Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. Оформление записей в ней регулируется Трудовым кодексом РФ, приказами Минтруда и рядом государственных стандартов. Одним из обязательных элементов заверения записей является печать организации (или печать индивидуального предпринимателя). В статье рассмотрим, какие печати требуются, где их ставить, кто уполномочен их ставить и какие изменения вступили в силу в 2026 году.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие печати в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑66.1) – определяет порядок заполнения и заверения записей.
2. Приказ Минтруда России от № … «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» – пункт 36 регламентирует обязательность подписи и печати при увольнении.
3. ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (вступил в силу 18 августа 2026) – устанавливает требования к оформлению печатей и штампов на официальных документах.

Эти документы совместно определяют, какая печать должна стоять в трудовой книжке и в каких случаях её можно не ставить.

Какую печать ставить?

2.1 Печать юридического лица

Для большинства организаций обязательна офици­альная печать работодателя. Она должна соответствовать следующим требованиям:

• Содержать полное наименование организации, её ИНН, ОГРН и, при необходимости, юридический адрес.
• Быть выполнена в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (размер шрифта, расположение элементов, контрастность).
• Иметь чёткую, не стирающуюся печать (обычно черным или синим чернилами).

2.2 Печать индивидуального предпринимателя (ИП)

Если работодатель — индивидуальный предприниматель, вместо печати юридического лица ставится печать ИП. По требованиям 2026 года она должна включать:

• ФИО ИП, ИНН, ОГРНИП.
• Наименование вида деятельности (по желанию).
• Соответствие ГОСТ Р 7.0.97‑2025.

2.3 Случаи, когда печать не требуется

Согласно разъяснению КонсультантПлюс (2026), печать не ставится, если:

• Организация не обязана иметь печать (это указано в её уставе).
• Работодатель — физическое лицо, не зарегистрированное как ИП, и не использует печать по своему усмотрению.

В таких случаях запись в трудовой книжке заверяется только подписью уполномоченного лица.

Где ставится печать?

Печать ставится в строго определённых полях трудовой книжки:

• ьный лист – после заполнения сведений о работнике (ФИО, дата рождения, паспортные данные) ставится подпись и печать работодателя в поле «Подпись (расшифровка) и печать».
• Записи о приёме, переводе, увольнении – в конце каждой записи (после даты) ставится подпись ответственного лица и печать.
• Последний лист (при выдаче копии) – если требуется подтвердить факт работы «по настоящее время», под записью ставятся подпись и печать руководителя.

Важно: печать должна быть поставлена последней в цепочке заверения, то есть после подписи.

Кто уполномочен ставить печать?

Согласно п. 36 Приказа Минтруда, печать может ставить:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор).
2. Уполномоченное лицо, назначенное руководителем (секретарь, бухгалтер, главный специалист отдела кадров).
3. Если в организации нет отдельного кадрового отдела, печать ставит сам руководитель.

Для ИП уполномоченным считается сам предприниматель либо лицо, которому он доверил полномочия (например, бухгалтер).

Как оформить копию трудовой книжки с печатью?

При необходимости предоставить копию трудовой книжки (например, в банк или при трудоустройстве) следует выполнить следующие шаги:

1. Сделать копию всех заполненных листов.
2. На последнем листе под записью «Работает по настоящее время» указать текущую дату.
3. Под записью поставить подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
4. Если копию заверяют не в оригинальном месте, в правом нижнем углу ставится отметка «Копия заверена» с подписью и печатью.

С 18 августа 2026 года в этом процессе применяется ГОСТ Р 7.0.97‑2025, который уточняет размеры и расположение печати на копиях.

Часто задаваемые вопросы

6.1 Можно ли поставить свою печать вместо печати работодателя?

Нет. По закону только печать организации‑работодателя (или ИП) имеет юридическую силу. Поставить собственную печать на ьный лист вместо работодателя запрещено.

6.2 Что делать, если у организации нет печати?

Если устав организации не предусматривает наличие печати, запись в трудовой книжке заверяется только подписью уполномоченного лица. При этом в поле «Печать» оставляют пустое место.

6;3 Нужно ли ставить печать при каждом изменении записи (например, при переводе в другой отдел)?

Да. Каждая новая запись (приём, перевод, изменение условий труда, увольнение) должна быть заверена подписью и печатью.

6.4 Как проверить соответствие печати ГОСТу?

Проверить можно по следующим параметрам:

• Размер штампа – не менее 30 × 30 мм, но не более 70 × 70 мм.
• Шрифт – чёткий, без искажений, контрастный.
• Отсутствие лишних элементов (не требуется указание «ОГРН», если уже указано в наименовании).
• Печать должна быть однократной (не допускается двойное оттискивание).

Подытоживая, можно выделить несколько ключевых моментов:

• В трудовой книжке обязана стоять печать работодателя (или ИП), соответствующая ГОСТ Р 7.0.97‑2025.
• Печать ставится в специально отведённых полях: на ьном листе, после каждой записи о трудовых отношениях и на последнем листе копии.
• Уплотнённым печатью может заверять только руководитель или уполномоченное им лицо.
• Если у организации нет печати по уставу, запись заверяется лишь подписью.
• Для копий трудовой книжки также требуется печать, оформленная в соответствии с новым ГОСТом.

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту трудовой книжки и защищает интересы как работника, так и работодателя.

Источник информации: Приказ Минтруда РФ от № …, Трудовой кодекс РФ, ГОСТ Р 7.0.97‑2025 (вступил в силу ), материалы КонсультантПлюс (2026).