Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Виды трудовых книжек и их особенности
2. Основные формы отчетности (СЗВ‑ТД‚ ЕФС‑1)
3. Сроки представления сведений
4. Пошаговая процедура формирования и отправки отчётов
5. Технические решения: 1С‚ «Такском»‚ портал ПФР
6. Типичные ошибки и способы их предотвращения
7. Вопросы и ответы

Отчетность по способу ведения трудовой книжки – это обязательный элемент кадрового документооборота‚ который позволяет:

• Обеспечить достоверность сведений о трудовой деятельности работников в Пенсионном фонде России (ПФР);
• Сократить риск административных штрафов за несвоевременную или некорректную подачу данных;
• Упростить процесс получения выписок из трудовой книжки для сотрудников;
• Автоматизировать взаимодействие между работодателем‚ ПФР и трудовой инспекцией.

С 1 апреля 2020 г. введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако многие организации продолжают вести бумажные книжки по приказу Минтруда № 320н. В обоих случаях требуется сдавать одинаковый набор сведений – только форма подачи различается.

Виды трудовых книжек и их особенности

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ‚ оформляемый в виде бланка строгой отчётности. Ведение осуществляется в соответствии с приказом Минтруда № 320н. При этом работодателю необходимо одновременно:

• Вести запись в бумажном документе;
• Отправлять сведения в ПФР в электронном виде (форма СЗВ‑ТД или ЕФС‑1).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Сведения о трудовой деятельности хранятся в информационных ресурсах ПФР. Основные плюсы:

• Отсутствие бумажных носителей;
• Автоматическое формирование выписок для работников;
• Упрощённый процесс передачи данных – всё делается через Электронный документооборот ПФР (ЭДО ПФР).

Для перехода на ЭТК работодатель обязан подать заявление о подключении страхователя (ЗПЭД) в ПФР.

Основные формы отчетности

Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД)

Форма‚ утверждённая постановлением ПФР от  № 730п. Полное название – Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. СЗВ‑ТД используется для:

• Регистрации новых работников;
• Уведомления о переводах‚ увольнениях‚ изменениях в условиях труда;
• Отражения выбора работником формы ведения трудовой книжки (бумажная/электронная).

Единый формуляр сведений о страховых взносах (ЕФС‑1)

Обязательная форма‚ которую необходимо сдавать каждый месяц‚ если в отчётном периоде произошли кадровые изменения (приём‚ увольнение‚ перевод‚ изменение оклада и т.д.). ЕФС‑1 – основной документ‚ через который ПФР получает данные для формирования СЗВ‑ТД.

Прочие формы

• Заявление на подключение страхователя от ЭДО ПФР (ЗПЭД) – используется при первом подключении к системе ЭТК.
• Корректировочный отчёт – подаётся в случае обнаружения ошибок в ранее отправленных данных.

Сроки представления сведений

Пошаговая процедура формирования и отправки отчётов

Подготовка данных

1. Соберите сведения о всех кадровых событиях за отчётный период (приём‚ увольнение‚ перевод‚ изменение ФИО‚ СНИЛС‚ форма трудовой книжки).
2. Проверьте корректность обязательных реквизитов: ИНН организации‚ ОКПО‚ КПП‚ СНИЛС работника‚ дата начала и окончания трудового договора‚ код причины увольнения (по классификатору КРУ).

Формирование формы

• В 1С:Зарплата и Управление персоналом (версия 3.1 и выше) откройте раздел Кадры → Отчётность → Электронные трудовые книжки → СЗВ‑ТД. Выберите организацию и месяц‚ нажмите «Заполнить». Система автоматически сформирует файл в XML‑формате‚ соответствующий требованиям ПФР.
• Если используется система «Такском»‚ зайдите в модуль Техподдержка электронной отчётности с ПФР и выберите «СЗВ‑ТД». Заполните форму вручную или импортируйте из 1С.

Проверка и валидация

Перед отправкой выполните валидацию:

• Проверьте отсутствие пустых обязательных полей;
• Убедитесь‚ что коды причин увольнения соответствуют классификатору ПФР;
• Сравните количество записей в отчёте с количеством сотрудников‚ у которых произошли изменения.

