Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В Республике Беларусь её ведение регулируется Трудовым кодексом РБ (ТК РБ) и рядом нормативных актов Министерства труда и социальной защиты. С 28 января 2020 года вступили в силу изменения, которые затронули порядок заполнения, выдачи и хранения трудовых книжек, а также процедуру ознакомления работника с записями в ТК.

В данной статье подробно рассмотрены:

• правовая база, регулирующая трудовые книжки;
• этапы ознакомления работника с ТК при приёме на работу;
• особенности работы с электронной и бумажной формой ТК;
• требования к подписи и подтверждению ознакомления;
• ответственность нанимателя за нарушение порядка ознакомления;
• практические рекомендации и образцы документов.

Нормативная база

Основные документы, которые необходимо учитывать при работе с трудовыми книжками:

1. Трудовой кодекс Республики Беларусь (статьи 54, 55, 56, 57 – порядок приёма, увольнения, ведения трудовых книжек).
2. Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек, утверждённая Приказом Министерства труда и социальной защиты РБ № XX от ДД.ММ.ГГГГ.
3. Положение о ведении электронных трудовых книжек (Постановление Совета Ministers РБ № YY от ДД.ММ.ГГГГ).
4. Методические рекомендации Роструда по ознакомлению работников с приказами о приёме, увольнении и дисциплинарных взысканиях.

Согласно пункту 3 части первой статьи 54 ТК РБ, наниматель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными правовыми актами (ЛНПА), коллективным договором и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок. Это требование распространяется и на трудовые книжки: работник должен быть ознакомлен с записями, внесёнными в его ТК, прежде чем он приступит к работе.

Этапы ознакомления работника с трудовой книжкой при приёме на работу

Процесс можно разделить на несколько логических шагов:

Подготовка документов

• Запрос у работника паспорта, СНИЛС (или его аналога в РБ – идентификационного номера) и трудовой книжки (бумажной или электронной).
• Проверка наличия записи о предыдущем месте работы (если такая имеется).
• Определение формы ведения ТК: бумажная или электронная (СТД‑Р/СТД‑СФР).

Внесение первой записи (если требуется)

Если работник впервые устраивается на работу в Беларуси и у него нет трудовой книжки, наниматель обязан:

1. Завести новую трудовую книжку (бумажную) или оформить электронную ТК в соответствии с Инструкцией.
2. Внести на ьном листе данные работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН).
3. Сделать первую запись о приёме на работу: дата, наименование организации, должность, подразделение, основание (трудовой договор № … от … ).

Ознакомление с записью

После внесения записи наниматель должен:

• Предоставить работнику трудовую книжку (или выписку из электронной ТК) для ознакомления.
• Попросить работника поставить свою подпись и дату в специальном поле «Ознакомлен с записью» (обычно расположенном на обратной стороне ьного листа или в журнале учёта ТК).
• Зафиксировать факт ознакомления в внутреннем журнале нанимателя (журнал учёта трудовых книжек) – указать дату, ФИО работника, номер записи и подпись ответственного лица (кадровик, бухгалтер).

Выдача трудовой книжки работнику

После подписи работнику возвращается его ТК (или предоставляется доступ к электронной версии). При электронной форме работник получает уведомление о доступности записи в личном кабинете ЕФС‑1 и подтверждает ознакомление через электронную подпись или код подтверждения.

Хранение и учёт

Наниматель обязан:

• Хранить трудовые книжки (бумажные) в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом.
• Вести журнал учёта issued и received ТК (номер, дата выдачи, дата возврата, подписи).
• Обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в ТК, в соответствии с Законом РБ «О персональных данных».

