С 1 января 2020 г. в России начался переход от бумажных трудовых книжек к их электронным формам. Для работодателей и сотрудников важно соблюдать установленные нормы, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов (ПФР, СФР, инспекции труда). В этой статье подробно рассматриваем, как правильно оформить запись о переходе на электронную трудвую книжку в бумажной ТК, какие документы нужны и какие шаги следует выполнить;

Правовая база

Основные нормативные акты, которые регулируют переход на электронные трудовые книжки:

• Статья 66.1 Трудового кодекса РФ – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности работодателем по заявлению работника.
• Письмо Минтруда России от 12 февраля 2020 г. № 14‑2/В‑150 – инструкция по оформлению записи о переходе.
• Приказ Минтруда России № 14‑2/В‑150 – форма и содержание записи в бумажной книжке.
• Форма СЗВ‑ТД, которую необходимо подавать в ПФР с 1 января 2020 г.

Что изменилось с 2020 г.?

С начала 2020 г. работодатели обязаны:

1. Вести учёт всех кадровых изменений в электронном виде.
2. Подавать сведения в ПФР по форме СЗВ‑ТД.
3. Оформлять запись о переходе на электронную ТК в бумажной книжке, если сотрудник её ещё использует.

Как правильно оформить запись в бумажной книжке

Запись должна быть сделана в соответствии с указаниями Минтруда и закреплена подписями сторон.

Последовательность действий

1. Получение заявления от сотрудника. Работник подаёт письменное (или электронное) заявление о переходе на электронную трудвую книжку.
2. Подготовка документа. На основании ст. 66.1 ТК РФ и письма Минтруда оформляется запись в бумажной книге.
3. Заполнение записи. В запись включаются:
• ФИО работника;
• Дата начала работы у текущего работодателя;
• Сведения о выборе электронного формата;
• Номер и дата выдачи электронной ТК (если известны).
4. Подписи сторон. Работник и руководитель (или уполномоченное лицо) подписывают запись.
5. Выдача сотрудника. После подписания документа выдаётся копия (или оригинал) бумажной трудовой книжки с новой записью.

Пример оформления записи

_______________________________
Запись о переходе на электронную
трудовую книжку

ФИО работника: ______________________
Дата начала работы: __.__.____ г.
Выбор электронного формата: Да
Номер электронной ТК: _______________
Дата выдачи электронной ТК: __.__.____ г.

Подпись работника: ___________________
Подпись руководителя: _______________
_______________________________

Какие документы требуются для оформления

Для корректного перехода необходимо подготовить следующие документы:

• Заявление работника о переходе на электронную ТК (в бумажном или электронном виде).
• Копия (или выписка) из электронной трудовой книжки, если она уже оформлена.
• Форма СЗВ‑ТД, поданная в ПФР (для отчёта о кадровом изменении).
• Подписанная запись в бумажной книжке (см. пример выше).
• При необходимости – копия трудового договора и иных локальных нормативных актов.

Как заказать выписку из электронной ТК

Выписка из электронной трудовой книжки может быть получена через:

1. Портал Госуслуги – раздел «Трудовая деятельность».
2. Сайт СФР – сервис «Выписка из электронной ТК».
3. Личный кабинет на официальном сайте ПФР (при наличии учётной записи);

При заказе выписки необходимо указать ФИО работника, ИНН работодателя и период страдаемого страхования.

Частые вопросы и ответы

• Вопрос: Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
  Ответ: Да, при условии, что работник написал заявление о переходе на электронную форму; Запись о переходе всё равно вносится в оставшуюся бумажную копию.
• Вопрос: Что делать, если работник потерял бумажную книжку до перехода?
  Ответ: В этом случае работодатель обязан оформить запись о переходе в новой книжке, выданной в электронном виде, и предоставить выписку в ПФР.
• Вопрос: Нужно ли вести двойную отчётность?
  Ответ: Да. Сведения о переходе необходимо отразить и в бумажной книжке, и в электронных формах (СЗВ‑ТД, электронная ТК).

Переход на электронные трудовые книжки – обязательный шаг, который требует соблюдения строгих процедур. Правильное оформление записи в бумажной книжке, своевременная подача формы СЗВ‑ТД и корректное получение выписки из электронной ТК позволяют избежать проблем с контролирующими органами и обеспечить прозрачность кадровых отношений.

Для успешного перехода рекомендуется:

1. Своевременно получать заявления от сотрудников.
2. Соблюдать требования ст. 66.1 ТК РФ и Письма Минтруда.
3. Вести учёт всех изменений в электронном виде и подавать их в ПФР.
4. Оформлять подписи и заверять записи в бумажной книжке.

Следуя этим рекомендациям, работодатель сможет без проблем перевести сотрудников на электронный формат трудовых книжек и соответствовать требованиям законодательства.