С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели и сотрудники должны окончательно определиться с форматом ведения трудовой документации. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить переход на электронную трудовую книжку, какие документы подготовить и как внести соответствующие записи в бумажную трудовую книжку.

—

Кто должен подавать заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству, все работники, состоящие в трудовых отношениях на 31 декабря 2020 года включительно, должны были сделать выбор до 31 декабря 2020 года. Однако, если сотрудник не успел этого сделать или изменил свое решение, он может подать заявление в любое время.

Кроме того, новые сотрудники, принятые на работу после 1 января 2021 года, автоматически ведут электронную трудовую книжку, если не подали письменное заявление о сохранении бумажной формы.

—

Как правильно составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Рекомендуется использовать следующий образец:

Обратите внимание: В заявлении необходимо указать дату, с которой бумажная трудовая книжка перестает использоваться. Это важно для корректного ведения учета.

—

Куда и как подать заявление?

Заявление подается работодателю в письменной форме. Оно может быть передано:

• Лично в руки сотруднику отдела кадров;
• Через внутреннюю почту организации;
• В некоторых случаях — через электронную почту (если это предусмотрено локальными нормативными актами).

После получения заявления работодатель обязан:

1. Зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции;
2. Выдать сотруднику копию заявления с отметкой о принятии;
3. Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
4. Направить сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (ПФР) в форме ЕФС-1.

—

Как внести запись о переходе на электронную трудовую книжку в бумажную трудовую?

В бумажную трудовую книжку вносится запись в разделе «Сведения о работе». Пример записи:

Пояснения:

• Графа 1 — порядковый номер записи;
• Графа 2 — дата выдачи бумажной трудовой книжки (обычно дата приема на работу);
• Графа 3 — текст записи с указанием Ф.И.О. сотрудника и ссылкой на законодательство;
• Графа 4, реквизиты заявления (дата и номер регистрации).

—

Что делать, если сотрудник отказывается от электронной трудовой книжки?

Если работник выбирает сохранение бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:

• Вносить все записи о трудовой деятельности как в бумажную трудовую книжку, так и в электронный формат;
• Своевременно предоставлять сотруднику сведения о трудовой деятельности по его запросу (в форме СТД-Р);
• Вести учет в соответствии с установленными правилами;
• При увольнении выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с внесенными записями.

Также работодатель обязан:

1. Выдавать сотруднику сведения о трудовой деятельности по его запросу (не чаще одного раза в год);
2. Обеспечивать доступ к электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале gosuslugi.ru или на сайте Социального фонда России;
3. Своевременно направлять сведения в ПФР.

—

Образцы документов

Образец 1; Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Образец 2. Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки

—

Частые вопросы и ответы

Вопрос 1. Можно ли перейти на электронную трудовую книжку позже?

Ответ: Да, если сотрудник не успел сделать выбор до 31 декабря 2020 года, он может подать заявление в любое время. Однако, с 1 января 2026 года все работники автоматически ведут электронную трудовую книжку, если не подали письменное заявление о сохранении бумажной формы.

Вопрос 2. Что делать, если сотрудник уволился, не подав заявление?

Ответ: При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с внесенными записями. Если сотрудник не выберет формат ведения трудовой книжки, он автоматически будет вестись в электронном виде.

Вопрос 3. Как получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде?

Ответ: Сведения можно получить:

• Через личный кабинет на портале gosuslugi.ru;
• Через личный кабинет на сайте Социального фонда России;
• Обратившись к работодателю с письменным запросом (в форме СТД-Р).

Вопрос 4. Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?

Ответ: Нет, после подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку вернуться к бумажной форме невозможно. Однако, если сотрудник не подал заявление, он может сохранить бумажную трудовую книжку.

—

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения трудовой книжки

За нарушение правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:

• На должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• На юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, неправильное ведение трудовой книжки может привести к судебным разбирательствам и компенсации морального вреда сотруднику.

—

Переход на электронную трудовую книжку — это необратимый процесс, который требует внимательного подхода. Чтобы избежать ошибок, следуйте нашим рекомендациям:

1. Своевременно информируйте сотрудников о возможности выбора формата ведения трудовой книжки;
2. Используйте образцы заявлений и проверяйте их на соответствие законодательству;
3. Вносите записи в бумажную трудовую книжку в соответствии с установленными правилами;
4. Направляйте сведения в ПФР в форме ЕФС-1;
5. Следите за изменениями законодательства, так как правила могут обновляться.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в кадровую службу вашей организации.

—