Трудовая книжка (бумажная или электронная) является основным документом, подтверждающим трудовой стаж сотрудника․ При приёме на работу и при увольнении закон обязывает работодателя вести её надлежащим образом․ Однако в практике часто встречаются случаи, когда работник отказывается предоставить или забрать трудовую книжку․ Ниже подробно рассмотрены правовые нормы, возможные причины отказа и практические рекомендации для работодателя․

Правовая база

• Статья 65 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – работодатель обязан вести трудовую книжку, вносить в неё сведения о трудовой деятельности и выдавать её работнику при приёме, переводе и увольнении․
• Статья 80 ТК РФ – при увольнении работнику выдается трудовая книжка не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника․
• Статья 81 ТК РФ – в случае отказа работника от получения трудовой книжки работодатель обязан оформить письменное уведомление и, при необходимости, отправить книжку заказным письмом․
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ от № 3 – срок исковой давности по спорам о выдаче трудовой книжки считается начавшимся со дня отказа работника от её получения․
• С 1 января 2026 г․ введена обязательная электронная трудовая книжка (ЭТК)․ При отсутствии заявления об отказе от бумажного варианта работодатель обязан вести обе формы․

Почему работник может отказаться?

1. Работник уже имеет электронную трудовую книжку и не видит необходимости в бумажном документе․
2. Боязнь раскрытия информации о прежних местах работы (например, при конфликтных отношениях)․
3. Потеря или повреждение старой книжки, но отсутствие желания оформлять новую․
4. Неправильное понимание своих прав: работник считает, что без книжки нельзя заключать трудовой договор․

Что делать работодателю при приёме на работу

Оформление акта

Если сотрудник пришёл на работу без трудовой книжки, необходимо составить акт о непредставлении трудовой книжки․ В акте фиксируются:

• Дата и время поступления сотрудника․
• ФИО, паспортные данные, СНИЛС․
• Факт непредставления трудовой книжки․
• Ссылка на статью ТК РФ, требующую её предоставления․
• Подписи работника и представителя работодателя․

Уведомление работника

После составления акта следует направить письменное уведомление (по электронной почте или заказным письмом) с просьбой принести трудовую книжку в кадровую службу в течение 5 рабочих дней․ В уведомлении указываются:

• Основание требования (ст․ 65 ТК РФ)․
• Последствия отказа (возможный отказ в приёме на работу)․
• Контактные данные ответственного лица․

Возможные варианты решения

1. Работник предоставляет книжку․ Заполняем её в соответствии с инструкциями ТК РФ․
2. Работник отказывается, но согласен на электронный вариант․ Оформляем заявление работника об отказе от бумажной книжки и вносим сведения в ЭТК․
3. Работник полностью отказывается от предоставления любой формы․ В этом случае работодатель имеет право отказать в приёме на работу (пункт 6․1․1 Приказа Минтруда РФ от № 322н)․

Что делать при увольнении

Обязанности работодателя

Согласно ст․ 80 ТК РФ, при увольнении работнику должна быть выдана трудовая книжка (или подтверждение её передачи в электронный вид) не позднее трех рабочих дней после обращения работника․

Действия при отказе от получения книжки

1. Составить акт о невыдаче трудовой книжки с указанием даты и причины отказа․
2. Отправить уведомление (заказным письмом с уведомлением о вручении) с предложением отправить книжку почтой․
3. Внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек (или в журнал ЭТК) о том, что книжка отправлена/не получена․
4. Если работник не забирает книжку и не отвечает на письма, сохраняем копию акта и уведомления как доказательство выполнения обязанностей․

Последствия для работодателя

Если работодатель не предпринял указанные выше действия, он может быть привлечён к ответственности:

• Взыскание компенсации за задержку выдачи (средний заработок за каждый день просрочки) – решение суда 2026 г․, КонсультантПлюс․
• Штраф в размере до 500 рублей за нарушение порядка выдачи трудовой книжки (пункт 5․2․2 Приказа Минтруда РФ от № 322н)․

Особенности дистанционных и удалённых работников

Для сотрудников, работающих удалённо, закон допускает отсутствие физической трудовой книжки․ В этом случае:

• Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку (ЭТК) по заявлению работника;
• Если работник отказывается от ЭТК, он обязан подписать заявление об отказе от ведения бумажной книжки; без этого обязательна бумажная форма․

Практический чек‑лист для работодателя

Как избежать конфликтов

• Информировать сотрудников заранее – разместить в локальном нормативном акте (Положение о кадровой работе) порядок предоставления и получения трудовой книжки․
• Предлагать электронный вариант – с 2026 г․ ЭТК является обязательной, если работник не подал заявление об отказе от неё․
• Сохранять копии всех документов – акты, уведомления, подтверждения отправки (Квитанция ОПС)․
• Вести диалог – объяснить работнику, что отказ от получения книжки не освобождает его от обязательства оформить трудовой стаж, а может привести к проблемам при последующем трудоустройстве․

Отказ работника предъявить или забрать трудовую книжку – ситуация, требующая от работодателя чётких действий, фиксируемых документально․ При соблюдении порядка (акт, уведомление, запись в журнал) риск судебных споров и финансовых санкций минимизируется․ С 2026 г․ переход на электронную форму упрощает процесс, но не отменяет необходимости получения письменного согласия работника․

Помните: правильное оформление и своевременное документирование – ваш главный инструмент защиты от претензий со стороны работников и контролирующих органов․