Трудовая книжка (ТК) — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) и ужесточением контроля за кадровым учётом вопросы её передачи‚ отправки и ведения стали ещё более актуальными. В этой статье разберём все ключевые аспекты‚ связанные с отправкой трудовой книжки.

Форматы трудовой книжки: бумажная и электронная

С 1 января 2023 года оформление новых бумажных трудовых книжек производится только на унифицированных бланках нового образца. Однако у многих граждан до сих пор остаются старые книжки‚ выданные ранее.

С 2020 года действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это официальный документ‚ хранящийся в базе Социального фонда России (СФР). Работник может в любой момент проверить‚ передаёт ли работодатель сведения в СФР‚ через личный кабинет на портале «Госуслуги» или на сайте СФР.

Что выбрать: бумажная или электронная?

• Электронная книжка — надёжнее‚ не боится пожара‚ утери‚ порчи. Все записи вносятся автоматически через СФР. Не требует физической передачи при смене работы.
• Бумажная книжка — традиционный формат. Требует аккуратного хранения и физической передачи между работодателями. С 2023 года новые бланки имеют защитные элементы.

Кто и как должен передавать трудовую книжку?

Ключевое правило: передавать трудовую книжку (бумажную) непосредственно работнику при увольнении. Передача через третьих лиц‚ включая бывших коллег‚ запрещена. Это прямо подтверждено Минтрудом России в письме от № 14-2/ООГ-7143.

Алгоритм передачи при увольнении:

1. В день увольнения (или в последний рабочий день) работодатель обязан:
• Внести в трудовую книжку запись об увольнении (с указанием основания‚ даты и подписями).
• Произвести окончательный расчёт.
• Выдать трудовую книжку лично в руки работнику под расписку в журнале учёта выдачи.
2. Если работник не явился за книжкой‚ работодатель обязан направить её заказным письмом с уведомлением о вручении по последнему известному адресу. Копия письма и почтовая квитанция хранятся у работодателя;

Ответственность за нарушение правил передачи

Невыдача трудовой книжки в установленный срок (день увольнения) влечёт за собой административную и гражданско-правовую ответственность.

• По КоАП РФ (ст. 5.27) — штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб.‚ для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
• Гражданско-правовая ответственность: если из-за задержки выдачи ТК работник не смог устроиться на новую работу и потерял заработок‚ суд может взыскать с бывшего работодателя неполученный заработок за весь период простоя. На практике такие иски удовлетворяются‚ если работник докажет‚ что именно отсутствие ТК стало препятствием для трудоустройства.

Особенности при переходе на ЭТК

Если работник выбрал электронную форму‚ то:

• Физическая бумажная книжка не выдается (если она у работника уже была‚ её забирают и уничтожают с оформлением акта).
• Все сведения о трудовой деятельности вносятся работодателем напрямую в СФР в электронном виде.
• Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через «Госуслуги» или в отделении СФР. Эта выписка имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажная книжка.
• При увольнении не требуется никаких физических действий по передаче. Достаточно‚ чтобы работодатель корректно оформил запись об увольнении в СФР.

Частые вопросы и ошибки

Можно ли отправить ТК почтой России?

Да‚ можно и нужно‚ если работник не явился. Только заказным письмом с уведомлением. Обычное письмо не считается надлежащим исполнением обязанности.

Что делать‚ если работодатель отказывается выдать ТК?

1. Написать письменное заявление на имя директора с требованием выдать книжку (образец можно найти в интернете).
2. Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
3. Подать иск в суд о взыскании заработка за период простоя и обязании выдать ТК.

А что с «СЗВ-ТД»?

СЗВ-ТД — это сведения о трудовой деятельности‚ которые работодатель передаёт в СФР. Этот электронный документ не заменяет трудовую книжку (бумажную или электронную)‚ а является её информационным аналогом для СФР. Заполняется он автоматически при внесении записей в ТК/ЭТК.

Правильная отправка (выдача) трудовой книжки — это не формальность‚ а важнейшее право работника и обязанность работодателя. Основные выводы:

• Передавать ТК можно только лично работнику или заказным письмом. Через коллег — нельзя.
• Срок — день увольнения. Задержка влечёт штрафы и риск взыскания упущенной выгоды.
• Электронная книжка решает проблему передачи‚ но требует от работодателя своевременного внесения данных в СФР.
• При любых нарушениях, жалобы в ГИТ и суд — эффективные средства защиты.

Знание этих правил помогает и работнику сохранить свои права‚ и работодателю — избежать серьёзных финансовых и репутационных рисков.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и разъяснений контролирующих органов. Дата актуальности информации: май 2026 года.