Вопрос актуален для большинства работодателей, которые в 2023‑2025 гг. начали переводить сотрудников на электронный учет трудовой деятельности (ЭТК). Законодательство требует фиксировать факт перехода в бумажной трудовой книжке, однако в практике часто возникает ситуация, когда эта запись пропускается.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие переход на электронную трудовую книжку:

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда России от  г. (Контур.Норматив) – уточняет порядок уведомления работников и их право выбора между сохранением бумажного варианта и переходом на ЭТК.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, ст. 67) – устанавливает обязательность внесения записей в трудовую книжку о приёме, переводе, увольнении и других событиях.

Каков порядок перехода на электронную трудовую книжку?

Согласно действующим правилам, переход осуществляется в несколько этапов:

1. Работник подаёт письменное заявление о желании вести трудовую книжку в электронном виде (или о сохранении бумажного варианта).
2. Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку о переходе: «Перевод в электронную трудовую книжку (ЭТК) с дата». Запись делается в последней странице книги.
3. Сразу после записи выдается закрывающая запись – подтверждающая, что дальнейшее ведение будет осуществляться только в электронном виде.
4. Сведения о трудовой деятельности заносятся в систему Госуслуги (или иной ЕДО, используемый работодателем).
5. Работнику предоставляется подтверждение о переходе (печатная копия выписки из ЭТК или QR‑код).

Что происходит, если запись в бумажной трудовой книжке не сделана?

Отсутствие такой записи приводит к ряду юридических и практических проблем:

• Нарушение требований ТК РФ. Ст; 66 ТК РФ обязывает работодателя фиксировать все изменения в трудовой книжке. Пропуск записи считается нарушением.
• Сомнения в законности перехода. При проверке инспекцией труда отсутствие записи может стать основанием для наложения штрафа (до 300 000 руб.) и требования исправить ошибку.
• Трудности при подтверждении стажа. При необходимости предоставить выписку из трудовой книжки (например, для получения пенсии) отсутствие отметки о переходе может вызвать вопросы о том, где хранятся сведения о трудовом стаже.
• Риски для работника. Если в системе ЭТК возникнут технические сбои, отсутствие бумажного подтверждения усложнит восстановление данных.

Как исправить ситуацию?

Если обнаружено, что запись о переходе не была внесена, необходимо выполнить следующие действия:

1. Собрать документы:
   • Заявление работника о переходе (копия).
   • Копию выписки из ЭТК (полученную через портал Госуслуг).
   • Трудовую книжку работника.
2. Составить акт о выявлении ошибки. Акт подписывают представитель отдела кадров и работник.
3. Внести запись в бумажную трудовую книжку:
   • Запись делается в последней странице книги, с указанием даты перехода, ссылки на электронный документ и подписи ответственного лица.
   • После записи ставится отметка «ЭТК – запись внесена» и подпись кадровика.
4. Обновить сведения в системе ЭТК (если в ней отсутствует отметка о переходе). Это делаеться через сервис «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете работодателя.
5. Уведомить работника письменно о том, что запись внесена и его трудовая книжка теперь считается закрытой в бумажном виде.
6. При необходимости сообщить в инспекцию труда о корректировке, чтобы избежать последующих штрафов.

Последствия для работодателя и работника

Для работодателя

• Штраф за нарушение требований к ведению трудовой книжки (по статье 5.27 КоАП РФ).
• Повышенный риск при проверках – необходимость доказывать, что сведения о стаже действительно находятся в ЭТК.
• Дополнительные административные расходы на исправление ошибок.

Для работника

• Трудности при получении справок о трудовом стаже.
• Возможные задержки в получении социальных выплат (пенсия, пособия), если органы запрашивают выписку из бумажной книги.
• Необходимость обращаться в отдел кадров для исправления записи, что может занять время.

Практические рекомендации

Чтобы избежать описанных проблем, рекомендуется внедрить в компании следующие процедуры:

• Контрольный чек‑лист при переходе на ЭТК:
  1. Получено заявление работника.
  2. Внесена запись в бумажную трудовую книжку.
  3. Сформирована выписка из ЭТК.
  4. Работнику выдано подтверждение (печатная копия/QR‑код).
  5. Записан факт в журнал кадровой документации.
• Назначить ответственного за электронный учет (например, специалист по ЕДО), который будет проверять соответствие записей в бумажных и электронных книгах.
• Проводить периодический аудит (раз в квартал) – сверять данные в ЭТК с записями в бумажных книжках.
• Обучать сотрудников отдела кадров актуальным требованиям законодательства (вебинары, семинары).
• В случае массового перехода – использовать автоматизированную систему (например, «Кадровый ЭДО» от «Е‑Офис 24»), которая автоматически генерирует запись в бумажной книге.

Отсутствие записи о переходе на электронную трудовую книжку в бумажном документе – это не просто формальная оплошность, а реальное нарушение требований Трудового кодекса, которое может привести к штрафам, проблемам с подтверждением стажа и дополнительным административным затратам. Поэтому работодателям необходимо:

1. Обеспечить обязательное внесение записи в бумажную трудовую книжку при каждом переходе.
2. Вести строгий контроль за соответствием бумажных и электронных данных.
3. Своевременно исправлять выявленные ошибки, используя установленный порядок.

Только при соблюдении всех процедур переход на ЭТК будет безопасным и удобным как для работодателя, так и для работника.

Дата публикации:  г. | Информация актуальна на момент написания ( 13:10:24). Использованы данные из открытых источников, включая нормативные акты и публикации КонсультантПлюс, УБРиР, Клеверенс и др.