Трудовая книжка остается одним из главных документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника в Российской Федерации. Несмотря на активный переход на электронные форматы, бумажный документ (для тех, кто велся до 2021 года или ведется параллельно в отдельных случаях) требует строгого соблюдения правил заполнения. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.

В данной статье мы подробно разберем, какие именно сведения подлежат внесению, а что записывать категорически не нужно, опираясь на разъяснения Минтруда и Роструда, актуальные на май 2026 года.

Основные разделы для внесения записей

Согласно действующему законодательству, в трудовую книжку вносятся записи только в определенные разделы. Хаотичное заполнение недопустимо.

Сведения о работе

Это основной раздел, куда вносится информация о:

• Приеме на работу (с указанием должности, структурного подразделения и даты).
• Переводе на другую постоянную работу.
• Изменении названия организации.
• Увольнении (с обязательным указанием статьи ТК РФ).

Сведения о награждении

В этот раздел вносятся данные о государственных и ведомственных наградах, а также о поощрениях за достижения в труде. Именно здесь чаще всего возникают вопросы у кадровиков и работодателей;

Сведения о военной службе

Важный нюанс: записи о прохождении военной службы по контракту вносятся в трудовую книжку по месту последней работы перед призывом или по новому месту работы после увольнения со службы. Это подтверждает непрерывность стажа.

Что вносить в раздел «Сведения о награждении»: разъяснения Минтруда

Один из самых частых вопросов, который задают работодатели в 2025–2026 годах, касается поощрений. Нужно ли вписывать каждую премию или грамоту?

Поощрительные выплаты и премии

Минтруд России дал четкие разъяснения: регулярные ежемесячные или ежеквартальные премии, носящие характер части заработной платы (стимулирующие выплаты), в раздел «Сведения о награждении» не вносятся. Они отражаются только в расчетных листках и внутренних документах бухгалтерии.

В трудовую книжку вносятся записи о:
Государственных наградах (ордена, медали, почетные звания РФ).
Ведомственных знаках отличия.
Грамотах и дипломах, если они выданы за конкретные трудовые достижения и носят характер официального признания заслуг (например, «Лучший работник года», «За высокие производственные показатели» по итогам конкурса).

Если работодатель выдал работнику почетную грамоту от имени организации за многолетний добросовестный труд, запись об этом можно внести в раздел о награждении. Однако это право, а не обязанность работодателя, если речь не идет о государственных или отраслевых наградах.

> Важно: Запись о награждении вносится только в том случае, если сам факт награждения оформлен приказом (распоряжением) работодателя.

Военная служба и иные периоды

Как отметили специалисты Роструда, информация о военной службе по контракту должна быть отражена в трудовой книжке. Это делается на основании документов, предоставленных работником (военный билет, справка из воинской части).

Запись вносится следующим образом:

• Указывается период службы.
• В графе «Сведения о работе» пишется: «Период прохождения военной службы по контракту в [название воинской части]».
• Основанием служит соответствующий документ воинского учета.

Это критически важно для сохранения непрерывности страхового стажа, который влияет на размер будущей пенсии.

Какие записи вносить ЗАПРЕЩЕНО

Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо знать не только то, что писать, но и чего писать нельзя:

• Дисциплинарные взыскания. Записи о выговорах, замечаниях или увольнениях за прогул (как мере наказания) в трудовую книжку не вносятся. Исключение — увольнение, которое фиксируется как факт прекращения трудовых отношений.
• Штрафы. Информация о наложенных штрафах не имеет места в трудовой книжке.
• Сокращения и аббревиатуры. Все даты и названия должны быть прописаны полностью, без использования сокращений (кроме общепринятых, таких как РФ, РФ, г., пос.).
• Записи карандашом. Все entries должны быть сделаны чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Технические требования к заполнению

Для того чтобы запись считалась valid (действительной), необходимо соблюдать следующие правила:
Нумерация. Записи нумеруются сквозным порядком в пределах каждого раздела.
Дата. Дата указывается в формате: число (две цифры), месяц (две цифры), год (четыре цифры). Например: .
Печать и подпись. Каждая запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при ее наличии).
Отсутствие исправлений. В трудовых книжках запрещены зачеркивания. Если допущена ошибка, она исправляется путем внесения новой записи с указанием: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего делается правильная запись.

Правильное ведение трудовой книжки, это гарантия защиты прав работника и соблюдение законодательства работодателем. В 2026 году ключевыми моментами остаются:

• Внесение только официальных награждений в раздел о поощрениях.
• Игнорирование текущих премиальных выплат в этом разделе.
• Обязательное фиксирование периодов военной службы.
• Строгое следование правилам нумерации и отсутствия исправлений.

Помните, что трудовая книжка — это документ, который accompanies человека всю жизнь, и аккуратность его заполнения напрямую влияет на социальное будущее сотрудника.