В России трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж работы. С 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде, а с 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В этой статье мы разберём, как правильно составлять отчёт о трудовых книжках, какие программы и инструменты использовать, а также какие требования предъявляет законодательство.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются:
- Дата начала работы в компании;
- Должность и место работы;
- Периоды работы в разных организациях;
- Причины увольнения и даты окончания работы;
- Стаж работы и начисленные отчисления.
Она служит доказательством трудового стажа при переходе на другую работу, при получении пенсионных выплат и в других юридических процедурах.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года переход на ЭТК был официально запущен. В 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Однако в некоторых ситуациях, например, при работе с иностранными работодателями, могут потребоваться бумажные копии.
Ключевые моменты:
- Обязательность – работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в ЭТК.
- Передача данных – сведения автоматически передаются в Социальный фонд России.
- Проверка работника – сотрудник может проверить, передаёт ли работодатель сведения, через портал «Соцсервис».
- Сроки – с 1 апреля 2025 г. работодатель обязан вести ЭТК для всех сотрудников.
Как составить отчёт о трудовых книжках в программе?
Для автоматизации работы с трудовыми книжками и формирования отчётов можно использовать специализированные бухгалтерские программы. Одной из них является «Бухгалтерия маркетплейсов 2026», которая поддерживает учет и налоги для платформ WB, Ozon и Я.Маркет.
Выбор программы
При выборе программы обратите внимание на:
- Поддержку ЭТК и автоматическую передачу данных в ФСС;
- Интеграцию с налоговыми и бухгалтерскими системами;
- Наличие шаблонов отчётов о трудовых книжках;
- Удобный интерфейс для HR‑специалистов.
Настройка отчёта
Шаги по настройке отчёта в программе:
- Импорт данных – загрузите список сотрудников из HR‑системы.
- Проверка статуса ЭТК – убедитесь, что у всех сотрудников заполнена электронная трудовая книжка.
- Формирование отчёта – выберите нужный шаблон (например, «Отчёт о стаже сотрудников»).
- Экспорт – сохраните отчёт в формате PDF или Excel для дальнейшего использования.
- Проверка и утверждение – отправьте отчёт руководству для утверждения.
Пример отчёта
Ниже приведён пример структуры отчёта, который можно сгенерировать в любой программе:
| № | ФИО | Должность | Дата начала работы | Дата окончания работы | Стаж (лет) | Статус ЭТК |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер по продажам | 5 | Заполнена |
Требования законодательства к отчёту о трудовых книжках
При составлении отчёта необходимо учитывать следующие нормативные акты:
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. о правилах заполнения трудовых книжек;
- Постановление Минтруда РФ от 1 апреля 2025 г. о обязательном ведении ЭТК;
- Федеральный закон «О труде» (часть 2) – требования к документам о трудовой деятельности.
Что должно содержаться в отчёте
Отчёт должен включать:
- Полные данные о сотрудниках (ФИО, дата рождения, место работы);
- Периоды работы в каждой компании;
- Сведения о стаже и начисленных отчислениях;
- Подтверждение наличия ЭТК и её актуальность.
Как проверить наличие электронной трудовой книжки?
С 2023 года для проверки статуса ЭТК можно использовать портал «Соцсервис»:
- Войдите в личный кабинет работодателя;
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка»;
- Выберите сотрудника и посмотрите статус его ЭТК.
Если сотрудник не имеет ЭТК, его данные необходимо ввести вручную и отправить в ФСС.
Преимущества использования программы для отчётов о трудовых книжках
- Экономия времени – автоматический импорт и экспорт данных.
- Снижение ошибок – проверка данных на корректность в реальном времени.
- Соответствие законодательству – автоматическое соблюдение требований Минтруда.
- Удобство хранения – все отчёты доступны в цифровом виде.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку? – Да, в некоторых случаях, но в большинстве случаев требуется ЭТК.
- Когда нужно обновлять данные в ЭТК? – При каждом изменении должности, места работы или увольнении.
- Как получить доступ к отчёту о трудовых книжках? – Через выбранную программу, экспортируя файл в нужном формате.
Ведение отчётов о трудовых книжках стало проще благодаря специализированным программам и переходу на электронный формат. Соблюдение требований законодательства и правильная настройка отчётов помогут избежать штрафов и обеспечат прозрачность кадровой политики компании.
Если вы только начинаете работать с бухгалтерией и кадровыми программами, рекомендуем пройти курс «Профессия бухгалтер с нуля» – он даст вам все необходимые знания о бухгалтерии и изменениях в 2026 году.