Передвижение трудовой книжки – процесс, при котором запись о трудовом стаже переводится из одной трудовой книжки в другую. В последние годы в России активно развивается электронный вариант трудовой книжки, однако бумажный документ всё ещё остаётся официальным подтверждением стажа и прав работника.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 67, 68) и Приказу Минтруда России от № 663н, передвижение трудовой книжки возможно в следующих случаях:
- Смена работодателя (при увольнении и последующем трудоустройстве).
- Потеря, порча или уничтожение книжки.
- Перевод в электронный формат.
- Объединение нескольких книжек (например, при переезде в другой регион).
Для каждого из этих случаев существуют чётко регламентированные процедуры, которые необходимо соблюдать, чтобы избежать потери записей о стаже.
Когда необходимо передвигать трудовую книжку?
2.1 При увольнении
Работодатель обязан оформить запись об увольнении в трудовой книжке и выдать её сотруднику. После этого работник может передать книжку новому работодателю, где будет сделана запись о приёме на работу.
2.2 При потере или порче
Если книжка утрачена, повреждена или уничтожена, работник имеет право:
- Обратиться в отдел кадров прежнего работодателя за выдачей выписки из трудовой книжки;
- Подать заявление в Пенсионный фонд РФ о восстановлении записей;
- Получить новую трудовую книжку и перенести в неё все записи.
2.3 При переходе в электронный формат
С 2023 года электронная трудовая книжка (ЭТК) стала официальным документом. Чтобы перевести записи из бумажной книжки в электронный формат, необходимо:
- Обратиться в отдел кадров текущего работодателя с заявлением о переводе.
- Предоставить оригинал бумажной книжки и её копию.
- Подписать согласие на обработку персональных данных.
- Получить подтверждение о завершении перевода (обычно в течение 10‑15 рабочих дней).
Пошаговая инструкция по передвижению бумажной трудовой книжки
Шаг 1. Подготовка документов
Соберите следующий пакет:
- Трудовая книжка.
- Трудовой договор (копия) с текущим работодателем.
- Справка о доходах (если требуется).
- Заявление о передвижении (шаблон можно взять у отдела кадров).
Шаг 2. Оформление записи об увольнении
Работодатель вносит запись о дате увольнения, причине и подписи обеих сторон. После этого вы получаете выписку из книжки, подтверждающую все сделанные записи.
Шаг 3. Передача книжки новому работодателю
Новый работодатель вносит запись о приёме на работу, указывая:
- Дата начала работы.
- Должность и условия труда.
- Подпись и печать организации.
Шаг 4. Проверка корректности записей
После внесения записей внимательно проверьте:
- Отсутствие орфографических ошибок.
- Точность дат (день, месяц, год).
- Наличие всех подпечатей и печатей.
Шаг 5. Хранение книжки
Трудовую книжку следует хранить в безопасном месте (например, в отдельном конверте). При её потере необходимо сразу же обратиться в отдел кадров прежнего работодателя и в Пенсионный фонд.
Как оформить передвижение в случае потери книжки
- Уведомление работодателя. Сообщите о потере в отдел кадров, предоставив заявление.
- Получение выписки. Работодатель выдаёт выписку из книжки (обычно в течение 5 рабочих дней).
- Обращение в ПФР. Подаёте заявление о восстановлении записей в Пенсионный фонд РФ (можно онлайн через личный кабинет).
- Получение новой книжки. После подтверждения восстановления записей вам выдают новую трудовую книжку, в которую вносятся все прежние записи.
Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы
Плюсы
- Отсутствие риска потери или порчи.
- Удобный доступ через интернет‑портал.
- Автоматическое обновление записей при смене работодателя.
- Упрощённый процесс получения справок для пенсионного фонда.
Минусы
- Не все работодатели полностью перешли на электронный формат.
- Необходимость наличия доступа к интернету и цифровой подписи.
- Период адаптации: некоторые сотрудники могут испытывать трудности с использованием онлайн‑сервисов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
Да. При переходе в электронный формат вы получаете ЭТК, но бумажную книжку можно оставить у себя как «резервный» документ. Однако официальным считается только один из них – тот, который зарегистрирован в системе Минтруда.
Вопрос 2: Сколько времени занимает передвижение книжки между работодателями?
Обычно процесс занимает от 3 до 10 рабочих дней, в зависимости от скорости работы отдела кадров и наличия всех необходимых документов.
Вопрос 3: Что делать, если в новой книжке пропущена запись о предыдущем месте работы?
Необходимо немедленно обратиться в отдел кадров прежнего работодателя с требованием оформить исправление. При невозможности исправления – подать заявление в Пенсионный фонд о восстановлении записей.
Вопрос 4: Можно ли самостоятельно перенести записи из одной книжки в другую?
Нет. Перенос записей может осуществлять только уполномоченный представитель работодателя (начальник отдела кадров) или Пенсионный фонд.
Передвижение трудовой книжки – важный процесс, от которого зависит правильный учёт трудового стажа, начисление пенсионных баллов и подтверждение профессионального опыта. Соблюдая законодательные требования и следуя пошаговым инструкциям, вы сможете без проблем перенести все записи, избежать потери данных и воспользоваться преимуществами как традиционного, так и электронного формата трудовой книжки;
Помните: своевременное оформление записей и хранение оригинального документа – залог вашей трудовой защищённости.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров вашего предприятия или к консультанту в Пенсионном фонде РФ.