С 2026 года переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) стал обязательным для большинства организаций. В этой статье мы разберём, как правильно оформить запись о переходе, какие требования к оформлению, а также приведём готовый образец, который можно использовать в практической работе.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, хранящийся в системе «Мой трудовой договор» (МТД) и доступный сотруднику и работодателю через портал госуслуг. В отличие от бумажной версии, ЭТК хранит все сведения о трудовой деятельности, включая приёмы, увольнения, переводы, повышении квалификации, награды и т.д.

Правовые основания перехода на ЭТК

• Постановление Правительства РФ № 320н от – «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда РФ № 35 от – «Об утверждении форм и порядка заполнения записей в трудовой книжке».
• Федеральный закон РФ «О труде» (ст. 16) – закрепляет право работника на получение трудовой книжки в электронном виде.

Что нужно знать сотруднику

1. Выбор формы: при приёме на работу сотрудник может выбрать бумажную или электронную трудовую книжку.
2. Права и обязанности: при переходе на ЭТК сотрудник получает доступ к своему документу онлайн, но бумажный экземпляр может быть выдан по запросу.
3. Сохранность данных: все записи в ЭТК защищены шифрованием и резервным копированием.

Как оформить переход на ЭТК

Переход осуществляется в несколько этапов:

1. Сотрудник сообщает работодателю о желании перейти на электронную форму.
2. Работодатель заполняет форму СЗВ‑ТД (Сведения о работе в трудовой книжке).
3. Форма передаётся в систему «Мой трудовой договор» для автоматической генерации записи.
4. Запись завершается подписью руководителя и печатью организации (если есть).
5. Сотруднику выдаеться бумажный экземпляр записи (если требуется).

Шаги заполнения записи о переходе

Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения записи в разделе «Сведения о работе»:

1. № записи – порядковый номер, увеличивающийся с каждым новым событием в трудовой книжке.
2. Дата – дата перехода на ЭТК.
3. Наименование организации – полное и сокращённое название работодателя.
4. Должность – должность сотрудника на момент перехода.
5. Сведения о работе – краткое описание перехода: «Переход на электронную трудовую книжку».
6. Переход на ЭТК – дополнительное поле, где указывается, что запись относится к переходу на электронный формат.
7. Подпись руководителя и печать организации.

Образец записи о переходе на ЭТК

Ниже приведён готовый образец, который можно копировать в систему или распечатать для подписи.

№ записи: 12
Наименование организации: ООО «Рога и Копыта» (ООО «Рога и Копыта»)
Должность: Менеджер по продажам
Сведения о работе: Переход на электронную трудовую книжку
Переход на ЭТК: Внедрение цифрового формата трудовой книжки
Подпись руководителя: ______________________
Печать организации: ______________________

Пояснения к образцу

• В поле № записи указывается уникальный номер, который не меняется при переходе.
• Дата – точная дата, когда запись была внесена в систему.
• В поле Наименование организации указывается как полное, так и сокращённое название.
• В разделе Сведения о работе указывается краткое описание события.
• В дополнительном поле Переход на ЭТК можно добавить комментарий, например, «Внедрение цифрового формата трудовой книжки».
• Подпись руководителя и печать обязательны согласно п. 35 Порядка 320н.

Практические советы

• Перед заполнением убедитесь, что у вас есть актуальная версия формы СЗВ‑ТД;
• Проверьте, что все поля заполнены без сокращений и ошибок.
• Сохраняйте копию записи в личном кабинете сотрудника.
• Если в компании используется система «Мой трудовой договор», заполните форму в электронном виде – система автоматически сформирует запись.
• После перехода на ЭТК обновите данные в личном кабинете сотрудника, чтобы он мог просматривать запись онлайн.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли изменить дату перехода? – Нет, дата фиксируется в момент внесения записи.
2. Нужен ли бумажный экземпляр записи? – По закону можно выдать бумажный экземпляр по запросу сотрудника.
3. Как проверить правильность записи? – В личном кабинете сотрудника можно просмотреть запись в разделе «Трудовая книжка».
4. Что делать, если запись была сделана неверно? – Подаётся заявка на исправление, руководитель подписывает исправление, а система обновляет запись.

Переход на электронную трудовую книжку упрощает ведение кадровой документации, повышает прозрачность и доступность информации как для работодателя, так и для сотрудника. Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете без ошибок оформить запись о переходе и обеспечить правильное хранение трудовой документации в соответствии с действующим законодательством.

Если у вас возникли вопросы, обратитесь к вашему отделу кадров или в службу поддержки портала госуслуг.