Охрана труда — это комплекс мероприятий, направленных на сохранение жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности. Хотя основную экспертизу и контроль по охране труда осуществляет специалист по охране труда (служба охраны труда), отдел кадров (ОК) играет критически важную роль в организационно-документационном обеспечении этой системы. Неправильное понимание или игнорирование кадровыми функциями в этой области может привести к серьёзным правовым рискам для организации.

Разграничение ответственности: кадры vs. специалист по охране труда

Ключ к эффективной работе — чёткое разграничение обязанностей, зафиксированное во внутренних документах компании. Это предотвращает дублирование функций и «пробелы» в контроле.

Что в зоне ответственности ОТДЕЛА КАДРОВ?

Отдел кадров обеспечивает организационно-кадровую и документационную базу для работы по охране труда. Его задачи носят вспомогательный, но обязательный характер.

Основные обязанности отдела кадров по охране труда:

• Подготовка и оформление кадровой документации, связанной с охраной труда:
  • Оформление приказов о допуске к работе, направлении на стажировку, переаттестацию рабочих мест.
  • Ведение и хранение личных дел работников с учётом требуемых документов (копии удостоверений, сертификатов, медицинских осмотров).
  • Оформление документов при приеме на работу, переводе, увольнении с учётом требований охраны труда.
• Организация и документирование обучения по охране труда:
  • Планирование и организация проведения вводного инструктажа для новых сотрудников.
  • Оформление записей в журналах регистрации инструктажей (вводного, первичного, повторного и т.д.).
  • Координация с отделом охраны труда (или специалистом) в части сбора подписей работников об ознакомлении с инструкциями по охране труда.
  • Ведение учёта прохождения проверок знаний требований охраны труда (приказы о допуске к работе).
• Ведение статистического учёта и отчётности:
  • Сбор данных для отчётности по форме СЗВ-ТД (сведения об обучении и проверке знаний по охране труда).
  • Предоставление информации для отчётов по охране труда (например, в Ростехнадзор, если требуется).
  • Учёт профессиональных заболеваний и несчастных случаев (совместно с отделом охраны труда и бухгалтерией).
• Взаимодействие со службой охраны труда:
  • Запрос у специалиста по охране труда необходимых нормативных документов, инструкций, методических материалов для работы с кадрами.
  • Передача кадровых данных (списки новых работников, уволенных, перемещённых) для организации ими соответствующего инструктажа и обучения.
  • Совместная работа по подготовке к аттестации рабочих мест (предоставление списков работников, их должностей и т.д.).
• Контроль за соблюдением кадровых процедур, влияющих на охрану труда:
  • Контроль за тем, чтобы к работе не допускались лица, не прошедшие обязательный медицинский осмотр (если это требуется по характеру работы) или обучение.
  • Контроль за наличием у работников необходимых удостоверений и сертификатов (например, для работы на высоте, с электроустановками).

Что в зоне ответственности СПЕЦИАЛИСТА ПО ОХРАНЕ ТРУДА (Службы охраны труда)?

Специалист по охране труда несёт методическую, экспертную и контрольную ответственность за состояние охраны труда в организации.

• Разработка и актуализация локальных нормативных актов по охране труда (Положение об охране труда, инструкции, правила).
• Проведение специальной оценки условий труда (СОУТ) и аттестации рабочих мест.
• Организация и проведение обучения, инструктажей и проверки знаний по охране труда (методическое руководство).
• Проведение расследований несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
• Осуществление ежедневного и периодического контроля за соблюдением требований охраны труда на рабочих местах.
• Консультирование руководителей и работников по вопросам охраны труда.
• Представление предложений по улучшению условий и охраны труда работодателю.

Нормативная база, регулирующая взаимодействие

Для чёткого разграничения обязанностей необходимо разработать и утвердить следующие локальные нормативные акты:

1. Положение об отделе кадров — в нём должен быть отдельный раздел, детально описывающий обязанности ОК в части обеспечения требований охраны труда.
2. Должностная инструкция главного специалиста отдела кадров (и других кадровых работников) — с прямым указанием обязанностей по охране труда.
3. Положение о службе охраны труда (или о специалисте по охране труда), с указанием его прав и обязанностей, включая взаимодействие с отделом кадров.
4. Положение об обучении и проверке знаний по охране труда — определяет общий порядок, где роли кадров и специалиста по ОТ прописаны детально.

Практические рекомендации по организации работы

• Создайте регламент взаимодействия — внутренний документ (например, в виде таблицы), где для каждого процесса (приём на работу, обучение, увольнение, аттестация) указаны:
  • Ответственный из отдела кадров и его действия.
  • Ответственный из службы охраны труда и его действия.
  • Сроки выполнения.
  • Исходящие документы.
• Назначайте ответственных в каждом отделе. В отделе кадров это, как правило, главный специалист по кадрам или начальник ОК.
• Регулярно проводите совместные планерки для обсуждения текущих задач по охране труда, связанных с кадровыми изменениями.
• Ведите общие журналы и регистры (например, журнал инструктажей), где подпись кадровика и специалиста по ОТ подтверждает выполнение процедуры.

Что может пойти не так? Типичные ошибки

• Полная передача функций: Руководитель считает, что, назначив кадровика уполномоченным по охране труда, можно обойтись без специалиста. Это нарушение закона, если организация подлежит обязательному созданию службы охраны труда (свыше 50 работников, опасные производства).
• Игнорирование кадрового аспекта: Специалист по охране труда разработал все инструкции, но отдел кадров не обеспечил их своевременное ознакомление работников и документальное подтверждение.
• Отсутствие связи: Приём на работу нового сотрудника без уведомления службы охраны труда, в результате тот не проходит необходимый инструктаж и допускается к опасным работам.
• Неправильный учёт: Кадры не отражают в отчётности (СЗВ-ТД) факт прохождения работником проверки знаний по охране труда, что ведёт к проблемам при проверках.

Отдел кадров является неотъемлемой частью системы управления охраной труда. Его главный вклад — это создание «кадрового каркаса»: документальное оформление, учёт и организация обучения. Для успешной работы необходимо:

1. Чётко прописать обязанности ОК в локальных актах.
2. Обеспечить тесное оперативное взаимодействие со специалистом по охране труда.
3. Понимать, что кадры не заменяют специалиста по охране труда, а обеспечивают выполнение его требований на кадровом уровне.
4. Регулярно проверять, что все кадровые процессы, влияющие на безопасность, отражены в документах и учёте.

Только при слаженной работе кадровой службы и службы охраны труда организация может выполнить требования законодательства и, что важнее, реально обеспечить безопасные условия труда для своих сотрудников.