Ведение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей кадровой службы любой организации, работающей в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации. Отчет по трудовым книжкам является важным инструментом внутреннего контроля, позволяющим обеспечить законность, прозрачность и сохранность основного кадрового документа сотрудника. В этой статье вы найдете подробный разбор формы отчета, правила его заполнения, образец бланка и ссылки на нормативные акты, регулирующие этот процесс.
Зачем нужен отчет по трудовым книжкам?
Отчет по трудовым книжкам составляется с целью:
- Контроля за движением трудовых книжек (поступление, выдача, возврат, утрата, оформление дубликата или вкладыша);
- Обеспечения соблюдения требований Трудового кодекса РФ (ст. 66, 68, 69);
- Подготовки к проверкам трудовой инспекции, налоговых органов и аудиторов;
- Выявления ошибок и нарушений в ведении кадровой документации;
- Оптимизации процессов хранения и учета трудовых книжек.
Отчет не является обязательной формой, утвержденной государством, однако его ведение является рекомендованной практикой и часто требуются при внеплановых проверках. Отсутствие отчета может быть расценено как признак неорганизованного учета, что повышает риски штрафов.
Нормативная база
Основные правовые акты, регулирующие ведение и учет трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ — статьи 66, 68, 69, 70 (обязанности работодателя по ведению трудовых книжек);
- Постановление Правительства РФ от № 225 — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
- Письмо Роструда от № ПГ/1583-6-1 — разъяснения по заполнению трудовых книжек и вкладышей;
- Приказ Минтруда России от № 69 — утверждение формы журнала учета трудовых книжек и вкладышей.
Хотя форма отчета не установлена законодательно, она должна содержать информацию, аналогичную данным, фиксируемым в Журнале учета трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-2, утвержденная Госкомстатом России).
Обязательные реквизиты бланка отчета
Независимо от того, какую форму вы выберете — собственную или стандартную — отчет должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации (с указанием ОГРН, ИНН);
- Наименование документа: «Отчет по учету трудовых книжек за [месяц/квартал/год]»;
- Период отчетности (например, с по );
- ФИО и должность ответственного лица (кадровик, секретарь, бухгалтер);
- Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии);
- Дата составления отчета.
Структура и содержание отчета
Отчет по трудовым книжкам должен включать следующие разделы:
Общие сведения
- Общее количество трудовых книжек на начало отчетного периода;
- Количество трудовых книжек, полученных от государственного производителя (если были новые поступления);
- Количество вкладышей в трудовые книжки на начало и конец периода.
Движение трудовых книжек
Таблица с данными о каждом движении за отчетный период:
| № п/п | ФИО работника | Дата поступления | Дата выдачи | Дата возврата | Основание (прием, увольнение, дубликат, вкладыш) | Примечания (утрата, повреждение, ошибки) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов И.И. | — | — | Прием на работу | — | |
| 2 | Петрова А.А. | — | — | Увольнение | — | |
| 3 | Сидоров В.В. | — | — | Оформление дубликата | Утеряна первоначальная книжка |
- Количество трудовых книжек на конец отчетного периода;
- Количество выданных трудовых книжек;
- Количество оформленных дубликатов;
- Количество оформленных вкладышей;
- Количество утраченных/поврежденных книжек;
- Количество выписок из трудовых книжек, выданных работникам.
Выявленные нарушения и предложения
В этом разделе указываются:
- Ошибки в заполнении (неправильные записи, отсутствие подписей, несоответствие дат);
- Нарушения сроков ведения учета;
- Проблемы с хранением (недостаточная защита от влаги, пыли, доступ посторонних лиц);
- Предложения по улучшению: внедрение электронного учета, обучение кадрового персонала, установка сейфа для хранения.
Образец бланка отчета (скачать в Word/Excel)
Ниже приведен пример структуры отчета в виде таблицы, которую можно легко адаптировать под нужды вашей организации.
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ОТЧЕТА ПО ТРУДОВЫМ КНИЖКАМ
ООО «Пример»
ИНН 7701234567, ОГРН 1234567890123
Отчет по учету трудовых книжек и вкладышей за I квартал 2026 года
Ответственный за ведение: Сидорова М.В., кадровый специалист
Дата составления:
| № | ФИО работника | Дата поступления | Дата выдачи | Основание | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Козлов Д.С. | — | Прием на работу | — | |
| 2 | Волкова Е.Н. | — | Увольнение | — | |
| 3 | Морозов А.П. | — | Дубликат | Утеряна первоначальная книжка | |
| 4 | Николаева Л.В. | — | — | Вкладыш | Заполнен вкладыш по месту работы |
- На начало периода: 47 трудовых книжек, 3 вкладыша
- Поступило: 2 книжки (новые)
- Выдано: 1 книжка (при увольнении)
- Оформлено дубликатов: 1
- Оформлено вкладышей: 1
- На конец периода: 49 трудовых книжек, 4 вкладыша
- Выписок из трудовых книжек выдано: 3
Выявленные нарушения:
- В книжке работника №3 отсутствовала подпись работника при приеме, исправлено;
- Один экземпляр книжки хранился в открытом шкафу, устранено, установлен сейф.
Предложения:
- Перевести учет на электронную систему (1С:Зарплата и управление персоналом);
- Провести обучение кадрового персонала по новым правилам заполнения трудовых книжек (согласно письму Роструда от ).
Ответственный: _______________ /Сидорова М.В./
Руководитель: _______________ /Иванов П.А./
Как правильно хранить отчеты?
Отчеты по трудовым книжкам относятся к кадровой документации и должны храниться:
- Не менее 75 лет — в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры РФ от № 558;
- В специальном сейфе или в защищенном помещении, недоступном для посторонних лиц;
- Сопровождаться журналом учета (форма Т-2), который также должен храниться не менее 75 лет.
Частые ошибки при заполнении
- Отсутствие подписи ответственного лица и печати (если организация использует печать).
- Неполное указание оснований движения (например, просто «выдана» без указания «при увольнении»).
- Неучет вкладышей, они должны отражаться отдельно.
- Смешивание данных по трудовым книжкам и вкладышам в одной таблице без разделения.
- Использование карандаша или некачественных чернил при печати.
Отчет по трудовым книжкам, это не просто формальность, а важный элемент системы кадрового контроля. Его регулярное составление позволяет избежать штрафов, упрощает работу при проверках и повышает доверие сотрудников к организации. Рекомендуем использовать унифицированный шаблон, адаптированный под вашу компанию, и вносить в него данные ежемесячно. Не забывайте: все записи должны быть понятными, точными и подтвержденными подписями.
Скачать готовый шаблон отчета в формате Word или Excel вы можете на нашем сайте (примеры заполнения прилагаются).
Важно! Если вы не уверены в правильности заполнения — обратитесь к юристу по трудовому праву или в региональное управление Роструда. Лучше потратить 1 час на консультацию, чем 100 000 рублей на штраф.