С 1 января 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс значительно изменил порядок учета трудового стажа и оформления новых сотрудников. На сегодняшний день, 22 мая 2026 года, вопрос о выборе формата трудовой книжки — бумажной или электронной — становится одним из ключевых на этапе трудоустройства. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку при приеме на работу, какие обязанности лежат на работодателе, и что должен знать каждый соискатель.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие важные данные. Все записи ведутся работодателем в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в приложении «Моя трудовая».
ЭТК не заменяет бумажную книжку полностью — она дополняет её. Однако для впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка не оформляется — сведения формируются только в электронном виде.
Обязательно ли подавать заявление при приеме на работу?
Важно! Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1), работодатель не обязан требовать от нового сотрудника заявление о выборе формата трудовой книжки при трудоустройстве. Это право, а не обязанность работника.
- Если работник не подал заявление, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку (если работник её предоставил).
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — работодатель перестаёт вести бумажную книжку и начинает вносить сведения в электронный реестр ПФР.
- Если работник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года — электронная трудовая книжка формируется автоматически при подаче сведений о приёме в ЕФС-1 (форма 1.1 отчётности в ПФР). Заявление в этом случае не требуется!
Когда заявление не нужно?
Заявление о выборе ЭТК не требуется в следующих случаях:
- Работник устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года — ЭТК создаётся автоматически.
- Работник ранее уже подавал заявление о переходе на ЭТК у другого работодателя, его данные уже есть в системе ПФР.
- Работник не выражает желания перейти на ЭТК — тогда продолжается ведение бумажной трудовой книжки.
Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку?
Если работник хочет перейти на ЭТК, он должен подать работодателю письменное заявление. Форма заявления не установлена законом — его можно написать в произвольной форме или использовать бланк, разработанный компанией.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Ниже приведён типовой шаблон заявления, который можно использовать как ориентир:
Заявление
Я, [Ф.И.О. полностью], паспорт: серия ____ № ______, выдан ________, зарегистрирован по адресу: ________,
прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.
Прошу внести сведения о моей трудовой деятельности в электронную трудовую книжку, хранящуюся в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации.
Подпись: _____________
Ф.И.О.: ______________
Заявление можно подать:
- в бумажном виде — лично или через представителя с нотариальной доверенностью;
- в электронном виде, через корпоративную почту или электронный документооборот (если компания использует ЭДО и поддерживает электронную подпись).
Что делать работодателю после получения заявления?
После получения заявления от сотрудника работодатель обязан выполнить следующие действия:
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (если она была выдана):
«Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде подано [дата]».
Запись делается в разделе «Сведения о работе» и заверяется печатью и подписью ответственного лица. - Выдать бумажную трудовую книжку на руки сотруднику, это обязательное требование закона. Даже если работник выбрал ЭТК, он имеет право получить свою бумажную книжку с записями о предыдущей трудовой деятельности.
- Начать вносить сведения о трудовой деятельности в ЭТК через систему ПФР при каждом изменении трудовых отношений (приём, перевод, увольнение и т.д.).
- Уведомить сотрудника о том, что сведения о нём переданы в ПФР, и сообщить, как получить доступ к ЭТК через Госуслуги.
Что делать, если работник не предоставил бумажную трудовую книжку?
Если новый сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу), то:
- Работодатель не оформляет бумажную книжку — она не нужна.
- Все сведения о трудовой деятельности вносятся напрямую в ЭТК через ЕФС-1 (форма 1.1 отчётности в ПФР).
- Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или мобильное приложение «Моя трудовая».
Как проверить, есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?
Работодатель может проверить наличие ЭТК у соискателя двумя способами:
- Запросить у сотрудника выписку из ЭТК — он может предоставить её в распечатанном виде или в электронном виде (с электронной подписью) через Госуслуги.
- Проверить через сервис ПФР — если у работника есть СНИЛС, работодатель может запросить сведения о наличии ЭТК через личный кабинет работодателя на сайте ПФР (при наличии доступа к ЭДО).
Важно: никто не может требовать от соискателя предъявить ЭТК как обязательный документ; Если у кандидата нет бумажной книжки и он не подавал заявление, это не повод отказывать в приёме на работу. В этом случае ЭТК будет создана автоматически.
Особенности для работодателей в 2026 году
На 2026 год ключевые изменения и рекомендации:
- Автоматическое формирование ЭТК — для всех новых сотрудников, не имеющих трудового стажа, книжка создаётся без заявления.
- Отсутствие штрафов за отсутствие заявления — если работник не подал заявление, работодатель не нарушает закон, ведя бумажную книжку.
- Обязательное уведомление — работодатель должен информировать сотрудника о том, что его данные переданы в ПФР и как получить доступ к ЭТК.
- Электронный документооборот — рекомендуется внедрять ЭДО для обмена заявлениями и отчётностью, чтобы сократить бумажный поток.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли подать заявление о переходе на ЭТК после трудоустройства?
Да, абсолютно. Работник может подать заявление в любой момент — даже через год после приёма на работу. Работодатель обязан принять заявление и внести соответствующую запись в бумажную книжку.
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
Если работник потерял бумажную книжку, он должен обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Если он уже перешёл на ЭТК — дубликат не требуется, так как все данные хранятся в ПФР.
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Нет. Согласно закону, переход на ЭТК является необратимым. Если работник когда-либо подал заявление о переходе на электронную форму — он не может вернуться к бумажной книжке, даже если уволится и устроится на новое место работы.
Кто отвечает за хранение ЭТК?
Хранение данных обеспечивает Пенсионный фонд России. Работодатель лишь вносит информацию в систему. Работник имеет полный доступ к своим данным через Госуслуги.
Переход на электронные трудовые книжки — это не просто техническое нововведение, а важный шаг к цифровизации кадрового учёта. Для работодателя это означает:
- снижение рисков потери или повреждения документов;
- ускорение процессов кадрового учёта;
- повышение прозрачности трудовых отношений;
- снижение административной нагрузки.
Для работника — это:
- доступ к данным в любое время и из любого места;
- защита от потери или подделки документов;
- прозрачность формирования трудового стажа и пенсии.
Главное правило: не требуйте заявление у каждого нового сотрудника — оно необходимо только при добровольном выборе ЭТК. Для впервые трудоустраивающихся — ЭТК формируется автоматически. Всё остальное — вопрос удобства и информированности.
Помните: закон защищает права как работника, так и работодателя. Главное, действовать в рамках ТК РФ, соблюдать процедуры и не создавать лишних барьеров при трудоустройстве.
Для получения актуальных образцов заявлений и шаблонов отчётности рекомендуем обращаться к официальным источникам: Пенсионный фонд РФ и Госуслуги.