С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Он предусматривает переход от бумажной трудовой книжки к электронному формату (ЭТК). В статье мы разберём, какие изменения в трудовом договоре необходимо внести, как правильно оформить переход, какие обязанности и права возникают у работодателя и работника, а также какие шаги нужно выполнить в 2026 году.
Правовое основание перехода на ЭТК
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ – основной нормативный акт, регламентирующий ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) был дополнен поправками, которые закрепляют обязательность формирования сведений о работнике в системе ЕСУТД (Единая система учёта трудовой деятельности).
- Постановление Минтруда от 12 февраля 2020 г. № 14‑2/В‑150 – инструкции по оформлению записей в ЭТК при отказе работника от бумажной трудовой книжки.
Что изменяется в трудовом договоре?
В трудовом договоре необходимо добавить пункт, подтверждающий согласие работника на ведение трудовой деятельности в электронном виде. Пример формулировки:
Пункт 5. Электронная трудовая книжка
5;1. Работник подтверждает, что он согласен на ведение сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).
5.2. Работодатель обязуется вносить все изменения в трудовой договоре, переводах, увольнениях и прочих кадровых событиях в систему ЕСУТД в соответствии с законодательством.
Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки, в договоре необходимо указать, что он согласен на переход к ЭТК и что работодатель не обязан хранить бумажную копию.
Порядок перехода на ЭТК
- Подготовка локальных актов.
Необходимо обновить внутренние регламенты (положение о кадровом учёте, инструкции по работе с ЕСУТД), чтобы они соответствовали поправкам в ТК РФ. - Согласование с профсоюзом.
Если в организации есть профсоюз, изменения в трудовом договоре и переход на ЭТК должны быть согласованы с ним. - Сбор заявлений от работников.
Согласно ч. 3 ст. 2 Федерального закона от № 439‑ФЗ, работник должен подать письменное заявление о выборе способа учёта:- «Я выбираю ведение трудовой книжки в электронном виде»;
- «Я сохраняю бумажную трудовую книжку».
Заявления принимаются до 31 декабря 2020 г. включительно.
- Внесение изменений в ЕСУТД.
Работодатель интегрирует кадровое обеспечение с ЕСУТД либо через государственный портал «Электронная биржа труда», либо через другие системы автоматизации учета трудовых договоров.
В системе фиксируются:- Изменения и дополнения в договоре;
- Переводы на другую постоянную работу;
- Увольнение и основания его прекращения.
- Подача сведений в СФР.
При приёме на работу и увольнении персонала сведения о трудовом договоре необходимо отправлять в СФР не позже следующего дня после издания приказа или подписания договора. - Выдача бумажной трудовой книжки.
Если работник выбрал бумажную форму, ему выдается бумажная трудовая книжка на руки. После перевода сотрудника на ЭТК работодатель больше не обязан хранить бумажную копию.
Практические шаги для работодателя в 2026 году
- Обновить шаблоны трудового договора, добавив пункт о согласии с ЭТК.
- Провести инструктаж сотрудников о возможности перехода и о том, как подать заявление.
- Настроить интеграцию кадровой системы с ЕСУТД (если ещё не настроена).
- Проверить, что все сведения о новых сотрудниках фиксируются только в электронном виде (с 1 января 2021 г.).
- В течение пяти дней после изменения в договоре внести запись в ЕСУТД и, при необходимости, в бумажную трудовую книжку.
- Периодически проверять корректность данных в системе и в бумажных копиях (если они есть).
Что может пойти не так и как избежать ошибок
- Несвоевременное внесение изменений в ЕСУТД.
Результат – нарушение законодательства, штрафы и недоверие со стороны контролирующих органов. - Неправильная формулировка пунктов договора.
Потенциальные юридические споры. Рекомендуется использовать готовые шаблоны, утверждённые Минтрудом. - Отсутствие согласования с профсоюзом.
В случае конфликта с профсоюзом могут возникнуть трудовые споры. - Неполное хранение бумажной копии при переходе на ЭТК.
Если работник требует бумажную копию, её необходимо выдать и хранить до момента перехода.
Права работника
- Выбор способа учёта трудовой деятельности (электронный или бумажный).
- Получение справок о работе за прежний период до 2020 г. по заявлению.
- Право на сохранение старого формата, если он предпочитает бумажную трудовую книжку.
- Оформление изменений в трудовом договоре через письменное заявление.
Переход на электронную трудовую книжку – это не просто изменение формата документа, а перестройка ключевых кадровых процессов. В трудовом договоре необходимо чётко прописать согласие работника на ведение сведений в электронном виде и обязать работодателя своевременно вносить все изменения в систему ЕСУТД. Соблюдение всех пунктов законодательства, согласование с профсоюзом и правильное хранение бумажных копий (если они нужны) помогут избежать юридических рисков и обеспечат прозрачность трудовых отношений.
Для тех, кто готов к переходу, рекомендуем воспользоваться сервисами Госуслуг для самостоятельного изменения данных в ЭТК, а также обратиться к специалистам по кадровому учёту для корректного оформления всех документов.