Дата публикации: 12:01:40

При увольнении работникаemployer обязан передать ему его трудовую книжку. Процедура выдачи регламентируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства и нормативными актами Министерства труда; В статье подробно разбираются все этапы, необходимые документы и варианты оформления передачи.

Правовая основа

Основные нормативные акты, которые следует учитывать:

• ст. 84, ст. 84.1 ТК РФ – порядок выдачи и отправки трудовой книжки;
• Пункт 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда от  № 320н) – согласие работника на отправку по почте;
• Постановление Правительства РФ от  № 1035 «Об утверждении Положения о порядке выдачи трудовой книжки при увольнении».

Согласно ст. 84 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения. Если работник не явился за документом, он может дать согласие на её отправку по почте заказным письмом (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). После направления такого уведомления ответственность за задержку выдачи прекращается.

Ключевые положения

1. Работодатель освобождается от ответственности, начиная с момента направления уведомления о необходимости явиться за книжкой либо о согласии на её отправку по почте.
2. Согласие на почтовую отправку должно быть получено в письменной форме (подпись работника или его представителя).
3. Если работник отказывается от получения книжки, составляется акт об отказе от получения трудовой книжки.

Пошаговая инструкция по передаче трудовой книжки

Подготовка документации

Перед увольнением необходимо подготовить следующие документы:

• Трудовую книжку (бумажную или электронную в соответствии со СТД‑Р);
• Акт об увольнении (форма Т-8);
• Уведомление о необходимости явиться за книжкой (образец ниже);
• Заявление работника о согласии на отправку по почте (если используется почтовый способ);
• Акт о невозможности вручения (при отказе работника).

Составление и отправка уведомления

Уведомление должно содержать:

1. ФИО работника и номер трудовой книжки.
2. Ссылку на правовую основу (ст. 84 ТК РФ).
3. Требование явиться в офис в установленный срок (не менее 3 рабочих дней) или дать согласие на отправку по почте.
4. Контактные данные для связи.

Образец уведомления:

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку

Уважаемый(ая) [ФИО работника]!

В связи с вашим увольнением от организации [Наименование организации] просим в течение трёх рабочих дней явиться в отдел кадров для получения своей трудовой книжки (№ [№]).

В случае невозможности личного получения вы можете дать согласие на отправку книжки по почте заказным письмом. Для этого подпишите приложенный Заявление о согласии на почтовую отправку и передайте его в отдел кадров.

С уважением,

[Должность]

[Подпись]

[Контактный телефон]

Получение подписи согласия

Если работник согласен на почтовую отправку, необходимо:

• Получить его подпись на заявлении.
• Сделать копию заявления для архива.
• Отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.

Составление акта, если книжка не получена

В случае, когда работник не явился и не дал согласия, составляется Акт об отказе от получения трудовой книжки. В акте указываются:

1. ФИО работника и дата увольнения.
2. Сведения о направленных уведомлениях (дата, способ).
3. Подписи свидетелей (при необходимости).

Варианты передачи трудовой книжки

Личная передача в день увольнения

Если сотрудник покидает workplace в последний рабочий день, передача происходит сразу:

• Работник подписывает акт приема‑передачи.
• Кадровый отдел фиксирует выдачу в журнале.
• В случае отсутствия подписи (например, сотрудник ушёл без отработки) оформляется акт об отказе.

Отправка по почте

Почтовая отправка допускается только при наличии письменного согласия работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

• Трудовую книжку отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Сохраняется копия уведомления и подтверждение отправки.
• Если получатель отказывается принимать посылку, вручается акт об отказе.

Электронная трудовая книжка (СТД‑Р)

С 2022 г. допускается использовать электронную форму СТД‑Р. При этом:

• Работодатель обязан предоставить доступ к электронной книжке через личный кабинет или электронную почту.
• Не требуется физическая передача, но необходимо зафиксировать факт передачи в системе кадров.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Что делать, если сотрудник ушёл с работы, но не забрал книжку и не дал согласия на почтовую отправку?
  Ответ: Составляем акт об отказе от получения трудовой книжки, фиксируем дату и способ уведомления, сохраняем в архиве.
• Вопрос: Сколько времени можно хранить книжку в офисе после увольнения?
  Ответ: По закону хранить её необходимо до момента, пока работник не подаст запрос на выдачу. После истечения 3‑х лет (если нет запросов) документ может быть уничтожен в соответствии с внутренними регламентами.
• Вопрос: Можно ли отправить книжку без согласия работника?
  Ответ: Нет. Согласно ст. 84 ТК РФ и п. 37 Порядка, отправка без согласия недопустима. В противном случае работодатель рискует быть привлечённым к ответственности за удержание документа.
• Вопрос: Как оформить передачу электронной трудовой книжки?
  Ответ: Необходимо направить работнику ссылку на личный кабинет, где доступна СТД‑Р, и зафиксировать дату и способ передачи в кадровом журнале.

Передача трудовой книжки уволенному сотруднику – обязательный этап увольнения, регулируемый строгими нормами ТК РФ. Главное требование – сообщить работнику о необходимости получения документа и получить его согласие, если передача будет осуществляться по почте. При соблюдении всех процедур (составление уведомления, подпись согласия, оформление акта) работодатель минимизирует риск юридических споров и гарантирует законность действий.

Для более удобного оформления рекомендуется использовать готовые образцы документов, которые можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 г.