязательно нужно исправить, так как она нарушает принцип сквозной нумерации.
• Исправление вносится работодателем, который допустил ошибку. Однако, если работник пришел к вам, а предыдущий работодатель закрылся или отказывается исправлять, исправление вправе (и обязан) сделать текущий работодатель на основании подтверждающих документов.

Виды ошибок в нумерации

Ошибки с порядковыми номерами могут быть разными. Вот самые типичные ситуации:

1. Дублирование номера: после записи под номером 6 внесена еще одна запись, но тоже под номером 6.
2. Перепрыгивание номеров: после записи под номером 3 сразу внесена запись под номером 10.
3. Сбившаяся нумерация после ошибки: после записи с неверным номером внесено еще несколько записей с нумерацией по порядку от ошибочного номера.
4. Нумерация во вкладыше начинается заново (с №1 вместо продолжения сквозной нумерации).

Как исправить неверную нумерацию: инструкции и примеры

Исправление ошибок в трудовой книжке имеет строгий регламент; По общему правилу, нельзя зачеркивать или замазывать неверные записи. Исправление вносится путем признания записи недействительной.

Классический способ (признание недействительной)

Если допущена ошибка в номере, дате или тексте записи, в следующей свободной строке необходимо:

• В графе 1 поставить следующий порядковый номер;
• В графе 2 поставить текущую дату внесения исправления;
• В графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу в этой же графе внести правильный текст записи (или правильный номер, если сбилась только нумерация);
• В графе 4 указать дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится исправление.

Пример исправления сбившейся нумерации:

Работница обратилась в ООО «Бумажка» для исправления неверной нумерации. Записи №5 и №6 были сделаны с ошибками. В раздел «Сведения о работе» вносятся следующие исправления:

• № 7 | | «Запись за номером 5 недействительна. принята на должность менеджера» | Приказ от №1
• № 8 | | «Запись за номером 6 недействительна. Уволена по…» | Приказ от…

Исправление нумерации во вкладыше

Если во вкладыше нумерация началась заново (с единицы), а в трудовой книжке последняя запись была, например, №30, исправить это можно специальной записью-пояснением.

В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером (в нашем примере это №3, так как во вкладыше ошибочно стоят №1 и №2). В графе 3 вносится формулировка:

«Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».

Далее новые записи продолжают сквозную нумерацию (№32, №33 и т.д.).

Исправление нескольких ошибок подряд

Если в трудовой книжке допущено сразу несколько ошибок, необходимо исправить каждую из них. Однако, если несколько неверных записей идут подряд, исправить их можно одной объединенной записью.

Например, можно написать: «Записи за номерами 6, 7 и 8 недействительны», и ниже внести правильные сведения одной общей записью или последовательно друг за другом.

Ответственность и контроль

Важно помнить, что за неверное ведение трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности органами государственного контроля труда. Неточные или ошибочные записи могут привести к проблемам для работника при назначении пенсии или подсчете стажа.

Неверная нумерация записей в трудовой книжке — это не приговор документу. Главное правило кадровика — не паниковать и не использовать корректоры. Любая ошибка исправляеться через признание записи недействительной с последующим внесением верных данных. Помните о сквозной нумерации, в т.ч. при использовании вкладышей, и всегда сохраняйте подтверждающие документы, на основании которых вы вносите исправления.