В 2026 году процедура оформления сотрудников претерпела значительные изменения по сравнению с прошлыми десятилетиями. Самое главное помнить, что с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки для впервые устраивающихся на работу граждан больше не заводятся. Вся информация теперь фиксируется исключительно в электронном виде. Однако, для сотрудников, сохранивших бумажные книжки до 2021 года, правила их ведения остаются актуальными наравне с электронным учетом.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить прием на работу, какие отчеты сдать и как избежать типичных ошибок.

Основные изменения и текущая ситуация

На сегодняшний день, 22 мая 2026 года, кадровая служба обязана ориентироваться на следующие ключевые принципы:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной документ для всех новых сотрудников.
• Бумажная трудовая книжка — ведется только для тех работников, которые подали заявление о ее ведении до конца 2020 года и не отказались от нее впоследствии.
• Отчетность ЕФС-1 — единый формат отчетности, который заменил старые формы (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ в части стажа).

> Важно: Если вы кого-то ставите в пример как идеального кадровика, то это тот специалист, который без ошибок заполняет раздел 1.1 формы ЕФС-1 в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.

Пошаговая инструкция: Прием на работу

Процесс оформления начинается с момента принятия решения о найме сотрудника.

Подготовка документов

До издания приказа работодатель обязан запросить у сотрудника необходимые документы. Для подтверждения стажа и наличия электронной трудовой книжки используются данные из предыдущих мест работы или выписки из ПФР/СФР.

Если сотрудник устраивается впервые:

• Бумажная трудовая не заводится.
• Работодатель обязан зарегистрировать сотрудника в системе пенсионного страхования (если это первое место работы в жизни) и начать формировать его электронный стаж.

Если сотрудник имеет бумажную книжку (велась до 2021 года):

• Необходимо внести запись о приеме в бумажный документ.
• Параллельно передать данные в СФР через отчет ЕФС-1.

Издание приказа и внесение записи

Приказ о приеме на работу является основанием для внесения записи. В трудовой книжке (бумажной) запись делается следующим образом:
Графа 3 (Сведения о работе): Указывается полное и сокращенное наименование организации.
Графа 4 (Дата): Проставляется дата приема на работу (обычно совпадает с датой приказа, если иное не указано в договоре).
Графа 5 (Должность): Пишется должность, специальность или профессия с указанием квалификации.
Графа 6 (Основание): Указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

> Пример записи:
> * В графе 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера.
> * В графе 4:
> * В графе 6: Приказ от № 45-к

Особенности срочного трудового договора

Если с сотрудником заключается срочный трудовой договор, это требует особого внимания.

• На вкладке «Трудовой договор» в учетной системе необходимо проставить флажок «Срочный трудовой договор».
• Обязательно указываються дата окончания и основание для заключения такого договора (например, замещение временно отсутствующего работника).
• В бумажную трудовую книжку вносится запись с указанием срока действия договора.

Отчетность: Форма ЕФС-1

Невероятно важно помнить о сроках сдачи отчетности. С 2021 года и по сей день действует жесткое правило: отчет ЕФС-1 (Раздел 1, подраздел 1.1) «Прием на работу» должен быть отправлен в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.

Ключевые моменты заполнения ЕФС-1:

• Меропятие выбирается как «Прием на работу».
• В документе должен быть установлен флажок «Отразить в трудовой книжке», если речь идет о сотруднике с бумажной книжкой или о формировании электронного стажа.
• Ошибки в датах или кодах должностей могут привести к штрафам и неверному учету стажа сотрудника.

Работа по совместительству

При приеме сотрудника по совместительству действуют особые правила:
Запись в трудовую книжку вносится только по основному месту работы (по желанию работника).
Однако работодатель по совместительству обязан сдать отчет ЕФС-1 (Раздел 1, подраздел 1.1) в общем порядке — на следующий рабочий день после приказа.
В отчете указывается признак работы по совместительству.

Типичные ошибки и как их избежать

Чтобы ваш случай не стал «редким примером бесстыдства» в области кадрового делопроизводства (из-за штрафов), избегайте следующих ошибок:

• Нарушение сроков сдачи ЕФС-1. Опоздание даже на один день влечет финансовые санкции.
• Неверный код должности. Необходимо использовать актуальные справочники профессий.
• Отсутствие записи в бумажной книжке. Если сотрудник сохранил бумажный вариант, игнорирование внесения записи в него при наличии электронного отчета является нарушением.
• Игнорирование заявления сотрудника. Если работник впервые устраивается на работу, не нужно требовать от него бумажную трудовую или спрашивать, где она находится.

Правильное оформление приема на работу в 2026 году — это баланс между работой с электронными реестрами и сохранением бумажных традиций для «старых» сотрудников.

Резюмируем главные правила:
Для новых сотрудников (после 2021 года) бумажные книжки не заводим.
Отчет ЕФС-1 сдаем строго на следующий день после приказа.
Внимательно проверяем основания для срочных договоров.
Ведем бумажную книжку только если она уже открыта до 2021 года и сотрудник не перешел на электронную.

Следование этим примерам и инструкциям обеспечит юридическую чистоту кадровых процессов и обезопасит компанию от претензий контролирующих органов. Помните: точность в документах — это фундамент трудовых отношений.