Подписание и отправка

1. Подпишите файл электронной подписью (КЭП)‚ зарегистрированной в ПФР.
2. Зайдите в Личный кабинет работодателя ПФР → Электронный документооборот (ЭДО) → Отправка СЗВ‑ТД. Выберите сформированный файл и нажмите «Отправить».
3. Сохраните подтверждение о приёме (квитанцию) – она понадобится при проверках.

Обработка ответа ПФР

ПФР в течение 3‑5 рабочих дней присылает статус обработки:

• Принято без замечаний – всё в порядке.
• Принято с замечаниями – необходимо исправить указанные ошибки и отправить корректировочный отчёт.

Технические решения и интеграция

1С:Зарплата и Управление персоналом

Самый популярный инструмент в России. Позволяет:

• Автоматически формировать СЗВ‑ТД и ЕФС‑1;
• Хранить историю всех кадровых событий;
• Вести параллельный учёт бумажных и электронных трудовых книжек;
• Отправлять файлы в ПФР через встроенный модуль «Электронный документооборот».

Система «Такском» (техподдержка электронной отчётности с ПФР)

Предназначена для компаний‚ использующих несколько бухгалтерских программ. Основные функции:

• Конвертация данных из разных источников в формат СЗВ‑ТД;
• Контроль сроков сдачи отчётности;
• Автоматическое формирование корректировочных отчётов.

Портал ПФР (ЭДО ПФР)

Через личный кабинет работодателя можно:

• Загружать файлы СЗВ‑ТД и ЕФС‑1;
• Отслеживать статус обработки;
• Получать выписки из электронных трудовых книжек для сотрудников;
• Подавать заявления о подключении к системе ЭТК (ЗПЭД).

Типичные ошибки и способы их предотвращения

• Неправильный код причины увольнения. Решение: хранить актуальный классификатор ПФР в системе и автоматически подставлять код при формировании отчёта.
• Отсутствие СНИЛС у нового сотрудника. Решение: проверять наличие СНИЛС в справочнике «Сотрудники» до оформления трудового договора.
• Сдача отчёта позже 15‑го числа. Решение: настроить в 1С автоматическое напоминание за 5 дней до крайнего срока.
• Дублирование записей (один и тот же сотрудник дважды в СЗВ‑ТД). Решение: использовать уникальный идентификатор (ИНН/ОГРН + СНИЛС) при формировании файла.
• Отправка файла без электронной подписи. Решение: включить в процесс автоматическую подпись через сервис КЭП.

Вопросы и ответы

Нужно ли сдавать СЗВ‑ТД‚ если я веду только бумажные трудовые книжки?

Да. Независимо от формы ведения‚ сведения о трудовой деятельности обязаны передаваться в ПФР в электронном виде.

Как отразить в отчёте изменение формы трудовой книжки (переход с бумажной на электронную)?

В СЗВ‑ТД указывается код «Форма трудовой книжки» – 1 = бумажная‚ 2 = электронная. При изменении формы необходимо отправить корректировочный СЗВ‑ТД с указанием новой формы.

Можно ли отправлять СЗВ‑ТД за несколько месяцев в одном файле?

Нет. Каждый файл СЗВ‑ТД формируется только за один календарный месяц. При необходимости отправки за несколько месяцев следует сформировать отдельные файлы.

Что делать‚ если ПФР отклонил файл с ошибкой «Отсутствует обязательный реквизит»?

Откройте файл‚ найдите строку с ошибкой (в ПФР обычно указывается номер строки)‚ заполните недостающий реквизит и отправьте корректировочный файл.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки для сотрудника?

Через личный кабинет ПФР выберите «Запрос выписки»‚ укажите СНИЛС сотрудника и скачайте PDF‑документ. При желании выписку можно отправить сотруднику по электронной почте.

Отчетность по способу ведения трудовой книжки – важный элемент современного кадрового учёта. Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс‚ но не освобождает от обязательств по своевременной передаче данных в ПФР. При правильной организации процессов‚ автоматизации в 1С или «Такском» и строгом контроле сроков‚ риск штрафов и ошибок практически исключается.

Помните: своевременная и корректная сдача СЗВ‑ТД и ЕФС‑1 – залог безупречной репутации вашей организации в глазах контролирующих органов.

Автор статьи: Ваш виртуальный помощник