В современной практике кадрового делопроизводства хранение трудовых книжек является одной из ключевых обязанностей работодателя. Этот процесс регулируется трудовым законодательством и требует особой ответственности, так как трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника.
Правовые основы хранения трудовых книжек
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225), работодатель обязан:
- вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней;
- обеспечивать их сохранность;
- вести учет трудовых книжек;
- предоставлять их по требованию работника или уполномоченных органов.
Кто может быть назначен ответственным за хранение?
Обычно ответственным лицом назначается:
- Специалист отдела кадров — наиболее распространенный вариант, так как именно сотрудники этого подразделения работают с трудовыми книжками;
- Секретарь или офис-менеджер, если в организации нет отдельного кадрового подразделения;
- Руководитель структурного подразделения — в небольших организациях, где нет выделенного кадрового сотрудника;
- Сотрудник бухгалтерии — в случаях, когда учет трудовых книжек совмещен с бухгалтерским учетом.
Порядок назначения ответственного лица
Назначение ответственного за хранение трудовых книжек оформляется приказом руководителя организации. В приказе должны быть указаны:
- ФИО ответственного лица;
- его должность;
- перечень обязанностей по хранению и ведению трудовых книжек;
- срок действия полномочий (если это временное назначение);
- подпись руководителя и дата издания приказа.
Пример формулировки приказа:
«В связи с необходимостью обеспечения сохранности трудовых книжек и во исполнение требований трудового законодательства, приказываю:
Назначить Иванову Марию Сергеевну, специалиста отдела кадров, ответственной за ведение, хранение и учет трудовых книжек сотрудников ООО ‘Ромашка’ с .
Ивановой М.С. обеспечить сохранность трудовых книжек в сейфе, опечатанном печатью организации, в помещении отдела кадров.
Контроль за исполнением приказа возложить на директора по персоналу Петрова А.В.
Приказ довести до сведения всех сотрудников организации под роспись.
Обязанности ответственного лица
Ответственный за хранение трудовых книжек должен:
- обеспечивать сохранность документов в специально отведенном и оборудованном месте (сейф, металлический шкаф);
- вести учет трудовых книжек (журнал учета);
- выдавать трудовую книжку работнику при его увольнении;
- вносить записи о приеме на работу, переводе, увольнении;
- своевременно представлять сведения в Пенсионный фонд РФ;
- обеспечивать конфиденциальность информации, содержащейся в трудовых книжках;
- передавать трудовые книжки новому работодателю при смене места работы сотрудника;
- проводить инвентаризацию трудовых книжек не реже одного раза в год.
Требования к месту хранения
Трудовые книжки должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность:
- Физическая сохранность: в металлическом шкафу или сейфе, запирающемся на ключ;
- Защита от пожара: желательно использовать огнеупорные хранилища;
- Конфиденциальность: доступ к трудовым книжкам должен быть только у ответственного лица и уполномоченных сотрудников;
- Учет: ведение журнала учета трудовых книжек, где фиксируются все операции с документами.
Ответственность за нарушения
За нарушение правил хранения и ведения трудовых книжек предусмотрены следующие виды ответственности:
| Вид ответственности | Основание | Мера наказания |
|---|---|---|
| Административная | ст. 5.27 КоАП РФ | Штраф до 50 000 рублей для должностных лиц |
| Дисциплинарная | Трудовой кодекс РФ | Замечание, выговор, увольнение |
| Материальная | Гражданский кодекс РФ | Возмещение ущерба, причиненного работнику |
Практические рекомендации
Для эффективной организации хранения трудовых книжек рекомендуется:
- Разработать локальные нормативные акты: Положение о хранении трудовых книжек, Инструкцию по ведению трудовых книжек;
- Обучить ответственное лицо: Провести инструктаж по правилам работы с трудовыми книжками;
- Использовать современные средства учета: Электронные журналы учета, сканеры для копирования страниц;
- Проводить регулярные проверки: Ежемесячно проверять наличие всех трудовых книжек по журналу учета;
- Страховать риски: Заключить договор страхования ответственности за сохранность документов;
- Создать резервные копии: В случае потери оригиналов иметь дубликаты записей.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Может ли ответственным за хранение трудовых книжек быть назначен сотрудник без юридического образования?
Ответ: Да, может. Главное, чтобы это был сотрудник, прошедший инструктаж по правилам ведения и хранения трудовых книжек. Юридическое образование не является обязательным требованием.
Вопрос 2: Как часто нужно проводить инвентаризацию трудовых книжек?
Ответ: Согласно законодательству, инвентаризация должна проводиться не реже одного раза в год. Однако многие организации проводят ее ежеквартально для большей надежности.
Вопрос 3: Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Ответ: В случае утраты трудовой книжки работодатель обязан:
- выдать дубликат трудовой книжки;
- сделать запись в журнале учета о выдаче дубликата;
- сообщить в Пенсионный фонд РФ о выдаче дубликата.
Назначение ответственного за хранение трудовых книжек — это не формальность, а важная составляющая кадрового делопроизводства, обеспечивающая сохранность документов, подтверждающих трудовой стаж работников. Правильная организация этого процесса позволяет избежать административных и материальных санкций, а также защитить права сотрудников.
Помните: ответственность за хранение трудовых книжек лежит на работодателе, а конкретное лицо назначается приказом и должно быть надлежащим образом обучено и оснащено для выполнения своих обязанностей.