Обновлено: 21 мая 2026 года

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление записей в ней имеет юридическую силу и влияет на пенсионные права работника. В 2026 году продолжает действовать порядок ведения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда России от № 320н (далее — Порядок 320н), а также активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК).

Согласно ТК РФ (ст. 66) и Порядку 320н, трудовая книжка:

• Является основным документом о трудовой деятельности и стаже;
• Ведется на всех работников, проработавших свыше 5 дней;
• Подлежит обязательному ведению работодателем;
• Может быть бумажной или электронной (ЭТК).

Формы ведения трудовой книжки в 2026 году

1. Только бумажная трудовая книжка — для работников, не изъявивших желания перейти на ЭТК;
2. Бумажная + электронная — сведения дублируются в ПФР (для всех работников, принятых на работу после 2020 года);
3. Только электронная трудовая книжка — для работников, подавших соответствующее заявление.

Как правильно внести запись о приеме на работу

Общие требования к заполнению

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки и должна содержать:

• Номер записи;
• Дата приема на работу;
• Наименование должности (профессии), структурного подразделения;
• Наименование организации;
• Основание приема на работу (приказ, распоряжение);
• Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии).

Пошаговый алгоритм внесения записи

1. Проверка наличия трудовой книжки: уточните у работника, есть ли у него трудовая книжка, и в каком состоянии;
2. Регистрация в Книге учета: внесите сведения о трудовой книжке в Книгу учета движения трудовых книжек (форма утверждена Постановлением Правительства РФ от № 225);
3. Заполнение титульного листа: укажите Ф.И.О. работника, дату рождения, образование, профессию;
4. Внесение записи в раздел «Сведения о работе»: соблюдайте хронологический порядок;
5. Подписание и заверение: запись должна быть подписана ответственным лицом и скреплена печатью (если она используется в организации).

Особенности заполнения в 2026 году

Изменения в правилах ведения

С 30 декабря 2025 года вступили в силу новые правила заполнения отчетности по форме ЕФС-1, которая включает сведения о трудовой деятельности. Это связано с активным внедрением электронных трудовых книжек.

Основные изменения:

• Ужесточены требования к точности и полноте сведений;
• Введены новые формы отчетности для работодателей;
• Работники получили полный доступ к своим данным в ЭТК через личный кабинет на портале госуслуг;
• Упрощен порядок получения выписки из электронной трудовой книжки.

Записи о совместительстве и вахтовом методе

В 2026 году сохраняются правила:

• Совместительство: запись вносится с указанием «по совместительству»;
• Вахтовый метод: указывается форма организации труда;
• Внешний и внутренний совместитель: отдельные записи для каждого места работы.

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, действуйте по правилам Порядка 320н:

1. Признание записи недействительной: аккуратно зачеркните неверную запись одной чертой;
2. Внесение правильной записи: ниже укажите верную информацию;
3. Указание причины исправления: в графе «Основание» укажите «Исправленному верить» и дату;
4. Подписание и заверение: запись должна быть подписана и заверена.

Электронная трудовая книжка: что изменилось в 2026 году

С 2020 года работники могут выбрать ведение трудовой книжки в электронном формате. В 2026 году этот процесс стал более прозрачным и доступным.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа;
• Возможность оперативного внесения изменений;
• Доступ к данным через личный кабинет на портале госуслуг;
• Автоматическое дублирование сведений в ПФР;
• Возможность получения выписки в любое время.

Как перейти на ЭТК

Для перехода на электронную трудовую книжку работник должен подать заявление работодателю. После этого:

1. Работодатель прекращает ведение бумажной трудовой книжки;
2. Все сведения передаются в ПФР;
3. Работник получает доступ к своей ЭТК через портал госуслуг;
4. При необходимости можно запросить бумажную выписку.

Ответственность работодателя за неправильное ведение трудовой книжки

Несоблюдение правил ведения трудовой книжки может привести к:

• Административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Возмещению ущерба работнику;
• Проблемам при проверках трудовой инспекции;
• Затруднениям при оформлении пенсии.

Размер штрафа за нарушение правил ведения трудовой книжки составляет:

• Для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли вписать в трудовую книжку работу задним числом?

Ответ: Нет, запись должна вноситься в день приема на работу. Записи задним числом не допускаются.

Вопрос 2: Нужно ли вносить запись о работе по совместительству?

Ответ: Да, если работа по совместительству является основной или дополнительной, запись вносится с указанием «по совместительству».

Вопрос 3: Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Ответ: Работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении записи. Если это невозможно, сведения восстанавливаются через суд или ПФР.

Вопрос 4: Можно ли вшить вкладыш в трудовую книжку?

Ответ: Да, если в трудовой книжке закончились страницы, оформляется и вшивается вкладыш. Записи вносятся в том же порядке, что и в основную трудовую книжку.

Правильное внесение записей в трудовую книжку — это не только требование закона, но и забота о будущем работника. В 2026 году продолжают действовать правила ведения трудовой книжки, утвержденные приказом Минтруда России от № 320н, а также активно внедряется электронная трудовая книжка.

Следуйте нашим рекомендациям, чтобы избежать ошибок и проблем при оформлении трудовой книжки. Помните, что от правильности ведения этого документа зависит трудовая история работника и его пенсионные права.

Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в кадровую службу вашей организации.