С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны оформить электронную трудовую книжку каждому сотруднику. В данной статье мы подробно рассмотрим, что нужно знать работнику и работодателю при переходе на электронную трудовую книжку, какие действия необходимо предпринять и какие права сохраняются у работников.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в электронном виде в базе данных СФР (Социального Фонда России) и доступна работнику и работодателю через личный кабинет на портале Госуслуг или через мобильное приложение.
Переход на электронную трудовую книжку: Кто и когда?
- Обязательность: Все работодатели обязаны оформить электронную трудовую книжку каждому сотруднику.
- Инициатива работника: Сотрудник может отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную в любой момент.
- Срок завершения перехода: С 1 января 2026 года переходный период завершается, и бумажные трудовые книжки перестают выдаваться.
Как работнику перейти на электронную трудовую книжку?
Заявление работодателю: Работнику необходимо письменно сообщить работодателю о своем желании перейти на электронную трудовую книжку. Заявление можно составить в свободной форме и передать работодателю.
Внесение записи работодателем: Работодатель в течение пяти дней вносит запись о переходе на ЭТК в систему и делает соответствующую запись в бумажной трудовой книжке (если она есть).
Выдача бумажной трудовой книжки: Работодатель возвращает бумажную трудовую книжку работнику с отметкой о переходе на электронную форму.
Проверка данных: Работник может проверить правильность внесённых данных в своей ЭТК на портале Госуслуг или в мобильном приложении.
Что делать, если потеряна или испорчена бумажная трудовая книжка?
Если у работника потерялась или испортилась бумажная трудовая книжка, он может подать заявление на оформление новой бумажной. При приеме на работу новый сотрудник не обязан предоставлять трудовую книжку на бумаге, если он уже перешел на электронную трудовую книжку.
Права работника при переходе на электронную трудовую книжку
- Сохранение трудового стажа: Право на сохранение трудового стажа, указанного в бумажной трудовой книжке, сохраняется за работником при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
- Доступ к информации: Работник имеет доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или мобильное приложение.
- Получение справок: Работодатель выдает работнику справку СТД-Р (справку о трудовой деятельности) в форме справки СТД-Р, в т.ч. в электронном виде.
Обязанности работодателя при переходе на электронную трудовую книжку
- Оформление ЭТК для всех сотрудников: Работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку каждому сотруднику.
- Внесение записи о переходе: Работодатель должен внести запись о переходе работника на ЭТК в систему и в бумажную трудовую книжку (если она есть).
- Выдача бумажной трудовой книжки: Работодатель должен вернуть бумажную трудовую книжку работнику с отметкой о переходе на электронную форму.
- Отчетность: Работодатель обязан отчитываться по всем работникам, независимо от того, перешел сотрудник на ЭТК или сохранил бумажную трудовую.
- Информирование сотрудников: Работодатель обязан сообщить всем работникам об изменениях в порядке ведения трудовых книжек.
Важные моменты
- Разъяснение СФР: СФР разъясняет, что электронная трудовая книжка и пенсионный счет содержат разные сведения, необходимые для назначения пенсии.
- Завершение переходного периода: С 1 января 2026 года завершается переходный период, и бумажные трудовые книжки перестают выдаваться.
- Специальная запись в бумажной книжке: Если работник сохраняет бумажную трудовую книжку, в ней должна быть специальная закрывающая запись о переходе на электронную форму.
- При приеме на работу: При приеме на работу новый сотрудник не обязан предоставлять бумажную трудовую книжку, если он уже перешел на электронную.
Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в цифровизации документооборота в сфере труда. Работникам и работодателям необходимо знать правила и порядок перехода, чтобы избежать проблем и обеспечить сохранность трудовых прав. В случае возникновения вопросов рекомендуется обращаться в СФР или к юристам.