Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В неё вносятся записи о приёме на работу, переводе, увольнении, а также о квалификации, награждениях и поощрениях. В 2026 году, с учётом цифровизации документооборота, вопросы заполнения трудовой книжки становятся особенно актуальными, особенно при оформлении электронных трудовых книжек.

Что такое сведения о квалификации?

Сведения о квалификации в трудовую книжку включают информацию о:

• Профессиональных навыках сотрудника;
• Квалификационных разрядах или категориях;
• Наградах и поощрениях, связанных с профессиональной деятельностью;
• Повышении квалификации (курсы, семинары, обучение);
• Присвоении званий (например, «Мастер производственного обучения»).

Как правильно внести сведения о квалификации в трудовую книжку?

Записи о квалификации вносятся в трудовую книжку на основании следующих документов:

1. Приказов работодателя о присвоении квалификационного разряда, категории или звания;
2. Свидетельств о повышении квалификации (дипломы, сертификаты);
3. Документов о награждениях (приказы, грамоты, благодарности);
4. Трудовых договоров или дополнительных соглашений, где могут быть прописаны условия повышения квалификации.

Какие выплаты и поощрения нужно вносить в трудовую книжку?

Согласно письму Минтруда от № 14-1/ООГ, в трудовую книжку вносятся следующие виды поощрений:

• Премии, выплаченные по результатам работы;
• Почётные грамоты и благодарности;
• Занесение на Доску почёта;
• Присвоение почётных званий (например, «Ветеран труда»).

Особенности заполнения электронной трудовой книжки

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В них также вносятся сведения о квалификации, но с учётом цифровых технологий:

• Записи вносяться в личном кабинете на портале Госуслуг;
• Работодатель обязан передавать данные в Пенсионный фонд России;
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК в любое время через портал Госуслуг;
• При отсутствии у работника ЭТК работодатель может оформить бумажную версию.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работник должен:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении;
2. Получить дубликат трудовой книжки (если записи сохранились в архиве);
3. В случае отсутствия записей, подтвердить стаж другими документами (трудовые договоры, справки, выписки из ПФР).

Как подтвердить квалификацию при приёме на работу иностранного гражданина?

При приёме на работу гражданина Республики Узбекистан или другого иностранного государства, у которого нет бумажной трудовой книжки, работодатель может:

• Запросить документы об образовании и квалификации из страны исхода;
• Оформить электронную трудовую книжку с нуля;
• В случае отсутствия документов — провести собеседование или тестирование для подтверждения квалификации.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить в трудовую книжку сведения о повышении квалификации?

Да, нужно. Если сотрудник прошёл курсы повышения квалификации, работодатель должен внести соответствующую запись в трудовую книжку на основании диплома или сертификата.

Как часто нужно обновлять сведения о квалификации?

Записи о квалификации обновляются по мере необходимости, при присвоении нового разряда, получении диплома, награждении и т. д.

Можно ли внести сведения о квалификации задним числом?

Нет. Записи в трудовую книжку вносятся только на основании действующих приказов и документов. Вносить задним числом не допускается.

Что делать, если работодатель отказывается вносить сведения о квалификации?

Если работодатель не вносит записи о квалификации, работник может:

• Обратится в гоструд (Государственную инспекцию труда);
• Написать жалобу в прокуратуру;
• Обратиться в суд с требованием об исправлении записей.

Сведения о квалификации в трудовой книжке — это важный элемент, подтверждающий профессиональные навыки и достижения сотрудника. Правильное заполнение записей помогает:

• Подтвердить стаж для пенсии;
• Увеличить шансы на карьерный рост;
• Защитить права работника в случае спорных ситуаций.

С учётом цифровизации документооборота, работодатели и сотрудники должны быть в курсе правил заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек. В случае возникновения вопросов рекомендуется обращаться к нормативным актам или специалистам по кадрам.