В современной системе трудоустройства и ведения кадровой документации важное место занимает трудовая книжка. Особенно актуальным этот вопрос становится для сотрудников департаментов образования, которые часто сталкиваются с необходимостью оформления и ведения трудовых книжек для педагогических работников, специалистов и других сотрудников образовательных учреждений.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности гражданина. Она содержит информацию о:
- Местах работы;
- Занимаемых должностях;
- Наградах и поощрениях;
- Основаниях для увольнения;
- Сведениях о повышении квалификации и образовании.
Важно! С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки (ЭТК), которые постепенно вытесняют бумажные аналоги. Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать для тех, кто не перешёл на электронный формат.
Особенности трудовой книжки в системе образования
Оформление трудовой книжки для педагогических работников
При приёме на работу в образовательные учреждения (школы, детские сады, колледжи, вузы) необходимо учитывать следующие особенности:
- Для студентов и специалистов без опыта работы:
Если вы принимаете на работу студента или молодого специалиста без официального трудового стажа, бумажную трудовую книжку заводить не нужно. Вместо этого: - Соберите необходимые документы (паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании);
- Оформите трудовой договор;
- Издайте приказ о приёме на работу.
- Для работников с предыдущим опытом:
Если у сотрудника уже есть трудовая книжка, при приёме на работу в департамент образования необходимо: - Получить скан-копии всех страниц трудовой книжки (в формате PDF);
- Получить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-РФ) в форматах PDF и XML;
- Обеспечить их передачу в Управление персонала.
Запись об образовании в трудовой книжке
В трудовой книжке обязательно отражаются сведения об образовании и квалификации работника. На ьном листе указываются:
- Наименование образовательной организации;
- Год окончания;
- Присвоенная квалификация (бакалавр, специалист, магистр и др.);
Образец записи:
«Образование высшее, Московский педагогический государственный университет, 2020 г., квалификация — магистр педагогики.»
Электронная трудовая книжка в образовании
С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Для работников департаментов образования это означает:
- Возможность ведения трудовой книжки в электронном виде через портал Госуслуги;
- Автоматическое внесение записей о приёме, переводе и увольнении;
- Отсутствие необходимости хранить бумажный вариант (если работник выбрал электронный формат).
Для оформления ЭТК необходимо:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуги;
- Выбрать услугу «Переход на электронную трудовую книжку»;
- Подтвердить личность через банк или МФЦ;
- Подтвердить согласие на ведение ЭТК.
Документы, необходимые для приёма на работу в департамент образования
При трудоустройстве в образовательные учреждения или департаменты образования потребуется предоставить следующий пакет документов:
- Паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- Документы об образовании (диплом, свидетельство, сертификаты);
- Трудовая книжка (если ранее велась);
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-РФ) в форматах PDF и XML;
- Документы о повышении квалификации (сертификаты, удостоверения);
- Медицинская справка (для педагогических работников);
- Справка о наличии (отсутствии) судимости (для работников с детьми).
Как внести изменения в трудовую книжку?
При необходимости внесения изменений (например, об изменении должности, образовании или наградах) следует:
- Обратиться к работодателю с заявлением об изменении записи;
- Предоставить подтверждающие документы (диплом, приказ о переводе и др.);
- Дождаться внесения записи в трудовую книжку (или ЭТК).
Важно! Все записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
Особенности трудовой книжки за рубежом
В отличие от России, в большинстве стран мира (например, США, Германии, Франции) аналога трудовой книжки не существует. Вместо этого работодатели опираются на:
- Резюме;
- Диплом об образовании;
- Рекомендательные письма;
- Сертификаты о квалификации.
Однако, если вы переезжаете из России за границу, перевод трудовой книжки может понадобиться для подтверждения стажа. В этом случае:
- Обратитесь в бюро переводов;
- Получите нотариально заверенный перевод;
- Предоставьте его работодателю за рубежом.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заводить трудовую книжку для студента?
Нет. Если студент устраивается на работу впервые, бумажную трудовую книжку заводить не нужно. Достаточно оформить трудовой договор и приказ о приёме на работу.
Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронной?
Да. С 2020 года любой работник может выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде через портал Госуслуги.
Как внести запись об образовании в трудовую книжку?
Запись об образовании вносится на ьный лист трудовой книжки. Пример:
«2020 г., Московский педагогический государственный университет, факультет педагогики, квалификация — магистр педагогики.»
Что делать, если в трудовой книжке ошибка?
При обнаружении ошибки необходимо:
- Обратиться к работодателю с заявлением об исправлении;
- Предоставить подтверждающие документы;
- Дождаться внесения корректировки.
Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж и квалификацию работника. В системе образования она особенно актуальна, так как позволяет отслеживать профессиональный рост педагогических работников и специалистов.
С переходом на электронные трудовые книжки процесс ведения документации стал проще и удобнее. Однако, если вы работаете в департаменте образования, важно помнить о необходимости правильного оформления и ведения трудовых книжек для сотрудников, особенно в части записи об образовании и квалификации.
Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки в системе образования, обратитесь в Управление персонала вашего учреждения или в отделение Пенсионного фонда России.