С 1 сентября 2021 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК). Перевод сотрудников на электронный формат регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. В статье подробно рассмотрены:

• правовые основания перехода;
• какие документы должен подготовить работник;
• какие действия обязан выполнить работодатель;
• пример записи в бумажную трудовую книжку;
• сроки и типичные ошибки.

Правовая база

Основные нормативные документы‚ регулирующие переход на ЭТК:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
   • Статья 66.1 – порядок ведения трудовой книжки в электронном виде;
   • Часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 442‑ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ».
2. Постановление Правительства РФ от 30 апреля 2021 г. № 1015 «Об утверждении Положения о ведении и хранении электронных трудовых книжек».
3. Приказ Минтруда России от 12 июня 2022 г. № 322н «Об утверждении формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку».

Что должен сделать сотрудник

Подготовить заявление

Заявление – единственный документ‚ фиксирующий волеизъявление работника. Оно должно быть оформлено в письменной форме (бумажный вариант или электронный документ в формате PDF/Word) и содержать:

• ФИО работника;
• должность и подразделение;
• паспортные данные (серия‚ номер‚ дата выдачи);
• указание «Хочу перейти на электронную трудовую книжку»;
• дату подачи заявления;
• подпись (при электронном варианте – электронную подпись).

Образец заявления (можно скачать на официальных порталах Госуслуги или в системе Е‑Офис 24):

Заявление
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт: 45 01 123456‚ выдан г. 
работающий в ООО «Ромашка» на должности менеджера‚ прошу
перевести меня на ведение трудовой книжки в электронном виде
в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
Подпись: ___________

Сдать бумажную трудовую книжку (если она уже выдана)

После подачи заявления работник передаёт работодателю свою бумажную трудовую книжку. Книга должна быть полностью заполнена‚ без пропусков и ошибок. Работодатель проверяет её и вносит запись о переходе (см. ниже).

Что обязан сделать работодатель

Принять заявление и оформить перевод в системе

В большинстве компаний используется специализированный сервис (например‚ Е‑Офис 24‚ СБИС‚ Контур.ЭТК). Пошаговый алгоритм:

1. Открыть раздел «Заявления» и выбрать пункт «Перевод на электронную ТК»;
2. В выпадающем списке указать «Ведение электронной ТК»;
3. Ввести дату подачи заявления (дата‚ указанная в документе работника);
4. Нажать кнопку «Подтвердить»‚ затем «Проверить» и «Отправить»;
5. Система автоматически формирует запись о переводе и отправляет её в Пенсионный фонд РФ.

Внести запись в бумажную трудовую книжку

Согласно КонсультантПлюс‚ запись должна быть сделана в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Пример формулировки:

Графа 2 – – выдана бумажная трудовая книжка.
Графа 3 – Подано письменное заявление Иванова И.И. о представлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Эта запись фиксирует‚ что с указанной даты сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде‚ а в бумажной книжке дальнейшие записи не делаются.

Уведомить сотрудника

После успешного ввода данных работодатель обязан:

• выслать сотруднику подтверждение о переводе (обычно в виде PDF‑письма);
• сообщить логин и пароль для доступа к личному кабинету на портале Госуслуги (если сотрудник не имеет аккаунта‚ помочь в его создании).

Как выглядит запись в бумажной трудовой книжке

Если сотрудник увольняется после перехода‚ запись о переводе делается в момент увольнения (в графе 4) с указанием даты увольнения и ссылки на уже сделанную запись в графе 3.

Сроки и обязательные действия

• Подача заявления работником – в любой момент трудового договора.
• Внесение записи в бумажную ТК – в течение 3 рабочих дней после получения заявления.
• Регистрация в системе ЭТК – сразу после внесения записи‚ но не позже 5 рабочих дней.
• Выдача доступа сотруднику – в тот же день‚ когда запись подтверждена в системе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК после её активации?

Да‚ но только один раз. Работник может подать новое заявление об отказе от электронного учёта‚ после чего работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде.

Что делать‚ если в бумажной ТК есть ошибка?

Ошибка исправляется в бумажной книжке до подачи заявления о переходе. После перехода в ЭТК исправлять записи в бумажной книге нельзя – все изменения вносятся только в электронный реестр.

Как получить сведения о стаже из ЭТК?

Сотрудник заходит в личный кабинет на портале Госуслуги → «Трудовая книжка». Там отображается полный список записей‚ включая данные о предыдущих местах работы‚ полученные из ПФР.

Нужно ли хранить бумажную ТК после перехода?

Да. По закону работодатель обязан выдать сотруднику бумажную ТК с записью о переходе‚ а затем хранить её в архиве в течение 5 лет.

Ошибки‚ которые часто допускают работодатели

• Не вносят запись в графу 3 в течение 3 дней – в результате штраф за нарушение трудового законодательства.
• Не фиксируют дату выдачи бумажной ТК в графе 2 – усложняет проверку в ПФР.
• Не уведомляют сотрудника о создании учётной записи в системе ЭТК – работник не может просмотреть свои данные.
• Оставляют в бумажной ТК место для дальнейших записей – это противоречит правилам‚ так как после перехода все записи делаются только в электронном виде.

Переход на электронную трудовую книжку – процесс‚ который упрощает ведение кадровой документации и ускоряет доступ сотрудника к сведениям о трудовом стаже. Главное – соблюсти нормативные сроки и правильно оформить запись в бумажной ТК. При правильном подходе обе стороны (работник и работодатель) получают выгоду: экономию времени‚ уменьшение бумажного оборота и повышенную прозрачность данных.

Статья подготовлена на основе актуальной информации из открытых источников (Е‑Офис 24‚ СБИС‚ КонсультантПлюс‚ официальные публикации Минтруда) на дату .