Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Дата публикации:  г. 05:33:41

С 2020 года в России происходит масштабный переход от традиционной бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу. Законодательство предоставляет каждому работнику право самостоятельно выбрать удобный способ ведения документа. В этой статье мы разберём:

какие нормативные акты регулируют процесс;
в чём различия между бумажным и электронным форматом;
какие плюсы и минусы у каждого из вариантов;
какую последовательность действий следует выполнить работнику и работодателю;
какие рекомендации дают эксперты по выбору.

Законодательная база

Переход к электронному формату трудовых книжек регулируется несколькими ключевыми нормативными актами:

Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г; – вводит обязательную передачу сведений о трудовой деятельности в электронном виде в Пенсионный фонд РФ (ПФР) и устанавливает право работника выбирать форму ведения книжки.
Постановление Правительства РФ от  N 320н – утверждает форму новой (электронной) трудовой книжки, вводит её в действие с  г.
Приказ Минтруда и соцзащиты РФ от  N 320н – регламентирует порядок информирования работников о возможности выбора формата.
Трудовой кодекс РФ (статьи 66, 66.1) – фиксирует обязанность работодателя вести учёт трудового стажа и передавать сведения в ПФР, а также гарантирует право работника на выбор формата.

Согласно п. 4 ч. 1 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ, с 1 января 2020 года все организации обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде. При этом работник может решить, будет ли его трудовая книжка храниться в бумажном виде, в электронном, или в обоих одновременно.

Форматы трудовой книжки

2.1 Бумажный вариант

Традиционный документ, оформляемый в соответствии с образцом (Герб РФ, ьный лист, записи в виде таблицы). Ведётся в двух случаях:

работник явно выбирает «бумажный» формат;
работник не подал заявление о выборе, тогда работодателю необходимо вести как бумажную, так и электронную версии.

2.2 Электронный вариант (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это запись в государственной информационной системе ПФР, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. Ключевые особенности:

доступ к данным через личный кабинет ПФР или через корпоративную систему «Гарант»;
возможность отправки выписки работодателю в режиме онлайн (не требуется сканировать бумажные страницы);
автоматическое обновление сведений о переводах, повышениях, увольнениях.

Плюсы и минусы каждого формата

3.1 Бумажная трудовая книжка

Преимущества

привычный формат – большинство работников знакомы с ней с начала трудовой деятельности;
возможность предъявить оригинал при проверках (например, в службах занятости);
не требуется наличие доступа к интернету или электронных подписей.

Недостатки

риски потери, порчи, кражи;
необходимость физической передачи книги при смене места работы;
время на оформление и проверку записей (ручной ввод).

3.2 Электронная трудовая книжка

Преимущества

полная цифровая сохранность – данные хранятся в ПФР и защищены государственными средствами;
мгновенный доступ к выписке из любой точки страны (удалённая работа, переезд);
автоматическое формирование отчётов (СВЗ‑ТД, ЕФС‑1) и передача в ПФР без дополнительных действий работодателя;
сокращение бумажного оборота и экономия ресурсов.

Недостатки

необходимость наличия электронной подписи у работодателя;
для работника – требуется базовое знакомство с личным кабинетом ПФР;
в случае технических сбоев доступ к данным может быть временно ограничен.

Как сделать выбор: порядок подачи заявления

Выбор формата – добровольный и должен быть оформлен в письменной форме. Ниже представлена типовая схема действий.

4.1 Шаг 1. Информирование от работодателя

Согласно Приказу Минтруда от  N 320н, работодатель обязан:

разослать всем сотрудникам уведомление о переходе на электронные трудовые книжки;
приложить образцы заявлений «о выборе бумажного формата» и «о переходе на электронный формат»;
установить крайний срок подачи заявлений (обычно – 31 декабря 2020 г., но в 2026 г. срок может быть продлён внутренними регламентами).

4.2 Шаг 2. Подготовка заявления работника

Заявление может быть составлено в свободной форме, но должно содержать:

 Заявление
 «О выборе формата ведения трудовой книжки»

 Я, _______________________ (ФИО), 
 паспорт: ____________, выдан ____________, 
 дата рождения: __.__.____,
 прошу работодателя _______________________ (наименование организации) 
 вести мою трудовую книжку в (выбрать один вариант):
 □ бумажном виде (выдать оригинал);
 □ электронном виде (выдать выписку из ЭТК).
 Подпись: ___________

Заявление передаётся в отдел персонала лично, заказным письмом, по электронной почте (с подтверждением получения) или через корпоративный мессенджер.

4.3 Шаг 3. Действия работодателя после получения заявления

Внести запись в бумажную трудовую книжку (если выбран бумажный вариант) или оформить новую электронную запись в системе ПФР.
При выборе электронного формата выдать работнику подтверждающую выписку (PDF) с указанием всех записей.
Обновить сведения в системе СВЗ‑ТД (с 2020 г.) и в отчёте ЕФС‑1 (с 2023 г.).
Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника.

Обязанности работодателя

Независимо от выбранного формата, работодатель обязан:

передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ);
сохранять копию заявления работника о выборе формата;
в случае отказа от электронного формата вести одновременно и бумажную, и электронную версии (это предусмотрено ч. 2 ст. 2 Закона 439‑ФЗ);
обеспечить работнику возможность получения заверенной копии бумажной книжки по его запросу.

Практические рекомендации

Оцените свои потребности. Если часто меняете место работы, работаете удалённо или часто нуждаетесь в выписке – электронный формат будет удобнее.
Проверьте наличие доступа к ПФР. Для получения выписки из ЭТК понадобится личный кабинет ПФР (регистрация через Госуслуги).
Сохраняйте оригиналы заявлений. Даже если вы выбрали электронный формат, бумажная копия заявления может понадобиться при проверках.
Уточните у работодателя сроки подачи заявления. В некоторых компаниях срок может быть продлён до конца текущего года.
Не забывайте о подписи. Заявление без подписи считается недействительным.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли мне сразу получать бумажную книжку, если я выбрал электронный формат?

Нет. При выборе электронного формата работнику выдается только выписка из ЭТК. При желании можно запросить «заверенную копию» бумажной книжки, но это уже отдельное действие.

7.2 Что будет, если я не подал заявление до установленного срока?

Работодатель обязан вести трудовую книжку в обоих вариантах – и в бумажном, и в электронном виде. Это гарантирует сохранность данных, но увеличивает административную нагрузку.

7.3 Можно ли изменить свой выбор позже?

Да. По ст. 66.1 ТК РФ работник в любой момент может подать новое заявление о смене формата. Работодатель обязан выполнить переход в течение 30 дней.

7.4 Как проверить, что мои данные корректно внесены в ПФР?

Войдите в личный кабинет ПФР (через Госуслуги) и откройте раздел «Трудовая книжка». Там будет отображена вся информация, передаваемая работодателем.

7.5 Какие риски связаны с электронным форматом?

Основные риски – технические сбои в системе ПФР и отсутствие доступа к интернету. Однако государственная система имеет резервные копии и гарантирует восстановление данных.

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой – вопрос личных предпочтений и конкретных условий работы. Электронный формат предлагает быстрый доступ, безопасность и упрощённую отчётность, тогда как бумажный вариант остаётся надёжным «аналоговым» решением, привычным многим поколениям.

Главное – своевременно подать заявление, сохранить копию и убедиться, что ваш работодатель правильно оформил выбранный формат. В случае сомнений всегда можно обратиться к специалистам отдела кадров или к юридическому консультанту.

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов, рекомендаций экспертов Acsour и практического опыта кадровых служб. Все ссылки на законодательные документы актуальны на 22 мая 2026 г.