В процессе трудовой деятельности между работником и работодателем могут возникнуть ситуации, требующие изменения изначальных условий сотрудничества. Для этого законодательством предусмотрен специальный документ — дополнительное соглашение к трудовому договору; Однако у кадровиков и работников часто возникает вопрос: как именно эти изменения отражаются в главной трудовой биографии сотрудника — трудовой книжке?
Что такое дополнительное соглашение?
Дополнительное соглашение к трудовому договору — это официальный юридический документ, который заключается между работником и работодателем для изменения, дополнения или аннулирования ранее согласованных условий трудового договора. Важно понимать, что сам по себе первоначальный трудовой договор не переписывается, а дополнительное соглашение становится его неотъемлемой частью.
В каких случаях заключается?
Дополнительное соглашение необходимо только в тех случаях, когда меняются существенные условия труда. К самым частым причинам относятся:
- Перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение;
- Изменение размера оплаты труда (повышение или понижение оклада, изменение системы премирования);
- Установление режима неполного рабочего времени;
- Изменение графика работы;
- Совмещение должностей или расширение зон обслуживания;
- Продление срока действия срочного трудового договора (в случаях, допускаемых законом).
При этом важно помнить: если меняються только реквизиты счета для получения зарплаты или паспортные данные работника (в рамках тех же персональных данных), заключение дополнительного соглашения не требуется; Эти изменения оформляются простым заявлением работника и приказом по предприятию.
Отражение в трудовой книжке: главное правило
Самое главное, что нужно уяснить: сам факт заключения дополнительного соглашения никогда не вносится в трудовую книжку. Трудовая книжка — это документ о стаже и трудовой деятельности, а не регистр договоров и приложений к ним.
Однако изменения, которые были инициированы этим соглашением, обязательно фиксируются в трудовой книжке, если они касаются:
- Перевода на другую постоянную работу (изменение должности, профессии, квалификации);
- Изменения наименования должности или профессии без изменения трудовой функции;
- Присвоения нового разряда, класса или категории;
- Переименования организации или структурного подразделения.
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Все записи в трудовую книжку вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя, а не на основании самого дополнительного соглашения. Соглашение — это договоренность сторон, а приказ — это распорядительный документ, дающий ход этой договоренности.
Пример: Перевод на другую должность
Если дополнительным соглашением стороны согласовали перевод работника с должности «инженер» на должность «ведущий инженер», в трудовую книжку вносится следующая запись:
- В графе 1 (№ записи) — ставится порядковый номер;
- В графе 2 (Дата), указывается дата перевода (согласно дополнительному соглашению и приказу);
- В графе 3 (Сведения о работе) — вносится запись: «Переведен(а) на должность ведущего инженера»;
- В графе 4 (Основание) — указываются реквизиты приказа о переводе (например: «Приказ от № 45-к»).
Пример: Изменение оклада
А вот если дополнительное соглашение изменяет только размер оклада (заработную плату), запись в трудовую книжку не вноситься. Информация об окладе не является обязательной для фиксации в трудовой книжке. Эти сведения отражаются только в личной карточке работника (форма Т-2) и в штатном расписании организации.
Особенности при срочных трудовых договорах
Часто возникают споры вокруг срочных трудовых договоров. Например, с работником был заключен срочный трудовой договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. Если в учреждении появилась возможность перевести его на постоянную работу, заключается дополнительное соглашение, которое меняет условие о срочности. В этом случае в трудовую книжку вносится запись о переводе на постоянную работу (если меняется должность) или делается отметка о том, что работа стала носить постоянный характер (по правилам кадрового делопроизводства).
Важные нюансы и частые ошибки
Сроки внесения записей
Записи в трудовую книжку о переводе на другую постоянную работу должны вноситься не позднее недельного срока с момента издания приказа, который, в свою очередь, издается после подписания дополнительного соглашения.
Ознакомление работника
Работник должен быть ознакомлен с каждой вносимой в трудовую книжку записью под роспись в разделе «Сведения о работе» своей личной карточки (форма Т-2).
Исправление ошибок
Если в трудовую книжку была внесена ошибочная запись (например, неверно указана должность при переводе по доп. соглашению), исправлять ее нужно по месту работы, где была внесена эта запись, либо на новом месте работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено — они признаются недействительными и вносятся правильные данные.
Дополнительное соглашение к трудовому договору — это важнейший инструмент кадровой работы, позволяющий гибко регулировать трудовые отношения. При этом необходимо четко разделять: само соглашение является внутренним документом-договоренностью и хранится в личном деле работника, а в трудовую книжку попадают лишь юридические последствия этого соглашения в виде записей о постоянных переводах, изменениях профессии или переименовании организации. Соблюдение этих правил гарантирует чистоту трудового стажа и отсутствие проблем при проверках трудовой инспекции или при выходе сотрудника на пенсию.