Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Переход на электронную трудовую книжку – это добровольное право каждого работника‚ закреплённое в Трудовом кодексе РФ и нормативных актах Пенсионного фонда РФ. Чтобы оформить ЭТК‚ необходимо подать заявление о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности. Ниже подробно рассмотрим‚ куда и как можно подать такое заявление‚ какие документы понадобятся и какие сроки соблюдать.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем подавать заявление?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог бумажной ТК‚ хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (СФР). Она содержит сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ награждениях и других кадровых событиях работника.

Для того чтобы работодатель начал вести сведения в электронном виде‚ сотрудник должен официально изъявить своё желание – подать заявление о переходе на ЭТК. После получения заявления работодатель:

вносит запись в бумажную трудовую книжку (если она у сотрудника есть) о выборе электронного формата;
выдаёт сотруднику бумажную ТК на руки;
передаёт сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде.

Основные места подачи заявления

Заявление можно подать в нескольких местах‚ в зависимости от удобства работника и возможностей работодателя.

Прямо работодателю (HR‑отдел или непосредственный руководитель)

Это самый распространённый способ. Заявление подаётся в письменной форме (можно распечатать и подписать) или в электронном виде внутри корпоративной системы (например‚ в 1С:ЗУП‚ Saby‚ «Контур.Персонал» и т.д.).

Что нужно сделать:

Подготовить заявление (образец см. ниже).
Передать его сотруднику отдела кадров или руководителю.
Получить подтверждение о приёме заявления (расписка‚ электронное уведомление).
Дождаться внесения записи в бумажную ТК и выдачи её на руки.

Через личный кабинет на портале «Госуслуги»

Если работник предпочитает оформить всё самостоятельно‚ он может подать заявление через Госуслуги. Для этого необходимо:

Авторизоваться на портале (подтверждённая учётная запись).
Перейти в раздел «Услуги» → «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
Нажать кнопку «Подать заявление» и заполнить форму:

ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения;
Выбор способа ведения сведений – «Электронная трудовая книжка»;
Указание текущего места работы (ИНН организации‚ наименование).

Прикрепить скан подписи (если требуется) и отправить заявление.

После отправки заявление поступает в СФР‚ который уведомляет работодателя о необходимости перейти на ЭТК. Работодатель получает электронное уведомление в течение 1–3 рабочих дней.

В Пенсионном фонде РФ (СФР) – лично или через МФЦ

В случае‚ если работник не может воспользоваться Госуслугами или корпоративными системами‚ он может подать заявление непосредственно в территориальное отделение СФР или в МФЦ.

Порядок действий:

Подготовить заявление (можно заполнить бланк на месте).
Приложить копию паспорта и СНИЛС.
Получить талон и передать документы сотруднику.
Получить подтверждение о приёме заявления (расписка или электронное уведомление).

СФР forwards the information to the employer‚ после чего работодатель обязан в течение трёх рабочих дней внести изменения в кадровый учёт.

Через корпоративные HR‑системы (Saby‚ 1С:ЗУП‚ «Контур.Персонал» и др.)

Многие крупные компании используют собственные HR‑порталы. В таких системах обычно есть готовая форма «Заявление на переход на электронную трудовую книжку».

Пример алгоритма в системе Saby:

Войти в личный кабинет сотрудника.
Выбрать раздел «Заявления» → «Создать новое заявление».
Указать тип заявления – «Ведение электронной ТК».
Заполнить поля: дата подачи‚ ФИО‚ СНИЛС.
Подписать заявление электронной подписью (или подтвердить паролем).
Нажать «Проверить» → «К отправке».
После одобрения HR‑отдела система автоматически формирует запись в бумажной ТК и отправляет данные в СФР.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Ниже представлен типовой бланк‚ который можно распечатать‚ заполнить от руки или оформить в электронном виде.

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выборе способа ведения сведений о трудовой деятельности

Я‚ Фамилия Имя Отчество‚ родившийся(ась) __.__.____‚
паспорт серии № ____________ выдан ____________‚ проживающий(ая) по адресу:
_________________________________________________________‚
СНИЛС: ___________________‚

работаю(ю) в организации «Название организации» (ИНН ____________‚
ОГРН ____________) в должности ________________________.

Прошу перевести меня на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде
(электронная трудовая книжка) с момента подачи настоящего заявления;

Приложение:
Копия паспорта (страница с фото и регистрацией);
Копия СНИЛС.

Дата «___» __________ 202__ г. ___________________ /подпись/

При подаче через Госуслуги или корпоративную систему поля формы заполняются автоматически‚ а подпись ставится электронной подписью или подтверждением пароля.

Сроки и порядок обработки заявления

Подача работодателю: заявление считается принятым в день получения (под подпись или электронное подтверждение). Работодатель обязан внести запись в бумажную ТК и выдать её сотруднику в течение трёх рабочих дней.
Подача через Госуслуги: после отправки заявления в СФР уведомление направляется работодателю в течение 1–3 рабочих дней. Далее работодатель следует обычному порядку (запись в ТК‚ выдача на руки).
Подача в СФР/МФЦ: срок рассмотрения заявления – до 5 рабочих дней. После получения подтверждения от СФР работодатель должен выполнить те же действия‚ что и при прямой подаче.

Важно: если работник передумал и хочет вернуться к бумажной ТК‚ он также подаёт заявление (обратное) и процесс происходит аналогично.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде без электронной подписи?: Да‚ в большинстве корпоративных систем достаточно подтверждения паролем или одноразового кода‚ отправленного на телефон. На Госуслугах требуется подтверждённая учётная запись (можно пройти идентификацию через банк или почту).
Нужно ли нотариально заверять заявление?: Нет. Заявление о переходе на ЭТК не требует нотариального заверения. Достаточно личной подписи сотрудника и подтверждения приёма со стороны работодателя или уполномоченного органа.
Что делать‚ если работодатель отказывается принимать заявление?: Согласно ст. 66 ТК РФ‚ работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки. Отказ работодателя является нарушением трудового права. В таком случае можно обратиться в трудовую инспекцию или подать жалобу в СФР.
Нужно ли подавать новое заявление при смене места работы?: Если вы уже ведёте ЭТК у предыдущего работодателя‚ при трудоустройстве новому employer достаточно сообщить ему о том‚ что вы уже используете электронную трудовую книжку. Новый работодатель будет продолжать вести сведения в СФР на основе вашего СНИЛС. Однако некоторые компании просят подать новое заявление для внутреннего документооборота – это не противоречит закону‚ но не является обязательным;

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать:

прямо работодателю (HR‑отдел или руководитель);
через портал «Госуслуги»;
в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ (или МФЦ);
внутри корпоративной HR‑системы (Saby‚ 1С:ЗУП и др.).

Выбор способа зависит от ваших предпочтений‚ наличия доступа к интернету и внутренних процедур компании. Главное – соблюсти форму (письменное или электронное заявление с подписью)‚ получить подтверждение приёма и дождаться внесения записи в бумажную трудовую книжку (если она у вас есть) и выдачи её на руки.

После успешной обработки заявления ваши сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде в СФР‚ а вы сможете в любой момент получить выписку из ЭТК через Госуслуги‚ личный кабинет СФР или у своего работодателя.

Помните: переход на ЭТК – ваше право‚ а не обязанность. Используйте его для удобства‚ снижения риска потери документов и быстрого доступа к своей трудовой истории.