С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевое изменение в трудовом законодательстве‚ которое кардинально меняет порядок учета трудового стажа работников. В этот момент работодатели обязаны четко определить‚ каким способом — электронным или бумажным, будет вестись трудовая книжка каждого сотрудника. Для этого требуется оформление заявления о способе ведения трудовой книжки‚ которое в дальнейшем учитывается в системе 1С:Зарплата и Управление Персоналом.
Почему важно правильно оформить заявление?
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от ‚ с 2020 года работодатели получили право вести трудовые книжки в электронном виде. Однако до 2026 года действовал переходный период‚ в течение которого работники могли выбрать способ ведения:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — хранится в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР).
- Бумажная трудовая книжка, продолжает вестись в традиционном формате‚ как и раньше.
Важно! Если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ то работодатель обязан вести и бумажную‚ и электронную версии одновременно. Это создает двойную нагрузку на кадровую службу и увеличивает риски ошибок при ведении учета.
Как оформить заявление в 1С?
В системе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (версии 3.1 и выше) процесс оформления заявления автоматизирован и интегрирован с ПФР. Ниже — пошаговая инструкция:
Шаг 1: Открыть карточку сотрудника
Перейдите в раздел Кадры → Персонал‚ найдите нужного сотрудника и откройте его карточку.
Шаг 2: Перейти в раздел «Трудовая книжка»
В карточке сотрудника перейдите на вкладку «Трудовая книжка». Здесь отображается текущий способ ведения:
- «Бумажная»
- «Электронная»
- «Обе» (если заявление не подано)
Шаг 3: Создать заявление
Нажмите кнопку «Оформить заявление». Откроется форма заявления‚ где нужно выбрать:
- Тип заявления:
- «О выборе способа ведения трудовой книжки» — если работник впервые выбирает способ;
- «Об отказе от бумажной трудовой книжки» — если работник хочет перейти только на ЭТК.
- «О продолжении ведения бумажной трудовой книжки» — если работник хочет сохранить бумажный вариант.
- Дата подачи заявления, указывается дата‚ когда сотрудник подал заявление (не позднее для сохранения бумажной книжки).
- Способ ведения — выберите нужный вариант из списка.
Шаг 4: Подписать и передать в ПФР
После заполнения заявление автоматически формируется в PDF-формате. Сотрудник должен распечатать его‚ подписать и передать в кадровую службу. После этого в 1С нажмите кнопку «Отправить в ПФР». Система передаст данные в электронном виде через сервисы ПФР.
Шаг 5: Проверить статус отправки
В разделе «Отчеты → Отчеты по трудовым книжкам» можно проверить статус отправки заявления. Успешно отправленные заявления отмечаются как «Подтверждено ПФР».
Что будет‚ если заявление не подать?
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2025 года‚ то по умолчанию работодатель обязан вести оба варианта, и бумажную‚ и электронную трудовые книжки. Это означает:
- Двойной ввод данных в 1С.
- Риск несоответствия записей между бумажной и электронной версиями.
- Увеличение административной нагрузки на кадровую службу.
- Возможные штрафы от трудовой инспекции за нарушение порядка ведения учета.
Важно! С 1 января 2026 года работодатели не вправе вести бумажные трудовые книжки для новых сотрудников‚ если они не подали заявление о сохранении бумажного варианта. Для уже работающих сотрудников — сохраняется право на бумажную книжку только при наличии поданного заявления.
Образец заявления (для печати)
Ниже приведен типовой текст заявления‚ который можно использовать как шаблон:
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я‚ ФИО полностью‚ дата рождения‚ работник наименование организации‚ прошу:
- выбрать способ ведения трудовой книжки — электронный (или: бумажный).
- В случае выбора электронного варианта — отказаться от ведения бумажной трудовой книжки.
Подпись: _______________
ФИО: _______________
Рекомендации для кадровых служб
- Своевременно информируйте сотрудников о сроках и последствиях выбора способа ведения трудовой книжки.
- Соберите все заявления до — после этой даты изменения в статусе ведения трудовой книжки будут возможны только в порядке восстановления утерянных документов или по инициативе работника с обоснованием.
- Проверяйте в 1С статусы всех сотрудников — используйте отчет «Список сотрудников по способу ведения трудовой книжки».
- Обучите кадровиков работе с ЭТК — в 1С появилась новая функциональность: автоматическое формирование сведений для ПФР‚ импорт данных из ПФР‚ проверка на дубли.
С 2026 года переход на электронные трудовые книжки стал обязательным для всех работодателей. Однако законодательство сохранило право работника на выбор — и это право реализуется только через оформленное заявление. Система 1С предоставляет все необходимые инструменты для корректного и законного ведения как бумажных‚ так и электронных трудовых книжек. Главное — не упустить сроки и не игнорировать заявления сотрудников. Правильно оформленное заявление — это не просто формальность‚ а гарантия соблюдения трудовых прав и минимизация рисков для компании.
Важно помнить: Отсутствие заявления = автоматическое ведение двух форматов. А это — лишняя работа‚ лишние ошибки‚ лишние риски. Не оставляйте это на последний день!