Важно! Трудовые книжки — документы строгой отчетности, требующие особого внимания к учету и хранению․ В статье рассмотрим, как правильно оформлять отчет о движении бланков трудовых книжек, какие документы сопровождают этот процесс и какие требования предъявляет законодательство․

Что такое отчет о движении бланков трудовых книжек?

Отчет о движении бланков трудовых книжек — это документ, который составляется ответственным лицом (как правило, кадровым работником или бухгалтером) и содержит информацию о:

• Поступлении новых бланков трудовых книжек и вкладышей;
• Выдаче их сотрудникам;
• Возврате неиспользованных бланков;
• Уничтожении испорченных или невостребованных бланков․

Этот отчет является неотъемлемой частью системы учета документов строгой отчетности и позволяет контролировать наличие, движение и использование бланков․

Нормативная база

Основные требования к ведению учета трудовых книжек установлены:

1. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69 — утверждает Инструкцию по заполнению трудовых книжек;
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 — определяет правила ведения и хранения трудовых книжек;
3. Трудовой кодекс РФ — содержит нормы, касающиеся оформления трудовых отношений;
4. Приказ Минтруда России от 19 мая 2017 г․ № 415н — устанавливает формы документов по учету трудовых книжек․

Какие документы сопровождают учет бланков?

Для корректного ведения учета необходимо вести следующие документы:

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Форма утверждена Приложением № 3 к Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69․ В ней фиксируются:

• Дата приема на работу;
• ФИО сотрудника;
• Номер и серия выданной трудовой книжки;
• Дата выдачи;
• Подпись получателя․

Приходно-расходная книга по учету бланков

Ведется в количественном и стоимостном выражении․ Содержит:

• Данные о поставщиках бланков;
• Количество полученных бланков;
• Стоимость;
• Данные о выдаче бланков сотрудникам;
• Остатки на складе․

Отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей

Формируется ежемесячно и предоставляется в бухгалтерию․ Содержит:

• Остатки на начало месяца;
• Поступило за месяц;
• Выдано сотрудникам;
• Списано или уничтожено;
• Остатки на конец месяца․

Порядок заполнения отчета

Отчет о движении бланков трудовых книжек заполняется в следующем порядке:

Сбор данных

Соберите информацию из:

• Книги учета движения трудовых книжек;
• Приходно-расходной книги;
• Документов на поступление бланков;
• Актов списания или уничтожения бланков․

Формирование отчета

Заполните таблицу по форме, утвержденной в организации (либо используйте унифицированную форму)․ Укажите:

• Наименование организации;
• Отчетный период;
• ФИО ответственного лица;
• Подробные данные о движении бланков (поступление, выдача, списание)․

Проверка и подписание

Отчет проверяется:

• Ответственным лицом;
• Бухгалтером;
• Руководителем организации (при необходимости)․

После подписания отчет передается в бухгалтерию для сверки с данными учета․

Сроки предоставления отчета

Очень важно чтобы: отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей предоставляется в бухгалтерию ежемесячно, не позднее 5 числа следующего месяца․

Это позволяет:

• Контролировать остатки бланков;
• Своевременно заказывать новые партии;
• Предотвращать случаи отсутствия бланков;
• Соблюдать требования законодательства․

Ответственность за нарушение учета

За нарушение порядка учета и хранения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:

Административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ)

• Штраф на должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей;
• Штраф на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей;
• Повторное нарушение может привести к приостановке деятельности на срок до 90 суток․

Уголовная ответственность (ст․ 140 УК РФ)

В случае умышленного уничтожения, подлога или сокрытия документов строгой отчетности возможно привлечение к уголовной ответственности․

Рекомендации по ведению учета

Для корректного ведения учета следуйте этим советам:

Назначьте ответственное лицо

Приказом руководителя назначьте ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек․ Это может быть:

• Специалист по кадрам;
• Бухгалтер;
• Другой сотрудник, прошедший инструктаж․

Используйте унифицированные формы

Для ведения книг и отчетов используйте утвержденные формы:

• Скачать книгу учета движения трудовых книжек (форма)
• Скачать образец заполнения книги
• Скачать форму отчета о наличии бланков

Храните документы правильно

Трудовые книжки и документы по их учету хранятся:

• 50 лет — для трудовых книжек;
• 5 лет, для книг учета и отчетов;
• В сейфе или специально оборудованном помещении․

Проводите регулярные проверки

Ежемесячно сверяйте данные:

• Книги учета с фактическим наличием бланков;
• Отчета с данными бухгалтерского учета;
• Актов списания с фактическим уничтожением․

Обучение сотрудников

Проводите инструктажи для ответственных лиц по:

• Правилам ведения учета;
• Заполнению документов;
• Действиям при выявлении нарушений․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли указывать должность и подразделение сотрудника в книге учета?

Нет, не нужно․ В книге учета движения трудовых книжек указываются только данные о выдаче бланков․ Информация о должности и подразделении сотрудника содержится в кадровых приказах или личной карточке Т-2․

Можно ли вести книгу учета в электронном виде?

Да, можно, но с обязательным условием: электронная книга должна быть защищена от изменений, иметь электронную подпись и дублироваться на бумажном носителе для возможности проверки контролирующими органами․

Что делать, если бланк испорчен при выдаче?

Испорченный бланк подлежит списанию с составлением акта․ На его место выдается новый бланк, а испорченный уничтожается в установленном порядке․

Можно ли взимать плату за выдачу трудовой книжки?

Да, работодатель вправе взимать плату в размере расходов на приобретение бланка (п․ 47 Правил ведения трудовых книжек)․

Отчет о движении бланков трудовых книжек — это важный документ, обеспечивающий контроль за оборотом документов строгой отчетности․ Его правильное ведение позволяет:

• Избежать штрафных санкций;
• Обеспечить сохранность бланков;
• Соблюсти требования законодательства;
• Организовать прозрачный учет трудовых книжек․

Следуйте рекомендациям, используйте унифицированные формы и своевременно предоставляйте отчеты в бухгалтерию․ Это позволит минимизировать риски и обеспечить корректное ведение кадрового учета․

Скачать образец отчета о движении бланков трудовых книжек

Скачать книгу учета движения трудовых книжек (бланк)

Скачать инструкцию по ведению учета