С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты работодатели вправе оформлять новые трудовые книжки только в электронном виде. Однако для многих граждан, особенно пенсионного возраста, а также в случаях утраты или порчи документа, вопрос о бумажной трудовой книжке остается актуальным. Процедура ее получения или восстановления начинается с подачи заявления, а за ним следует служебный отчет работодателя в архив или вышестоящий орган. Данная статья подробно разбирает, что такое отчет по такому заявлению, кто и как его составляет, а также какие документы при этом требуются.
Что такое «отчет по заявлению на бумажную трудовую книжку»?
Под этим термином обычно понимается служебный документ (отчет, служебная записка), который работодатель (бухгалтерия, отдел кадров, руководитель) направляет в архив организации или, в ряде случаев, в вышестоящий орган (например, при утере документа). Этот отчет является официальным ответом на заявление работника и содержит:
- Сведения о работнике (ФИО, паспортные данные, когда и на каком основании работал в организации).
- Констатацию факта наличия/отсутствия бумажной трудовой книжки в кадровом делопроизводстве.
- Информацию о внесенных в нее записях (при наличии).
- Обоснование необходимости выдачи дубликата или восстановления записи.
Кто и когда должен составлять такой отчет?
Отчет составляется исключительно по инициативе и за счет работодателя (организации, где работал гражданин). Основанием для его подготовки служит:
- Заявление работника (или его представителя) о выдаче дубликата трудовой книжки, восстановлении записей или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Запрос из государственного архива или иного органа (например, ПФР) для подтверждения стажа.
Важно: Если гражданин утратил бумажную книжку, он обязан незамедлительно заявить об этом последнему работодателю. Именно тот, в чьем кадровом делопроизводстве находился оригинал, и должен подготовить соответствующий отчет и, при необходимости, дубликат.
Порядок действий работодателя (составление отчета)
- Прием заявления. Отдел кадров регистрирует заявление работника. В заявлении должны быть четко указаны: ФИО заявителя, паспортные данные, период работы в организации, просьба (выдать дубликат, восстановить запись и т.д.).
- Проверка кадрового дела. Специалист ищет в архиве предприятия дело работника и прилагаемую к нему бумажную трудовую книжку (ТК).
- Подготовка отчета (служебной записки). На основании проверки составляется документ. Типовая структура:
- Шапка: Кому (на имя руководителя или в архив), от кого (отдел кадров/бухгалтерии), дата, исходящий номер.
- «Служебная записка о результатах проверки наличия бумажной трудовой книжки [ФИО работника]».
- Основная часть: Констатация фактов. Пример: «В результате проверки кадрового дела № ХХ/ХХ от [дата приема] за работником [ФИО] за период с [дата] по [дата] установлено, что бумажная трудовая книжка серия ХХ № ХХХХХХ в делопроизводстве отдела кадров отсутствует (или: имеется, содержит записи…).»
- Приложения: Копия заявления работника, копии документов из его личного дела (приказ о приеме, об увольнении и т.д.).
- Подпись ответственного лица и руководителя отдела.
Куда направляется отчет?
Направление зависит от ситуации:
- Для внутреннего использования: Отчет остается в деле работника как обоснование для issuance дубликата. Руководитель организации на основании отчета издает приказ о выдаче дубликата.
- Для запроса извне (архив, ПФР): Отчет направляется в запрашивающий орган как официальный ответ организации.
- При утере и отсутствии оригинала в деле: Отчет служит основанием для оформления дубликата. Если организация прекратила деятельность, отчет готовится ее правопреемником или архивом.
Образец (шаблон) отчета
Ниже представлен упрощенный текстовый шаблон, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.
Генеральному директору ООО "Пример" Иванову И.И. от начальника отдела кадров Петровой А.А. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Исх. № 123-к О результатах проверки наличия бумажной трудовой книжки Сидорова Петра Сергеевича В связи с заявлением Сидорова П.С. от о выдаче дубликата трудовой книжки сообщаю следующее. В результате проверки кадрового дела № 45-К за работником Сидоровым П.С., состоявшим в трудовых отношениях с ООО "Пример" в период с по , установлено: Бумажная трудовая книжка серия 50 № 123456 в деле отсутствует. Сведения о трудовой деятельности Сидорова П.С. содержатся в электронной трудовой книжке (ЭТК), ведение которой осуществлялось работодателем в соответствии с ТК РФ. Копии приказов о приеме (№ 45-к от ) и об увольнении (№ 78-к от ) прилагаются. На основании изложенного, в соответствии со ст. 77 ТК РФ и Приказом Минтруда России от № 11н, предлагаю: Оформить дубликат трудовой книжки в электронном виде (с последующей возможностью распечатки по заявлению работника); Направить копии приказов в архив организации для подтверждения стажа. Приложение: Заявление Сидорова П.С. от – на 1 л. Копии приказов: № 45-к, № 78-к – на 2 л. Начальник отдела кадров: _____________ /Петрова А.А./ (подпись) С приказом ознакомлен: _____________ /Иванов И.И./ (подпись)
Ключевые моменты, которые нужно помнить (самое главное)
Переход на электронные книжки: С 1 января 2026 года новые бумажные трудовые книжки не оформляются; Дубликат на бумажном носителе может быть выдан только по заявлению гражданина, если он не имеет возможности получить ЭТК (например, нет цифровой подписи). Но сам отчет работодатель готовит в любом случае.
Обязанность работодателя: Если бумажная книжка была утеряна, испорчена или никогда не выдавалась (для работников, принятых до 2021 года), работодатель обязан по заявлению составить соответствующий отчет и оформить дубликат (чаще всего в электронном виде). Отказ возможен только если документы уничтожены в результате чрезвычайной ситуации (пожар, flood) и нет иных подтверждающих документов.
Сроки: Заявление рассматривается в течение 15 рабочих дней (ст. 77 ТК РФ). Отчет и приказ о выдаче дубликата должны быть подготовлены в этот срок.
Содержание отчета: Это не финансовый отчет, а кадрово-архивный документ. Его цель — подтвердить факт работы и отсутствие/наличие оригинала ТК. Все сведения должны быть точными и ссылаться на конкретные номера дел, приказов, даты.
Приложения к отчету: Обязательно прикладываются копия заявления работника и копии ключевых кадровых документов (приказы о приеме/увольнении), подтверждающие период работы.
Отчет по заявлению на бумажную трудовую книжку — это формализованный ответ работодателя на запрос гражданина или государственного органа. Его основная задача — юридически грамотно зафиксировать факт утраты/отсутствия оригинала и легитимизировать процедуру выдачи дубликата. При составлении такого отчета важно строго следовать требованиям Трудового кодекса РФ и инструкциям по делопроизводству, ссылаться на конкретные archival записи и обеспечивать полноту приложения. В условиях перехода на электронные трудовые книжки понимание этой процедуры критически важно для защиты трудовых прав граждан.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов рекомендуется обращаться к профессиональным юристам в области трудового права или в государственные органы по труду и занятости.