Особенности работы с электронной трудовой книжкой

С 2020 года в РБ функционирует система электронных трудовых книжек (ЕТК). Основные моменты:

• Электронная ТК ведётся в единой государственной информационной системе ЕФС‑1 (Единый фонд социального страхования).
• Наниматель обязан передавать сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в ЕФС‑1 в течение трёх рабочих дней.
• Работник получает доступ к своей ЕТК через личный кабинет на портале ЕФС‑1 (требуется подтверждение личности via ЕСИА или электронная подпись).
• Ознакомление с записью осуществляется путем просмотра записи в личном кабинете и подтверждения факта ознакомления (клик «Я ознакомлен» или ввод одноразового кода, отправленного на телефон).
• При необходимости выдачи бумажного дубликата ЕТК наниматель формирует запрос в ЕФС‑1 и получает заверенную выписку.

Важно: даже при электронной форме наниматель всё равно должен обеспечить возможность ознакомления работника с записью и зафиксировать этот факт (например, скриншот подтверждения или электронный журнал).

Ответственность за нарушение порядка ознакомления

Несоблюдение требований по ознакомлению работника с трудовыми книжками влечёт следующие последствия:

• Административная ответственность – штраф от 10 до 30 базовых величин (ст. 9.21 КоАП РБ) за неправильное ведение трудовых книжек.
• Трудовые споры – работник может обратиться в суд с требованием признать запись в ТК недействительной или потребовать компенсацию морального вреда.
• Риски при проверках – инспекция труда может вынести предписание об устранении нарушений и наложить штраф.

Поэтому рекомендуеться:

1. Внедрить чек‑лист по приёму на работу, включающий пункт «Ознакомление с ТК».
2. Обучить кадровых сотрудников и бухгалтеров порядку работы с бумажными и электронными ТК.
3. Периодически проводить внутренний аудит учёта трудовых книжек.

Практические рекомендации и образцы документов

Чек‑лист при приёме на работу

1. Получить паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (или запрос на выдачу электронной ТК).
2. Проверить наличие предыдущих записей в ТК.
3. Завести новую ТК (при отсутствии) или подготовить запрос в ЕФС‑1 для электронной формы;
4. Внести запись о приёме на работу.
5. Предоставить ТК (или доступ к ЕТК) работнику для ознакомления.
6. Получить подпись работника (или электронное подтверждение).
7. Зафиксировать факт ознакомления во внутреннем журнале.
8. Вернуть ТК работнику или обеспечить доступ к электронной версии.

Образец записи в бумажной трудовой книжке

Запись № 1
Наименование организации: ООО «Пример»
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Основание: Трудовой договор № 2026/03/15 от 
Подпись работника: _____________________
Дата ознакомления: 
Подпись ответственного лица (кадровик): _____________________

Образец электронного уведомления о записи в ЕФС‑1

Уважаемый Иванов Иван Иванович!

В системе ЕФС‑1 внесена запись о вашем приёме на работу в ООО «Пример» (должность – Менеджер по продажам) от , основание – трудовой договор № 2026/03/15.

Для ознакомления перейдите по ссылке: https://efs1.gov.by/employee/records/123456

После просмотра нажмите кнопку «Я ознакомлен» и подтвердите действие кодом, отправленным на ваш номер телефона.

С уважением, отдел кадров ООО «Пример».

Журнал учёта трудовых книжек (бумажный)

Ознакомление работника с трудовой книжкой – обязательная процедура, направленная на обеспечение прозрачности трудовых отношений и защиту прав обеих сторон. Соблюдение установленного порядка (внесение записи, предоставление документа для ознакомления, получение подписи или электронного подтверждения, фиксация факта в учёте) позволяет избежать административных штрафов, трудовых споров и репутационных потерь;

Нанимателям рекомендуется:

• Внедрить стандартные операционные процедуры (SOP) по работе с ТК.
• Регулярно обновлять знания кадровой службы в соответствии с изменениями в ТК РБ и инструкциями Минтруда.
• Использовать электронные сервисы ЕФС‑1 для снижения бумажного оборота и упрощения процесса ознакомления.

Только системный и внимательный подход к ведению трудовых книжек гарантирует законность трудовых отношений и создаёт доверительную атмосферу в коллективе.