Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ в которую заносятся сведения о трудовой деятельности сотрудника. С 1 января 2020 г. закон допускает её ведение‚ а с 1 января 2021 г. для новых сотрудников бумажная форма уже не оформляется.
Правовые основы перехода на ЭТК
В соответствии с Федеральным законом от № …
- Все сведения о трудовой деятельности вносятся работодателем в электронном виде.
- ЭТК хранится в ПФР и доступна для проверки через Госуслуги.
- Работник имеет право сохранить бумажную книжку‚ если он этого желает.
Что требуется от текущего работодателя
Перед тем как передать ЭТК новому работодателю‚ необходимо выполнить несколько обязательных действий:
- Уведомить сотрудника о переходе на электронный формат.
- Получить заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной версии.
- Сформировать сведения о трудовой деятельности (СТД‑СФР) и загрузить их в ПФР.
- Подготовить выписку по запросу сотрудника.
Как оформить заявление о переходе на ЭТК
Заявление может быть составлено в произвольной форме‚ но должно содержать:
- ФИО сотрудника;
- Номер и серия бумажной трудовой книжки (если она есть);
- Выбор: «переход на электронную форму» или «сохранить бумажную форму»;
- Подпись сотрудника и дату.
Передача ЭТК новому работодателю
После того как все документы подготовлены‚ выполните следующие шаги:
- Отправьте СТД‑СФР новому работодателю через электронную почту или загрузите в личный кабинет на Госуслугах.
- Предоставьте выписку (можно распечатать или отправить в электронном виде). Срок выдачи — до трёх рабочих дней.
- Убедитесь в получении документа новым работодателем. Приём происходит на тех же условиях‚ что и бумажной трудовой книжки.
- Если сотрудник сохраняет бумажную книжку‚ передайте ей копию СТД‑СФР‚ чтобы избежать дублирования данных.
Частые ошибки и как их избежать
- Отказ от уведомления сотрудника — нарушает требование закона. Всегда фиксируйте письменное уведомление.
- Неправильный ввод данных в СТД‑СФР. Проверяйте ФИО‚ даты начала и окончания работы.
- Задержка с выдачей выписки. Срок — не более трёх рабочих дней‚ иначе может возникнуть конфликт.
- Неучёт право сотрудника сохранить бумажную форму. Если сотрудник отказался от ЭТК‚ необходимо оформить отдельный документ.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать ЭТК вместо бумажной при трудоустройстве? — Да‚ любой работодатель обязан принять электронный документ‚ выданный Госуслугами‚ наравне с бумажной книжкой.
- Как получить выписку из ЭТК? — Через личный кабинет на ПФР или на сайте Госуслуг‚ после чего её можно распечатать или отправить по e‑mail.
- Что делать‚ если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки? — Сведения о предыдущей работе будут внесены только в электронный формат‚ начиная с первого места работы.
- Можно ли перенести данные из одной ЭТК в другую? — Да‚ при смене работодателя данные автоматически передаются в новую ЭТК‚ если сотрудник предоставил соответствующее заявление.
Пошаговый чек‑лист для работодателя
Уведомить сотрудника о переходе на ЭТК. Получить подпись сотрудника на заявлении. Сформировать СТД‑СФР и загрузить в ПФР. Подготовить выписку и отправить новому работодателю. Получить подтверждение получения от нового работодателя. При необходимости передать копию бумажной книжки. Сохранить все документы в электронном виде минимум 5 лет.
Передача электронной трудовой книжки новому работодателю — это процесс‚ требующий соблюдения ряда формальностей‚ но при правильном подходе он проходит гладко и без риска для обеих сторон. Главное — своевременно уведомить сотрудника‚ оформить заявление‚ подготовить СТД‑СФР и выписку‚ а также убедиться в их получении. Следуя описанному чек‑листу‚ вы минимизируете риск ошибок и ускорите оформление нового сотрудника.
Помните: электронная трудовая книжка — это современный и безопасный способ ведения трудовой истории‚ который упрощает работу как работодателям‚ так и сотрудникам.