В этой статье мы подробно рассмотрим, кто несет ответственность за приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также какие правила необходимо соблюдать при их закупке. Информация актуальна на 2023 год и далее.

Основные положения

В соответствии с действующим законодательством РФ, работодатель несет ответственность за обеспечение своих работников бланками трудовых книжек и вкладышей в них. Это закреплено в Порядке ведения и хранения трудовых книжек и записей в них, утвержденном приказом Минтруда России от N 320н.

Кто отвечает за приобретение бланков?

работодатель обязан самостоятельно приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Это ключевое требование, которое необходимо учитывать при организации работы с документами.

Как работодателю приобретать бланки?

Работодатель должен приобретать бланки трудовых книжек и вкладышей в соответствии с установленными правилами:

• Новая форма: С 2023 года работодатель обязан закупать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним только по новой форме. Это означает, что необходимо использовать бланки, утвержденные приказом Минфина России от N 55н.
• Официальные поставщики: Приобретать бланки следует у лицензированных поставщиков, обеспечивающих их изготовление в соответствии с установленными требованиями.
• Неснижаемый остаток: Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей. Размер неснижаемого остатка определяется самостоятельно в локальных актах организации.
• Строгий учет: Бланки трудовых книжек и вкладышей являются документами строгой отчетности, поэтому необходимо вести строгий учет их поступления, использования и списания.

Что делать, если работник пришел без трудовой книжки?

Если работник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан оформить ее. В этом случае, если у работника нет бланка, то работодатель должен его приобрести.

Ответственность за хранение бланков

Работодатель несет ответственность за сохранность бланков трудовых книжек и вкладышей. Они должны храниться в надежном месте, обеспечивающем их защиту от повреждений, кражи и несанкционированного доступа.

Что происходит с бланками, если они не использованы?

Неиспользованные бланки трудовых книжек и вкладышей должны быть списаны в установленном порядке. Списание производится на основании акта списания, который оформляется бухгалтерией организации.

Важные моменты

• Работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей.
• Бланки трудовых книжек и вкладышей являются документами строгой отчетности.
• Приобретение бланков должно осуществляться только у лицензированных поставщиков.
• Неиспользованные бланки должны быть списаны в установленном порядке.

Где можно найти актуальную информацию?

• Приказ Минтруда России от N 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек и записей в них».
• Приказ Минфина России от N 55н «Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Сайт КонсультантПлюс: [https://www.consultant.ru/](https://www.consultant.ru/)
• Сайт Гарант: [https://www.garant.ru/](https://www.garant.ru/)

Соблюдение правил приобретения, хранения и использования бланков трудовых книжек и вкладышей является важным условием ведения кадрового учета в организации. Работодатель должен быть внимателен к этим вопросам, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
—

Примечание: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалистам.