Ведение трудовых книжек, одна из важнейших кадровых процедур, требующая строгого соблюдения законодательства․ Особые вопросы у работодателей возникают, когда речь заходит об обособленных подразделениях: филиалах и представительствах․ Может ли филиал использовать собственную печать? Как правильно заверять записи при увольнении? Что делать, если печати нет вообще? В этой статье мы подробно разберем все нюансы проставления печати филиала в трудовой книжке․
Правовой статус филиала и его печати
Прежде всего, необходимо четко понимать юридический статус филиала․ Согласно российскому законодательству, филиал не является самостоятельным юридическим лицом․ Он является лишь обособленным подразделением головной организации․ Это ключевой момент, который определяет все правила кадрового документооборота, в т․ч․ и порядок проставления печатей․
Несмотря на то, что филиал может иметь собственную печать, разработанную и утвержденную внутренними нормативными актами головной организации, в трудовых книжках действуют особые правила․
Какой печатью заверять записи в трудовой книжке работника филиала?
Согласно разъяснениям Роструда и действующему законодательству, в трудовой книжке работника филиала необходимо ставить печать головной организации (работодателя)․ Печать филиала или представительства для заверения записей в трудовой книжке не применяется, так как именно головная организация выступает стороной трудового договора․
Кто подписывает трудовую книжку в филиале?
Поскольку у филиала, как правило, нет собственной кадровой службы или бухгалтерии, руководитель головной организации должен издать приказ о назначении ответственного лица в филиале (например, офис-менеджера)․ Это требование прямо закреплено в п․ 42 Правил ведения трудовых книжек․
Таким образом, при увольнении работника филиала:
- Запись об увольнении подписывается ответственным лицом филиала, назначенным приказом․
- Запись заверяется печатью головной организации (или печатью кадровой службы головной организации, если таковая имеется)․
Обязательна ли печать в трудовой книжке?
Этот вопрос стал особенно актуальным в последние годы, поскольку для хозяйственных обществ (ООО, АО) печать перестала быть обязательным атрибутом․ Отвечая на этот вопрос, необходимо опираться на разъяснения Минтруда и Роструда:
- Если у организации есть печать: Роструд в письме от № 1168-6-1 подтвердил, что заверять записи печатью работодатель обязан․ Это касается как записей о приеме и увольнении, так и заполнения ьного листа․ Заверение осуществляется при наличии печати (п․ 41 Правил)․
- Если у организации нет печати: Минтруд России разъяснил, что если организация официально отказалась от использования печати, проставлять ее на ьном листе и при увольнении необязательно․ В таком случае записи заверяются только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (за исключением случаев, прямо указанных в п․ 36 Правил)․
Важно: Если печать у работодателя есть, формальный подход и отказ от ее проставления в трудовой книжке недопустимы и могут быть расценены как нарушение трудового законодательства․
Можно ли ставить печать отдела кадров?
Часто на практике возникает вопрос: может ли кадровая служба (как головной организации, так и филиала) использовать свою отдельную печать — «Для документов», «Отдел кадров» и т․п․?
Специалисты отмечают, что слишком формальный подход к норме п․ 35 Правил может существенно затруднить работу․ Однако закон требует, чтобы печать была печатью работодателя․ Печать кадровой службы головной организации может быть использована, если она является официальной печатью, утвержденной в организации для заверения кадровых документов․ А вот печати с надписью «Для документов» или штампы отделов кадров, не являющиеся официальными печатями работодателя, ставить в трудовой книжке нельзя․
Что делать, если запись не заверена печатью?
Отсутствие печати не делает трудовую книжку недействительной автоматически, однако может создать проблемы для работника при подтверждении страхового стажа или при обращении в Пенсионный фонд․
Если запись не заверена печатью по вине работодателя (и при этом печать у организации была), работодатель обязан внести исправления․ Если же организация работала без печати на законных основаниях, отсутствие оттиска не является нарушением․ В любом случае, печать службы учета персонала на исчисление страхового стажа не влияет, если записи внесены корректно и есть подпись ответственного лица․
Электронные трудовые книжки и будущее печатей
Начиная с 2020 года в России идет масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ С 2021 года при приеме на работу кадровики формируют только электронные сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД, ЕФС-1)․ Однако бумажные трудовые книжки не отменены окончательно: они продолжают вестись для тех сотрудников, которые сохранили право на бумажный носитель․
Минтруд России продолжает работу по оптимизации правил ведения трудовых книжек, исключая избыточные требования и устаревшие сведения․ Тем не менее, до окончательного перехода на ЭТК и внесения соответствующих изменений в нормативные акты, правила проставления печати работодателя (головной организации) остаются неизменными․
Резюме: главные правила для филиалов
Чтобы избежать штрафов и проблем с трудовой инспекцией, специалистам по кадрам в филиалах следует запомнить несколько простых правил:
- Филиал не заверяет трудовые книжки своей печатью․ Ставится только печать головной организации (или ее кадровой службы)․
- В филиале обязательно должен быть приказ головной организации о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек․
- Если у головной организации есть печать, она обязана проставляться при приеме, увольнении и на ьном листе․
- Если головная организация официально работает без печати, заверить записи достаточно подписью ответственного лица․
- Нельзя использовать неофициальные штампы и печати «Для документов»․
Соблюдение этих несложных требований обеспечит юридическую чистоту кадрового документооборота и защитит права как самого работника, так и работодателя․