Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. С 1 января 2021 года в России действует порядок перехода на ЭТК, а с 2025 года большинство работодателей переводят сотрудников в электронный формат. При этом закон требует обязательной записи в бумажной трудовой книжке о переходе.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ, статья 66.1 – порядок предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Приказ Минтруда России от 12 февраля 2020 г. № 14-2/В-150 – регламентирует форму записи в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную.
- Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2020 г. № 1595 – вводит в действие электронные трудовые книжки.
Кто может перейти на электронную трудовую книжку?
- Работник, достигший 14 лет (согласие родителей, если работник несовершеннолетний).
- Работник, имеющий действующий ИНН и подтверждённый аккаунт в системе «Госуслуги».
- Работодатель, имеющий договор с оператором ЭТК (например, «Е‑Офис 24», Сбербанк, 1С).
Пошаговый порядок перехода
Шаг 1. Заявление работника
Работник подаёт письменное заявление (можно в электронном виде) о желании перейти на электронную трудовую книжку. В заявлении указываются:
- ФИО, должность, табельный номер;
- Ссылка на аккаунт в системе «Госуслуги»;
- Дата подачи заявления.
Шаг 2. Действия работодателя
- В течение 5 рабочих дней вносит запись в систему оператора ЭТК (обычно через 1С, СФР или специальный портал).
- Подготавливает запись в бумажной трудовой книжке (см. ниже).
- Выдаёт работнику бумажную трудовую книжку с записью о переходе и одновременно предоставляет доступ к ЭТК (логин/пароль, QR‑код).
Шаг 3. Запись в бумажной трудовой книжке
Запись делается в раздел «Примечание» (страница 2‑3, в зависимости от формы книжки). Текст записи должен полностью соответствовать требованиям Минтруда.
Образец записи (по приказу Минтруда № 14-2/В-150)
2025-09-30 Перевод сотрудника Иванова И.И. на электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Сотрудник подал заявление о переходе в электронный формат. Запись внесена в электронную систему оператора ЭТК.
Подпись работодателя: ___________ /Ф.И.О./
М.П.
Элементы записи:
- Дата – в формате ГГГГ‑ММ‑ДД;
- ФИО сотрудника;
- Указание на переход «на электронную трудовую книжку (ЭТК)»;
- Ссылка на нормативный акт (ст. 66.1 ТК РФ, приказ Минтруда № 14‑2/В‑150);
- Подтверждение подачи заявления сотрудником;
- Подпись уполномоченного лица работодателя и печать организации.
Шаг 4. Сдача бумажной трудовой книжки
После внесения записи работнику выдают бумажную книжку «на руки». Это необходимо, потому что закон требует, чтобы у работника была физическая копия с отметкой о переходе.
Шаг 5. Обновление внутренней учётной системы
В течение тех же 5 дней работодатель обязан:
- Обновить сведения в системе «Справочная финансовая отчетность» (СФР) по новой форме;
- Внести изменения в 1С:Зарплата и Управление персоналом (модуль «ЭТК»);
- Уведомить оператора ЭТК о завершении перехода.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Да, но только по заявлению работника. Процедура обратного перехода аналогична: работник подаёт заявление, работодатель вносит запись о «возврате к бумажному формату» и передаёт бумажную книжку без отметки о переходе на ЭТК.
Что делать, если работник отказывается от ЭТК?
Работодатель обязан предоставить возможность выбора. Если сотрудник отказывается, он сохраняет бумажную трудовую книжку, а в системе ЭТК никаких записей о переходе не делаеться.
Какие штрафы могут быть у работодателя?
За несоблюдение сроков (не более 5 дней) и отсутствие записи в бумажной книжке предусмотрены административные штрафы:
- Для юридических лиц – до 500 000 рублей;
- Для индивидуальных предпринимателей – до 250 000 рублей.
Нужна ли подпись работника в бумажной трудовой книжке?
Подпись работника в записи о переходе не требуется. Достаточно подписи уполномоченного лица работодателя и печати организации.
Можно ли оформить переход через мобильное приложение «Госуслуги»?
Да. После подачи заявления в системе работодателя, сотрудник получает уведомление в «Госуслугах», где подтверждает получение ЭТК. При этом запись в бумажной книжке всё равно обязана быть сделана.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадровой документации, но требует строгого соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:
- Получить письменное заявление работника.
- В течение 5 дней внести запись в электронную систему и в бумажную трудовую книжку.
- Сделать запись в точном формулировании, указанном в приказе Минтруда № 14‑2/В‑150.
- Выдать работнику бумажную книжку с отметкой о переходе и предоставить доступ к ЭТК.
- Обновить данные в СФР и внутренних ИТ‑системах.
Только при полном соблюдении этих шагов переход будет признан законным, а у работодателя не возникнет вопросов со стороны контролирующих органов.
Помните: незначительные отклонения в тексте записи могут стать причиной отказа в проверке и наложения штрафов.