Дата актуализации:  г․

Что такое отчет по трудовым книжкам?

С 1 января 2020 г․ в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ПФР)․ Для формирования и пополнения ЭТК каждый работодатель обязан регулярно передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД) либо, начиная с 2023 г․, данные в форме ЕФС‑1 (разделы 1 и 1․1)․

Правовая база

• Федеральный закон № 164‑ФЗ от  г․ «Об электронных трудовых книжках»․
• Приказ ПФР № 24‑н от  г․ «Об утверждении формы СЗВ‑ТД»․
• Приказ ПФР № 44‑н от  г․ «Об изменении формы отчёта ЕФС‑1 (разделы 1, 1․1)»․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 62, 64) – обязательность предоставления работодателем сведений о трудовой деятельности․

Основные формы отчётности

3․1 СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности)

Традиционная форма, использовалась с 2020 по 2022 гг․ Содержит сведения о:

• дате приёма и увольнения;
• должности, разряде, ставке;
• перерывах в работе (отпуск, больничный, декрет);
• периодах работы в разных организациях․

3․2 ЕФС‑1 (Раздел 1 и 1․1)

С 2023 года заменил СЗВ‑ТД․ В отчёт включаются:

1. Раздел 1 – общие сведения о работнике и его трудовом стаже․
2. Раздел 1․1 – детализированные кадровые события (приёмы, переводы, увольнения, приостановки и т․д․)․

Эти данные автоматически импортируются в электронную трудовую книжку сотрудника․

Сроки сдачи отчётов

Как сформировать и отправить отчёт

5․1 Через личный кабинет ПФР

1. Войдите в Личный кабинет ПФР (логин/пароль, СМС‑код)․
2. Выберите раздел «Трудовые книжки» → «Отчёт» → «ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности)»․
3. Загрузите файл в формате XML (форму можно сформировать в 1С или в любой другой системе, поддерживающей выгрузку)․
4. Подтвердите отправку – система выдаст подтверждающий номер (КС‑№)․

5․2 Через 1С:Зарплата и управление персоналом (версии 3․1 и выше)

В 1С предусмотрен готовый модуль «Электронные трудовые книжки»․ Примерный порядок действий:

• Откройте Раздел «Кадры» → «Отчётность» → «Электронные трудовые книжки»;
• Нажмите кнопку «Создать», выберите тип отчёта «ЕФС‑1 (раздел 1, 1․1)»․
• Система автоматически сформирует XML‑файл, проверит обязательные реквизиты и покажет список ошибок․
• После успешной проверки нажмите «Отправить в ПФР» – 1С загрузит файл через защищённый канал․

5․3 Корректировочный отчёт

Если после сдачи обнаружена ошибка (например, неверная дата увольнения), необходимо:

1. Сформировать корректировочный файл (в 1С – «Отчёт → Корректировка»)․
2. Отправить его в ПФР в течение 5 рабочих дней․
3. Получить подтверждение о приёме и проверке․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие обязательных реквизитов․ ПФР отклонит файл, если в нём нет ИНН, ОКТМО, кода причины увольнения и т․п․
• Дублирование записей․ При переводе внутри одной организации иногда создаются две записи о приёме‑увольнении․ Нужно использовать «перевод» (код 02) вместо «увольнение‑приём»․
• Неправильный формат даты․ ПФР принимает даты в формате YYYY-MM-DD․ 1С автоматически конвертирует, но при ручном формировании XML проверяйте․
• Опоздание․ Штрафы за несвоевременную сдачу могут достигать 0,5 % от фонда оплаты труда за каждый день просрочки․
• Неучтённые совместители․ Даже если сотрудник работает по совместительству, его данные тоже должны быть в отчёте․

Что происходит после отправки отчёта?

1. ПФР проверяет файл на соответствие формату и наличие обязательных полей․
2. При успешной проверке сведения автоматически вносятся в электронную трудовую книжку работника․
3. Работник может увидеть запись в личном кабинете Госуслуг или в мобильном приложении «ПФР»․ При необходимости он может запросить печатную копию в МФЦ․
4. Если в процессе проверки обнаружены ошибки, ПФР формирует уведомление с указанием конкретных полей, требующих исправления․

FAQ (часто задаваемые вопросы)

8․1 Нужно ли отправлять отчёт, если сотрудник находится в отпуске?

