Ситуация, когда человек приходит на работу, а у него нет трудовой книжки, встречается всё чаще — и не всегда это ошибка или нарушение․ С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 2021 года для впервые трудоустраиваемых граждан бумажные книжки уже не оформляются․ Это изменило правила приёма на работу, и теперь работодатели должны понимать: отсутствие трудовой книжки — не всегда повод отказывать кандидату․
Когда отсутствие трудовой книжки законно?
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 65), при приёме на работу работник обязан предоставить:
- паспорт;
- трудовую книжку (если есть);
- страховое свидетельство ОПС (СНИЛС);
- документ об образовании;
- военный билет (для военнообязанных)․
Однако! Трудовая книжка — не обязательный документ в следующих случаях:
- Первичное трудоустройство — если человек впервые устраивается на работу с 2021 года и позже, работодатель не оформляет бумажную трудовую книжку․ Вместо этого создаётся электронная трудовая книжка в Пенсионном фонде РФ․
- Потеря или повреждение бумажной книжки — работник может предоставить дубликат, выданный предыдущим работодателем или ПФР․
- Работник отказывается от бумажной книжки — с 2020 года каждый работник имеет право выбрать: хранить трудовую книжку в бумажном виде или перейти на электронный формат․ Если он уже выбрал ЭТК — бумажная книжка ему не выдаётся․
- Работник не может предоставить книжку по уважительной причине — например, она утеряна, а дубликат ещё не получен․ В этом случае работодатель обязан помочь оформить ЭТК и зафиксировать трудовой стаж другими способами․
Что делать работодателю, если трудовая книжка отсутствует?
Если кандидат пришёл на работу без трудовой книжки — не паникуйте; Действуйте по алгоритму:
Шаг 1: Уточните причину отсутствия
Задайте кандидату чёткий вопрос: «Вы впервые устраиваетесь на работу? Или у вас была трудовая книжка, но она утеряна?»
Шаг 2: Проверьте наличие электронной трудовой книжки
С 2020 года все работники, даже те, кто ранее имел бумажную книжку, могут иметь ЭТК․ Проверить наличие ЭТК можно через:
- личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
- портал Госуслуги;
- приложение «Мои документы»;
- обращение в отделение ПФР с паспортом и СНИЛС․
Если ЭТК есть — бумажная книжка не нужна․ Работодатель должен внести сведения о приёме на работу в электронный формат․
Шаг 3: Оформите электронную трудовую книжку
Если работник впервые устраивается на работу и у него нет ни бумажной, ни электронной книжки — работодатель обязан:
- зарегистрировать его в системе ПФР как нового работника;
- передать сведения о приёме на работу в ПФР в течение 1 рабочего дня с даты заключения трудового договора (ст․ 66 ТК РФ);
- получить от работника заявление о выборе формы трудовой книжки (если он ещё не подавал его ранее)․
Шаг 4: Если ЭТК нет, а бумажная утеряна — оформите дубликат
Если работник ранее работал, но потерял бумажную книжку — он должен обратиться в ПФР или к последнему работодателю за дубликатом․ Пока дубликат не получен, работодатель может:
- заключить трудовой договор;
- оформить ЭТК на основании заявления работника;
- внести сведения о трудовой деятельности на основании документов, подтверждающих стаж: справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, приказы, расчётные листки, свидетельства о страховом стаже․
Как подтвердить стаж без трудовой книжки?
Даже если трудовая книжка отсутствует, страховой стаж можно подтвердить другими документами:
- справки с предыдущих мест работы (на бланке организации с печатью);
- выписки из архивов (если организация ликвидирована);
- приказы о приёме и увольнении;
- трудовые договоры;
- выписки из лицевых счётов ПФР (можно запросить через Госуслуги);
- свидетельства об уплате страховых взносов;
- записи в электронной трудовой книжке (если она уже ведётся)․
Важно: все документы должны быть заверены печатью и подписью․ Без этого они не будут иметь юридической силы для ПФР․
Риски для работодателя
Если работодатель принимает на работу человека без трудовой книжки и не оформляет ЭТК — это нарушение статьи 66 ТК РФ․ Последствия:
- Штрафы от Государственной инспекции труда, до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица (ст․ 5․27 КоАП РФ);
- Проблемы с пенсионными выплатами сотрудника — если стаж не зафиксирован, работник может потерять право на пенсию;
- Судебные иски, если работник докажет, что работал, но его стаж не учтён, суд может обязать работодателя компенсировать ущерб․
Важно! Не отказывайте кандидату только потому, что у него нет бумажной трудовой книжки․ Это может быть дискриминацией и нарушением права на труд (ст․ 37 Конституции РФ)․
Практические рекомендации для кадровиков
- Всегда уточняйте статус трудовой книжки при приёме на работу — не предполагайте, что её нет по вине работника․
- Используйте электронные сервисы ПФР для проверки наличия ЭТК — это быстро и бесплатно․
- Не требуйте бумажную книжку от впервые трудоустраиваемых — это незаконно с 2021 года․
- Создавайте внутренний регламент по работе с отсутствующими трудовыми книжками — чтобы все кадровики действовали единообразно․
- Объясняйте работникам преимущества ЭТК — доступ к стажу в любое время, защита от потери, автоматическое формирование пенсии․
Сегодня трудовая книжка, это не просто бумажный документ, а часть цифровой системы учёта трудового стажа; Если у работника нет бумажной трудовой книжки — это не повод отказывать в трудоустройстве; Скорее, это сигнал: вам нужно перейти на электронный формат․
Правильно оформленная электронная трудовая книжка — это не только законно, но и удобно: для работника, для работодателя и для государства․ Главное — не игнорировать ситуацию, а действовать по правилам, установленным законом․
Помните: отсутствие трудовой книжки — не нарушение, если вы знаете, как правильно действовать․ Соблюдайте закон — и вы защитите и сотрудника, и себя․
С 2026 года все работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде․ Бумажные книжки постепенно уходят в прошлое — адаптируйтесь заранее․