Отмена (аннулирование) записи в трудовой книжке применяется, когда ранее внесённая запись о приёме, переводе или увольнении работника оказывается ошибочной, незаконной или отменённой вследствие судебного решения, решения государственной инспекции труда или иного правомерного основания. Ниже рассмотрены нормативные акты, пошаговый алгоритм действий, особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК) и образцы документов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 81, 84.1 (общие правила ведения трудовых книжек).
• Постановление Минтруда РФ от № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (раздел о внесении исправлений и аннулировании записей).
• ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – регулирует ведение электронной трудовой книжки.
• Постановление ПФР от (дело № 88‑21721/2022) – подтверждает наличие специальной графы 10 в ЭТК для отметки отмены записи.
• Письма и разъяснения КонсультантПлюс, БУХ.1С – практические образцы приказов и заполнения граф;

Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, если запись оказалась недействительной, её необходимо признать таковой и внести соответствующую отметку в графе 3 («Сведения о работе») с указанием, что запись под определённым номером недействительна, а в графе 4 привести реквизиты документа, послужившего основанием для отмены (приказ, решение суда и т.д.).

Когда возможна отмена записи?

• Отмена решения суда о восстановлении работника на работе (например, суд признал увольнение незаконным и отменил своё прежнее решение).
• Отмена (признание незаконным) решения государственной инспекции труды о восстановлении работника.
• Обнаружение фактической ошибки при внесении записи (неверная дата, неправильная формулировка, дублирование записи).
• Выдача дубликата трудовой книжки по требованию работника, когда оригинал содержит неверную запись.

Пошаговая процедура отмены записи в бумажной трудовой книжке

1. Подготовка основания – издать приказ (или иное внутреннее распоряжение) о признании ранее внесённой записи недействительной. В приказе указываются:
   • номер и дата приказа об увольнении (или иной записи), подлежащей отмене;
   • решение суда, инспекции труды или иное основание;
   • ФИО работника, его должность, структурное подразделение;
   • указание признать запись под номером Х недействительной.
2. Оформление приказа – приказ подписывается руководителем организации и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров). Ставится печать организации.
3. Внесение исправления в трудовую книжку:
   • В графе 3 делается запись: «Запись за номером N недействительна».
   • В графе 4 указываются реквизиты приказа об отмене (номер, дата, наименование организации).
   • Если после отмены необходимо восстановить прежнее положение (например, работник продолжает работать), вносится новая запись о приёме/переводе с соответствующими датами и основанием.
4. Уведомление работника – работник получает копию приказа и, при необходимости, дубликат трудовой книжки (если оригинал исправлен).
5. Хранение документов – приказ и копия трудовой книжки хранятся в личном деле работника в течение срока, установленного законодательством (обычно 75 лет).

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через систему ПФР. Отмена записи в ЭТК имеет свои нюансы:

• В электронной форме существует специальная графа 10 «Признак отмены записи сведений о приёме, переводе, увольнении». При отмене записи в этой графе ставится символ «Х».
• Сама запись о событии (например, увольнении) не удаляется из базы, а помечается как недействительная.
• Для внесения отметки необходимо направить в ПФР электронное заявление (через личный кабинет работодателя) с приложением приказа об отмене и копии решения суда/инспекции.
• После обработки заявления ПФР обновляет сведения, и работник может увидеть в своей ЭТК отметку «Х» напротив ранее существовавшей записи.
• Если работник требует полного удаления записи (например, из‑за порочащей информации), суд может отказать, так как законодательство допускает только пометку об отмене, а не стирание данных (см. определение от по делу 88‑21721/2022).

Образец приказа об отмене записи в трудовой книжке

Приказ № 123‑от
от 22 мая 2026 г.

О признании записи в трудовой книжке недействительной

На основании решения Арбитражного суда г. Москвы от 15 апреля 2026 г. № А40‑12345/2026
и в соответствии с пунктом 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек
(утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69),

ПРИКАЗЫВАЮ:

Признать недействительной запись в трудовой книжке работника Иванова Ивана Ивановича,
 под номером 7, сделанную 01 марта 2025 г. о увольнении по статье 81 ТК РФ (прогул).

Внести в трудовую книжку работника исправление:
 – в графе 3 записать: «Запись за номером 7 недействительна»;
 – в графе 4 указать: «Приказ № 123‑от от ».

Ответственному за ведение трудовых книжек специалисту отдела кадров Петровой С.С.
 обеспечить выполнение настоящего приказа в течение трёх рабочих дней.
Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.

Генеральный директор ______________ /И.С. Смирнов/
М.П.

После издания приказа кадровик вносит исправление в трудовую книжку согласно пункту 3 выше.

Что делать, если ошибка обнаружена спустя длительное время?

Если неточность выявлена после увольнения работника и прошло значительное время (например, несколько лет), порядок остаётся тем же:

1. Получить документальное подтверждение основания для отмены (решение суда, инспекции труды, соглашение сторон и т.д.).
2. Издать приказ об отмене записи.
3. Внести исправление в трудовую книжку (если она находится у бывшего работника – запросить её для корректировки или выдать дубликат с исправленной записью).
4. Уведомить бывшего работника о внесённых изменениях и предоставить ему копию приказа.

В случае отказа работодателя исправить запись, работник имеет право обратиться в суд с требованием признать запись недействительной и обязать работодатель внести исправления. Судебная практика показывает, что суды обычно удовлетворяют такие требования, если представлено надлежащее доказательство незаконности первоначальной записи (см. материалы КонсультантПлюс по делу о признании записи недействительной).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто зачеркнуть ошибочную запись?

Нет. Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, исправления должны оформляться записью о недействительности оригинальной записи с указанием основания исправления. Простое зачёркивание считается нарушением.

Нужно ли получать согласие работника на отмену записи?

Согласие не требуется, если отмена основана на законном основании (судебное решение, инспекция труды). Однако работник должен быть уведомлён о внесённых изменениях.

Что делать, если в электронной трудовой книжке отсутствует графа 10?

Графа 10 присутствует во всех актуальных версиях ЭТК, утверждённых ПФР. Если её нет, значит используется устаревшая версия – необходимо обновить сведения через личный кабинет работодателя.

Можно ли отменить запись о награждении?

Да; Аналогично записям о приёме, переводе и увольнению, запись о награждении может быть признана недействительной при наличии соответствующего основания (например, отмена приказа о награждении).

Отмена записи в трудовой книжке – это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения норм трудового законодательства и внутренних регламентов организации. Главные этапы – получение законного основания, издание приказа о признании записи недействительной, внесение соответствующей отметки в бумажную или электронную трудовую книжку и уведомление работника. Правильное оформление защищает права как сотрудника, так и работодателя, минимизируя риски трудовых споров и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

При работе с электронной трудовой книжкой важно помнить о специальной графе 10 и о том, что запись помечается как недействительная, а не удаляется полностью. Следуя представленным рекомендациям и используя образцы документов, кадровые службы смогут оперативно и корректно выполнять процедуру отмены записей в трудовой книжке.