С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник вправе в любой момент, если он ранее выбрал бумажный носитель, подать работодателю заявление о переходе на электронный формат. Эта статья подробно описывает, какие действия должен предпринять кадровик или руководитель отдела после получения такого заявления.

Правовая основа

Основные нормы регулируются:

• Частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ (внесено изменения в ТК РФ).
• Статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

Закон устанавливает, что сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР). Работник может выбрать: получать эти сведения только в электронном виде (ЭТК) или продолжать вести бумажную трудовую книжку (ТК).

Кто может подать заявление?

Заявление о переходе на ЭТК может подать любой работник, который ранее:

1. Получил бумажную трудовую книжку при приеме на работу (до 2020 года или после, если выбрал бумажный вариант).
2. Написал заявление об отказе от ЭТК и сохранении бумажной ТК в установленный срок (до 31 декабря 2020 года для тех, кто уже работал на эту дату).

Важно: Для граждан, впервые устраивающихся на работу с 1 января 2022 года, ведение ЭТК является обязательным. Они не получают бумажную книжку, если только не подадут заявление о её выдаче (в определенных случаях).

Пошаговый алгоритм действий работодателя после получения заявления

Шаг 1: Проверка заявления

Заявление пишется в произвольной письменной форме. В нем должны быть четко указаны:

• ФИО работника.
• Дата составления заявления.
• Ясное желание перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (использовать формулировки: «прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде», «прошу оформить электронную трудовую книжку»).
• Подпись работника.

Работодатель не вправе отказывать в принятии такого заявления.

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она есть)

Если у работника на руках уже есть бумажная трудовая книжка, в нее обязательно вносится специальная запись о переходе на ЭТК.

Как оформить запись (образец):

«Подано письменное заявление (ФИО) о представлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).

Дата выдачи бумажной трудовой книжки: [число, месяц, год].»

Куда вносить запись:

• Графа 2: Дата, когда работнику была выдана бумажная трудовая книжка (дата приема на работу или дата выдачи по его требованию).
• Графа 3: Текст записи о переходе на ЭТК, как указано выше.

Срок: Запись вносится в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Шаг 3: Выдача (или невыдача) бумажной книжки

После внесения записи:

• Если работник продолжает работать, бумажная трудовая книжка остается у него. Новых записей в нее вноситься не будет. Все дальнейшие сведения о работе (прием, перевод, увольнение и т.д.) будут формироваться только в электронном виде и передаваться в ПФР.
• Если работник увольняется после подачи заявления и внесения записи, ему выдается только выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р или аналогичная). Бумажная трудовая книжка при увольнении не выдается, так как она утратила юридическую силу для отражения новых событий.

Шаг 4: Уведомление Пенсионного фонда России (ПФР)

Работодатель обязан:

1. Сформировать в своей системе (СЗВ-ТД) сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде.
2. Передать эти сведения в ПФР в установленные законодательством сроки (обычно до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие).

После этого ПФР начинает вести электронную трудовую книжку гражданина. Работник может в любой момент получить доступ к своим данным через личный кабинет на сайте ПФР или портал «Госуслуги».

Важные нюансы и частые вопросы

А если у работника нет бумажной книжки?

Если работник никогда не имел бумажную трудовую книжку (например, был принят после 2022 года и сразу получил ЭТК), то запись о переходе вносить некуда. Его заявление является лишь уведомлением о выборе формата, который уже действует. Вся информация ведется исключительно в электронном виде с первого дня работы.

Что делать, если сотрудник, подавший заявление, увольняется?

Это критически важный момент. Даже если заявление было подано давно, при увольнении кадровик обязан:

• Внести запись об увольнении в электронную систему и передать её в ПФР.
• Выдать работнику выписку из электронной трудовой книжки с указанием всех периодов работы, включая последнее увольнение.
• Не выдавать бумажную трудовую книжку (если она была), так как после даты перехода на ЭТК в неё не вносились записи. Бумажная книжка считается «замороженной» на дату перехода.

Можно ли отозвать заявление?

Да, работник вправе написать заявление об отмене своего предыдущего заявления о переходе на ЭТК и вернуться к ведению бумажной трудовой книжки. В этом случае:

• В бумажную книжку (если она была) снова начинают вносить все записи.
• Необходимо уведомить ПФР о прекращении ведения ЭТК по этому работнику (через СЗВ-ТД).

Сроки и ответственность

Работодатель обязан:

• Принять заявление.
• Внести запись в бумажную ТК (при её наличии) в течение 3 рабочих дней.
• Обеспечить передачу сведений в ПФР в установленные сроки.

Нарушение этих обязанностей может повлечь административную ответственность по КоАП РФ (ст. 5.27).

Краткий чек-лист для кадровика

1. Получил письменное заявление от работника о переходе на ЭТК.
2. Проверил, есть ли у работника бумажная трудовая книжка.
3. Если есть бумажная ТК: В течение 3 рабочих дней внеси запись в Графу 3 (и Графу 2, если нужно) о переходе на ЭТК. Проставьте дату выдачи бумажной книжки.
4. Уведомил ПФР: в системе СЗВ-ТД укажите, что сведения по этому работнику ведутся в электронном виде.
5. При увольнении такого работника: выдайте выписку из ЭТК, а не бумажную книжку.
6. Сохраните заявление работника в его личном деле.

Процедура перехода на электронную трудовую книжку по заявлению работника формально проста, но требует от кадрового специалиста внимательности. Ключевые моменты: своевременное внесение записи в бумажный носитель (если он есть) и абсолютная ясность в моменте увольнения — выдача только выписки из ЭТК. Все остальные сведения автоматически передаются в Пенсионный фонд, где у гражданина формируется официальный электронный документ о его трудовой деятельности.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и практических рекомендаций. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным источникам: сайту ПФР, Минтруда России или юридическим консультантам.