Нет․ Отчёт отправляется только при изменении статуса сотрудника (приём, увольнение, перевод, приостановка и т․п․)․ Отпуск фиксируется в системе, но в ЭТК отражается автоматически через данные о стаже․

8․2 Как получить печатную копию трудовой книжки?

Работник может запросить её в:

• Многофункциональном центре (МФЦ);
• Отделении ПФР по месту жительства;
• У работодателя (по его запросу в течение 5 рабочих дней)․

8․3 Что делать, если сотрудник уволен, но в системе остался «активным»?

Сразу сформировать корректировочный отчёт с указанием кода причины увольнения (например, 01 – «по собственному желанию»)․ После подтверждения ПФР статус в ЭТК изменится․

8․4 Можно ли отправлять отчёт в виде Excel‑файла?

Нет․ ПФР принимает только XML‑файлы, сформированные в соответствии со схемой СЗВ‑ТД․xsd или ЕФС‑1․xsd․ 1С и большинство сервисов автоматически конвертируют Excel в нужный формат․

8․5 Как проверить, что отчёт принят?

В личном кабинете ПФР в разделе «История отправки» отображается статус «Принят», а также номер подтверждения (КС‑№)․ В 1С после отправки появляется отметка «Отправлен» и номер подтверждения․

Практический пример заполнения ЕФС‑1 (раздел 1, 1․1)

Ниже – упрощённый пример XML‑файла для одного сотрудника․

<?xml version="1․0" encoding="UTF-8"?>
<ЕФС1 xmlns="http://pfr․gov․ru/EFSSchema">
 <Раздел1>
 <Сотрудник>
 <ИНН>770123456789</ИНН>
 <ФИО>Иванов Иван Иванович</ФИО>
 <ДатаРождения>1985-04-12</ДатаРождения>
 <СНИЛС>112-233-445 95</СНИЛС>
 <ДатаПриёма>2022-01-15</ДатаПриёма>
 <ДатаУвольнения>2026-05-20</ДатаУвольнения>
 <КодПричиныУвольнения>01</КодПричиныУвольнения>
 </Сотрудник>
 </Раздел1>
 <Раздел1_1>
 <КадровоеСобытие>
 <КодСобытия>01</КодСобытия> 
 <ДатаСобытия>2022-01-15</ДатаСобытия>
 <Должность>Бухгалтер</Должность>
 </КадровоеСобытие>
 <КадровоеСобытие>
 <КодСобытия>02</КодСобытия> 
 <ДатаСобытия>2024-03-01</ДатаСобытия>
 <Должность>Главный бухгалтер</Должность>
 </КадровоеСобытие>
 <КадровоеСобытие>
 <КодСобытия>03</КодСобытия> 
 <ДатаСобытия>2026-05-20</ДатаСобытия>
 <КодПричиныУвольнения>01</КодПричиныУвольнения>
 </КадровоеСобытие>
 </Раздел1_1>
</ЕФС1>

В реальном файле будет гораздо больше записей – по каждому сотруднику и каждому кадровому событию․

Отчёт работодателя по трудовым книжкам – обязательный элемент современного кадрового документооборота․ С 2020 года он перешёл в электронную форму, а с 2023 года используется единый отчёт ЕФС‑1․ Соблюдение сроков, правильное заполнение реквизитов и своевременная корректировка ошибок позволяют избежать штрафов и обеспечить сотрудникам достоверный трудовой стаж․

Помните: каждый раз, когда в кадровом составе происходят изменения, необходимо сформировать и отправить соответствующий отчёт – иначе сведения в электронной трудовой книжке будут неполными, а это может привести к проблемам при расчёте пенсии, выплате пособий и т․д․

Автор статьи: Ваш HR‑консультант․ Дата публикации: 23 мая 2026 г․