В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для большинства работодателей․ Если кандидат в ходе приёма на работу подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан правильно оформить соответствующую запись в трудовой книжке и передать документ новому сотруднику․ Ниже – пошаговое описание всех этапов, требований и типовых формулировок․
Правовая основа
Основные нормативные акты, регулирующие процесс:
- Статья 66․1 ТК РФ – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от – внесение изменений в ТК РФ, касающихся ЭТК․
- Письмо Минтруда России № 14‑2/В‑150 от – образцы формулировок записей в книжке․
Эти документы определяют, что:
- Работник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК․
- Работодатель обязан внести в бумажную книжку запись о подаче заявления и передать книгу новому сотруднику․
- Форма заявления не установлена законом – она может быть произвольной или разработанной работодателем․
Кто может подать заявление?
Заявление может подать любой работник, который:
- Требует вести трудовую деятельность в электронном виде․
- Не имеет возможности подать заявление до 31 декабря 2020 года (переходный период)․
- Хочет в любой момент перейти с бумажной на электронную форму․
Как оформить заявление
Заявление может быть написано в любой форме, однако часто используют следующий шаблон:
Заявление Я, _______________________ (ФИО), паспорт: _______________, выдано _______________ (кем и когда), подаю заявление о переходе на электронное ведение трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ и законом № 439‑ФЗ․
В тексте необходимо указать:
- ФИО работника․
- Паспортные данные (серия, номер, выдан, дата)․
- СНИЛС (по желанию, но рекомендуется)․
- Точную просьбу: «прошу вести мою трудовую деятельность в электронном виде»․
- Подпись и дату․
Какие документы нужны работодателю
При приёме сотрудника, который уже перешёл на ЭТК, в руки работодателю требуется собрать:
- Паспорт – для подтверждения личности;
- СНИЛС – для внесения в электронный реестр․
- Бумажная трудовая книжка – если она уже есть, её нужно передать новому сотруднику․
- СТД‑Р или СТД‑СФР – справка из Социального фонда, подтверждающая статус работника․
Как оформить запись в книжке
После получения заявления работодатель вносит в бумажную трудовую книжку следующую запись:
Формулировка, рекомендованная Минтрудом:
«Работник ____________ (ФИО) подал заявление о переходе на электронное ведение трудовой деятельности в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․ Запись внесена в бумажную трудовую книжку для последующего выдачи․»
После внесения записи книжка передаётся новому сотруднику, который получает её в руки вместе с копией заявления․
Как передать книгу новому сотруднику
Последний шаг – передача документа работнику:
- Вручить книгу лично в день подписания трудового договора․
- Сделать отметку о получении книги (подпись работника и дата)․
- Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника․
Частые вопросы
Вопрос: Может ли работодатель отказать в приёме сотрудника, если тот не хочет подавать заявление на ЭТК?
Ответ: Нет․ Работодатель не вправе требовать обязательного перехода на электронную форму․ Сотрудник имеет право выбрать любую форму ведения трудовой деятельности․
Вопрос: Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?
Ответ: В этом случае в книжке сразу вносится запись о переходе на ЭТК, а в качестве основного документа используеться электронный реестр, который будет вестись в системе СОФР․
Вопрос: Как оформить заявление, если сотрудник уже работает в организации?
Ответ: Заявление можно подать в любой момент․ Оно должно быть подписано и передано работодателю, после чего в книжке будет внесена соответствующая запись;
Переход на электронную трудовую книжку – обязательный процесс, который требует чёткого соблюдения требований законодательства․ Правильное оформление заявления и запись в книжке гарантируют юридическую защищённость как работодателя, так и сотрудника․ При соблюдении описанных выше шагов процесс оформления ЭТК пройдет без задержек и недоразумений․
Для более удобного оформления рекомендуется использовать готовые образцы заявлений, доступные на официальных ресурсах (КонсультантПлюс, nalog‑nalog․ru) и интегрировать их в внутренние формы компании․
Источники: информация актуальна на 22 мая 2026 года, опубликована на официальных порталах Министерства труда, Федерального закона № 439‑ФЗ и консалтинговых сервисах․