В 2025 году в России начинается обязательный переход от бумажных трудовых книжек к электронным․ Это изменение затрагивает бухгалтеров, руководителей и всех сотрудников, которые должны знать, как правильно вести и хранить данные о трудовой деятельности․ Ниже – подробный план действий, который поможет вам избежать ошибок и нарушений законодательства․

Что изменилось в 2024–2025 году?

• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – с 1 января 2024 года все записи о приёме на работу, увольнении, переводе и т․д․ ведутся в электронном виде․
• Невозможность возврата к бумажной форме – Минтруд (письмо от 4 сентября 2024 года, № 14‑6/ООГ‑5261) ясно заявляет, что «перейти с электронной трудовой книжки обратно на бумажную нельзя»․
• Дублирование записей – если сотрудник не отказывается от бумажной трудовой, сведения будут одновременно храниться в бумажной книге и в ЭТК․ При этом работник сохраняет право использовать бумажную книгу при последующем трудоустройстве в другую организацию․
• Новые бланки и дубликаты – с 2024 года новые бланки трудовых книжек могут производить не только Госнак, но и другие предприятия, соответствующие требованиям Минтруда․

Как правильно оформить запись при приёме на работу в 2026 году

1. Сразу в электронном виде: все данные о приёме, должности, зарплате и сроке трудового договора заносятся в ЭТК․
2. Если сотрудник предоставляет бумажную трудовую, оформите запись в бумажной книге, но обязательно отметьте, что запись уже сделана в ЭТК․
3. Соберите заявление о выборе трудовой книжки (если применимо) – в некоторых случаях это требуется для подтверждения выбора бумажной книги․

Шаги для бухгалтеров и директоров

• Проверьте наличие актуального письма Минтруда и обновлённой инструкции по ведению ЭТК (например, из портала «КонсультантПлюс»)․
• Обучите персонал работе с системой ЭТК – учтите, что все записи должны быть точными и своевременными․
• Создайте резервную копию данных – в случае технических сбоев важно иметь доступ к архиву․
• Проверьте, что бланки бумажных трудовых книжек соответствуют требованиям Минтруда (новый образец, если бланк старый – оформите дубликат)․

Что делать, если трудовая книжка повреждена или утрачена?

Согласно правилам 2026 года, если произошёл чрезвычайный инцидент (пожар, наводнение и т․п․), вы можете бесплатно получить новый бланк․ Процесс выглядит так:

1. Подайте заявление в отдел кадров с подтверждением факта повреждения․
2. Получите новый бланк – он может быть изготовлен не только Госнак, но и другим сертифицированным предприятием․
3. Заполните дубликат на новом бланке, указывая все предыдущие записи (если они есть в бумажной книге)․
4. Проверьте, что дубликат также зарегистрирован в системе ЭТК․

Как правильно внести запись в трудовую книжку (примеры)

Ниже приведены примеры записей для разных ситуаций․ Все они должны быть сделаны в соответствии с новым порядком ведения и хранения, действующим в 2026 году․

• Приём на работу – дата, должность, оклад, тип договора․
• Увольнение – дата, причина, итоговый оклад․
• Перевод внутри организации – дата, новая должность, новый оклад․
• Повышение – дата, новая должность, новый оклад․

Образцы можно скачать из официальных источников: «Бухонлайн», «42CLOUDS», «КонсультантПлюс» и др․

Хранение и доступ к данным в 2026 году

Согласно последним правилам Минтруда, хранение трудовых книжек (бумажных и электронных) должно соответствовать требованиям безопасности и конфиденциальности․ Основные требования:

• ЭТК хранится в защищённом облаке, доступ к которому имеют только уполномоченные лица․
• Бумажные книги хранятся в закрытых шкафах с ограниченным доступом;
• Регулярно проводятся аудиты – проверка соответствия записей в бумажной и электронной форме․

Ключевые даты и сроки

Практические рекомендации

• Создайте чек‑лист для каждой новой записи: дата, должность, оклад, тип договора, подтверждающие документы․
• Проверьте соответствие бланков требованиям Минтруда – старые бланки до 2024 года можно использовать, но дубликаты должны быть на новом образце․
• Обучайте сотрудников работе с Госуслугами – там можно посмотреть и скачать выписки из ЭТК․
• Ведите отчёт о дублировании – если сотрудник использует бумажную книгу, фиксируйте это в отдельном журнале․
• Регулярно обновляйте политику безопасности – хранение данных в облаке и бумажных копий должно соответствовать требованиям GDPR и российского законодательства․

Переход на электронную трудовую книжку в 2025 году – это важный шаг к цифровизации кадровой системы․ Однако важно помнить, что переход не является обратимым, а дублирование записей в бумажной и электронной форме допускается только в случае отказа сотрудника от бумажной книги․ Бухгалтеры и руководители должны внимательно следить за соблюдением новых правил, своевременно обновлять бланки и обучать персонал работе с ЭТК․ Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать штрафов, судебных разбирательств и обеспечит прозрачность кадровой документации․

Для более подробной информации и скачивания образцов документов рекомендуем обратиться к официальным источникам: Минтруд, КонсультантПлюс, Бухонлайн, 42CLOUDS․