С 1 января 2026 года в России полностью изменился порядок ведения трудовых книжек.
Работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для всех новых сотрудников, а бумажные книжки сохраняются только в отдельных случаях.
В этом контексте особую роль играет ответственный за ведение трудовых книжек – лицо, которое обеспечивает корректность оформления, своевременное внесение записей и взаимодействие с Пенсионным фондом.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – определяет виды трудовых книжек (бумажные и электронные) и порядок их ведения.
• Приказ Минтруда от  № 320н – утверждает Порядок оформления записей в трудовых книжках.
• Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу 1 янв. 2026 г.) – регламентирует обязательность ЭТК для всех работников, за исключением редких случаев выдачи дубликата бумажной книжки.

Кто может быть назначен ответственным?

Ответственный за ведение трудовых книжек может быть:

1. Сотрудником отдела кадров (обычно – специалист по кадровому делопроизводству);
2. Бухгалтером (если в организации нет отдельного кадрового отдела);
3. Управляющим подразделения (в небольших организациях, где функции кадрового учета совмещаются с другими обязанностями);
4. Для индивидуальных предпринимателей – сам предприниматель либо нанятый специалист.

Важно, чтобы назначенное лицо имело:

• Знание актуального законодательства (ТК, Приказ Минтруда, Положение о ЭТК);
• Доступ к системе электронных трудовых книжек (ЭТК‑ПФР);
• Возможность подписывать электронные документы (ЭЦП или квалифицированную электронную подпись).

Порядок назначения ответственного

Назначение оформляется приказом работодателя. Приказ должен содержать:

• ФИО и должность назначаемого лица;
• Перечень его полномочий (ввод/корректировка записей, подготовка отчетов, взаимодействие с ПФР);
• Дата вступления в силу и подпись руководителя.

При необходимости, в приказе указывается срок полномочий (например, «на период действия трудового договора»).

Основные обязанности ответственного

Ведение электронных трудовых книжек

• Регистрация нового сотрудника в системе ЭТК‑ПФР в течение трех рабочих дней после подписания трудового договора.
• Внесение всех обязательных записей (дата приема, должность, основание приема, сведения о стаже, сведения о переводах, увольнении и т.д.) в строгом соответствии с Порядком Минтруда.
• Контроль за актуальностью данных (изменения в должностях, графиках, условиях труда).

Ведение бумажных трудовых книжек (если они есть)

• Оформление бумажных книжек только в случаях:
  • Сотрудник подал заявление о желании вести бумажную книжку;
  • Сотрудник отказывается от ЭТК (закон допускает отказ только в редких случаях, например, при невозможности использования ЭТК).
• Внесение записей в бумажную книжку согласно тем же правилам, что и в ЭТК.
• Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей – нумерация листов, прошнуровка, подпись руководителя.

Взаимодействие с Пенсионным фондом

• Подготовка и отправка отчётов по форме ЕФС‑1 (ежемесячный отчёт о начислениях и удержаниях);
• Контроль за своевременной передачей данных о стаже в СФР (Система Фондов России) для расчёта будущей пенсии.

Контроль за соблюдением сроков

• Запись о приёме – в течение 3 дней;
• Запись о переводе, изменении условий труда – в течение 3 дней;
• Запись об увольнении – в течение 3 дней после даты увольнения.

Обеспечение конфиденциальности

Ответственный обязан хранить персональные данные сотрудников в соответствии с ФЗ «О персональных данных» и не допускать несанкционированного доступа к ЭТК.

Как правильно оформить запись в ЭТК

Пример заполнения записи о приёме на работу (по Порядку Минтруда от  № 320н):

1. Дата приёма (дд.мм.гггг);
2. Основание приёма (трудовой договор, приказ, контракт и т.д.);
3. Должность, разряд, уровень квалификации;
4. Ставка (оклад, тарифная ставка);
5. Сведения о графике работы (полный/неполный день, сменный график);
6. Подпись ответственного (ЭЦП) и дата внесения записи.

Частые ошибки и как их избежать

• Запись в бумажную книжку после 1 янв. 2026 г. – запрещено, если сотрудник не подал заявление о выборе бумажного формата.
• Пропуск сроков внесения записей. – приводит к штрафам и может стать основанием для оспаривания трудовых прав.
• Отсутствие подписи ЭЦП. – запись считается недействительной.
• Неправильное указание основания увольнения. – может вызвать трудовые споры и проверку со стороны инспекции труда.
• Неведение книги учёта движения бумажных книжек. – в случае аудита невозможно отследить, где находятся оригиналы.

Как контролировать работу ответственного

Для снижения рисков рекомендуется:

1. Проводить периодический аудит записей в ЭТК (раз в квартал).
2. Вести журнал контроля сроков внесения записей (можно в виде электронной таблицы).
3. Обучать ответственного актуальным изменениям законодательства (вебинары, курсы от Минтруда).
4. Устанавливать права доступа в системе ЭТК – только у назначенного лица и руководства.
5. Фиксировать все исправления в отдельном реестре с указанием причины и подписи ответственного.

Ответственный за ведение трудовых книжек – ключевая фигура в системе кадрового учёта любой организации.
С 2026 года обязательным стал электронный формат, однако в некоторых случаях сохраняется необходимость вести бумажные книжки.
Точное соблюдение сроков, правильное оформление записей и взаимодействие с Пенсионным фондом позволяют избежать штрафов, обеспечить корректный расчёт пенсионных прав сотрудников и поддерживать высокий уровень трудовой дисциплины.

Назначив компетентного специалиста, оформив его полномочия приказом и внедрив систематический контроль, работодатель гарантирует, что трудовые книжки (в любой форме) будут вестись «в строгом соответствии с правилами Минтруда», как это предписано в актуальном законодательстве.

Дата публикации:  г.