Дата актуализации: г.
Общие положения
С 1 июля 2022 г. в России действует Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России от № 320н. В рамках этого Порядка работники могут вести трудовую книжку в электронном виде (ЭТК). При переходе с бумажной формы на электронную необходимо оформить соответствующую запись в:
- бумажной трудовой книжке (если она остаётся у работника),
- книге учёта движения трудовых книжек (журнал учёта),
- при необходимости – в системе СЗВ‑ТД.
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (право работника получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде).
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» (п. 3 ст. 2 закона – обязательность внесения записи о переходе).
- Приказ Минтруда России № 320н от г. (Порядок ведения и хранения трудовых книжек).
- Письмо Минтруда России № 14‑2/В‑150 от г. – конкретный образец формулировки записи.
Когда требуется запись?
Запись в трудовую книжку и в журнал учёта обязательна в следующих случаях:
- Работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) и отказывается от бумажного варианта;
- Работодатель выдаёт работнику бумажную трудовую книжку «для хранения», но фиксирует факт перехода в ЭТК;
- При повторном переходе (например, после восстановления бумажной книжки) – запись делается каждый раз.
Образец формулировки записи
В соответствии с рекомендациями Минтруда (письмо № 14‑2/В‑150) рекомендуется использовать следующую формулировку:
«Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Запись внесена в книгу учета движения трудовых книжек и в бумажную трудовую книжку (при её наличии).»
Если работник отказывается от бумажной книжки полностью, запись в его бумажной книжке не делаеться, но в журнале учёта фиксируется факт выдачи ЭТК.
Пошаговый алгоритм внесения записи
- Получение заявления от работника. Работник заполняет форму заявления о переходе на электронную трудовую книжку (по образцу, утверждённому в организации).
- Проверка полноты данных. Убедитесь, что в заявлении указаны ФИО, должность, дата рождения, дата начала трудового стажа и подпись работника.
- Внесение записи в журнал учёта движения трудовых книжек.
- Дата внесения – текущая дата.
- Номер записи – согласно порядковому номеру в журнале.
- Текст записи – использовать образец из пункта 4.
- Оформление записи в бумажной трудовой книжке (если книжка остаётся у работника).
- Запись делается в графе 13 «Сведения о трудовой деятельности».
- Подпись и печать кадровика (или ответственного лица).
- Регистрация перехода в системе СЗВ‑ТД. Приём заявления в тот же день, в котором он подан, в разделе «Выбор способа ведения трудовой книжки».
- Выдача подтверждения работнику. Работнику выдаётся копия заявления и справка о том, что запись внесена.
- Контроль и архивирование. Сохраните оригинал заявления в личном деле работника, а электронную копию – в архиве кадровой службы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если работник перешёл на ЭТК?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ и Приказу № 320н, работник может полностью отказаться от бумажного варианта. В этом случае в журнале учёта делается запись о выдаче ЭТК, а бумажная книжка не выдается.
Что делать, если работник отказывается от ЭТК и хочет оставить бумажную книжку?
В таком случае запись в графе 13 не делается, а в журнале учёта фиксируется «Отказ от перехода на электронную трудовую книжку». Дата и подпись работника обязательны.
Можно ли использовать собственную формулировку?
Теоретически – да, но она должна полностью отражать содержание образца из письма Минтруда, иначе запись может быть признана некорректной при проверке.
Как оформить запись, если работник уже имеет бумажную книжку и получает ЭТК дополнительно?
В этом случае в графе 13 делается запись: «Работнику выдана электронная трудовая книжка (ЭТК) в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Запись внесена в журнал учёта движения трудовых книжек». При этом бумажная книжка остаётся у работника.
Полезные ссылки и документы
- Трудовой кодекс РФ – КонсультантПлюс
- ФЗ № 439‑ФЗ от г. – Официальный портал правовой информации
- Приказ Минтруда России № 320н от – Минтруд России
- Письмо Минтруда № 14‑2/В‑150 от – Ссылка
- Образец заявления о переходе на ЭТК – Buhgalteria.ru
Корректное оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку – важный элемент кадровой документации. Следуя нормативным актам (ТК РФ, ФЗ 439‑ФЗ, Приказ 320н) и используя одобренную Минтрудом формулировку, вы обеспечите законность процесса и избежите проблем при проверках.
Помните: без записи в журнале учёта движения трудовых книжек и в графе 13 (при наличии бумажной книжки) выдача ЭТК считается некорректной.