С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), однако бумажный вариант всё ещё сохраняет юридическую силу. Отказ сотрудника вести бумажную трудовую книжку может возникнуть по разным причинам: нежелание хранить документ, опасения за его сохранность, предпочтение электронного формата или просто незнание порядка действий. Ниже рассмотрены правовые аспекты, последствия и рекомендации как для работника, так и для работодателя.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек, включая возможность перехода на электронный формат.
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» – вводит ЭТК и определяет порядок её ведения.
- Постановление Правительства РФ от № 1496 – уточняет требования к бумажным и электронным трудовым книжкам.
- Приказ Минтруда России от № 697н – содержит образцы заполнения и правила ведения ЭТК.
Что говорит закон об отказе от бумажной трудовой книжки?
Согласно ст. 66 ТК РФ, работник обязан предоставить работодателю документ, подтверждающий его трудовую деятельность. Закон допускает два варианта:
- Бумажная трудовая книжка (выдаётся при приёме на работу или при переходе с другого места работы).
- Электронная трудовая книжка (ведётся в ПФР через личный кабинет на портале «Госуслуги»).
Если сотрудник отказывается вести бумажную версию, но согласен на электронную, это не является нарушением, при условии, что ЭТК ведётся корректно и доступна работодателю через запрос в ПФР. Отказ от обеих форм (и бумажной, и электронной) противоречит закону и может повлечь последствия.
Последствия отказа от бумажной трудовой книжки
Для работника
- Отсутствие подтверждения трудового стажа при устройстве на новую работу (особенно если работодатель не имеет доступа к ЭТК).
- Возможные сложности при получении пенсии, пособий по безработице или других социальных выплат, требующих подтверждения стажа.
- Риск признания отказа нарушением трудовой дисциплины, что может привести к замечанию, выговору или, в крайних случаях, к увольнению по статье 81 ТК РФ (неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины).
Для работодателя
- Обязанность обеспечить ведение трудовой книжки в любой форме, предусмотренной законом. Если работник отказывается от бумажного варианта, работодатель должен потребовать предоставления доступа к ЭТК или оформить запрос в ПФР о сведениях о трудовой деятельности.
- При невозможности подтвердить стаж сотрудника работодатель может столкнуться с риском штрафов со стороны трудовой инспекции (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение требований к ведению трудовых книжек).
- В случае спора работодатель должен доказать, что принял все необходимые меры для получения сведений о трудовой деятельности работника.
Как правильно оформить отказ от бумажной трудовой книжки?
Если работник настаивает на использовании только электронной трудовой книжки, следует выполнить следующие шаги:
- Получить согласие работника в письменной форме (заявление о ведении ЭТК и отказе от бумажного варианта).
- Проверить наличие активной ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или запросить выписку из ПФР.
- Оформить внутренний приказ о признании электронной трудовой книжки основным документом для данного сотрудника.
- Хранить копию заявления и выписки из ЭТК в личном деле работника (в соответствии с требованиями к хранению документов по личному составу).
- Информировать работника о его правах и обязанностях, включая необходимость своевременно обновлять данные в ЭТК (например, при переводе, увольнении, изменении должности).
Важно: отказ от бумажной трудовой книжки не освобождает работника от обязанности сохранять доступ к своей электронной трудовой книжке и предоставлять её работодателю по первому требованию.
Что делать, если работник отказывается от обеих форм?
В ситуации, когда сотрудник отказывается вести как бумажную, так и электронную трудовую книжку, работодатель должен:
- Сделать письменное предупреждение о необходимости соблюдения трудового законодательства (ст. 193 ТК РФ).
- Если предупреждение не возымело эффекта – объявить выговор или строгий выговор.
- При повторных отказах рассмотреть вопрос о прекращении трудового договора по пункту 5 части первой статьи 81 ТК РФ (неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины).
- В случае спора обратиться в трудовую инспекцию или суд с доказательствами отказа и принятых мер.
Практика судов и рекомендации
Судебная практика показывает, что суды обычно поддерживают позицию работодателя, если:
- Работник получил письменное предупреждение и возможность исправить нарушение.
- Работодатель предоставил все необходимые реквизиты для доступа к ЭТК (инструкции, ссылки на портал «Госуслуги»).
- Отказ не связан с объективными препятствиями (например, отсутствием доступа к интернету у работника, который можно устранить предоставлением доступа на рабочем месте).
Рекомендации для работника:
- Если вы предпочитаете электронную форму, убедитесь, что ваша ЭТК ведётся корректно и вы можете предоставить выписку по запросу.
- Сохраняйте копии всех заявлений и выписок – они могут понадобиться при трудоустройстве или обращении в ПФР.
- При возникновении технических проблем с доступом к ЭТК немедленно информируйте работодателя и ПФР.
Рекомендации для работодателя:
- Включите в локальные нормативные акты положение о возможности ведения трудовой книжки в электронной форме и порядке предоставления доступа к ней.
- Обеспечьте сотрудников инструкциями по работе с личным кабинетом на «Госуслугах» и контактами службы поддержки ПФР.
- Фиксируйте все взаимодействия с работником по вопросу трудовой книжки (заявления, предупреждения, выписки).
- При сомнениях в законности действий консультируйтесь с юристом по трудовому праву.
Отказ работника от ведения бумажной трудовой книжки не является автоматически нарушением закона, если он готов пользоваться электронной трудовой книжкой и обеспечивает доступ к ней для работодателя. Главное – соблюсти процедуру оформления отказа, подтвердить наличие и корректность ЭТК, а также документировать все шаги с обеих сторон. В случае отказа от обеих форм трудовых книжек работодатель имеет право применить дисциплинарные меры и, при необходимости, инициировать расторжение трудового договора, предварительно соблюдая требования ТК РФ и действуя в рамках установленного порядка.
Соблюдение данных рекомендаций поможет избежать конфликтов, штрафов и судебных споров, а также обеспечит прозрачное и законное ведение трудовых отношений в условиях перехода на цифровые форматы документооборота.