В 2026 году в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что теперь работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности как в бумажной, так и в электронной форме, если работник не выбрал только электронный вариант. Если при приёме на работу работник подал заявление о переходе на ЭТК, но в бумажной трудовой книжке не появилась соответствующая запись, это может вызвать проблемы при проверках, при оформлении пенсионных и социальных выплат, а также при дальнейшем трудоустройстве.

Почему запись важна?

• Согласно Федеральному закону от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», работодатель обязан зафиксировать выбор способа учета сведений.
• Запись в бумажной трудовой книжке подтверждает факт перехода и позволяет контролирующим органам (ПФР, Трудовой инспекции) проверить правильность ведения ЭТК.
• Отсутствие записи может привести к отказу в выплате пенсии, пособий, а также к штрафам за нарушение законодательства о трудовых книжках.

Что делать, если запись не внесена?

Ниже приведена пошаговая инструкция, как исправить ситуацию.

Шаг 1. Уточнить у работодателя

1. Обратитесь в отдел кадров с просьбой уточнить, почему запись не была внесена.
2. Попросите показать копию электронного заявления, которое вы подали, и дату его получения.
3. Если работодатель утверждает, что запись внесена, попросите показать оригинал трудовой книжки.

Шаг 2. Подготовить письменное заявление

Если работодатель отказывается внести запись, необходимо написать официальное заявление в отдел кадров. В заявлении должно быть:

• ФИО, дата рождения, номер трудовой книжки.
• Указание даты приёма на работу и даты подачи заявления о переходе на ЭТК.
• Требование внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе и выдачу копии.
• Подпись работника.

Шаг 3. Обратиться в трудовую инспекцию

Если работодатель не реагирует на заявление, можно обратиться в территориальный орган Трудовой инспекции. В заявлении укажите:

• ФИО работодателя и его адрес.
• Сведения о вашем трудовом стаже и о переходе на ЭТК.
• Список документов, подтверждающих факт подачи заявления (копия заявления, письмо Минтруда от 12 февраля 2020 г. № 14‑2/В‑150).
• Требование проверить и исправить запись в бумажной трудовой книжке.

Шаг 4. Исправление записи

После проверки инспекция может потребовать от работодателя внести исправление. В соответствии с рекомендациями Минтруда, запись должна выглядеть так:

Внутренняя запись: «Перевод сведений о трудовой деятельности в электронный формат (ЭТК).»

Запись должна быть заверена печатью и подписью ответственного лица (директор, руководитель отдела кадров).

Как проверить правильность записи?

• Проверьте, что в бумажной трудовой книжке есть дата перехода и отметка о переходе на ЭТК.
• Сравните данные с электронным реестром (если у вас есть доступ к личному кабинету ПФР).
• Убедитесь, что в бумажной книжке нет дублирующих записей о приёме и увольнении, которые не отражены в ЭТК.

Что делать, если работодатель отказался от бумажной трудовой книжки?

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, но работодатель все равно не внес запись о переходе, то:

• Попросите работодателя выдать вам письменное подтверждение о переходе на ЭТК.
• Сохраните копию электронного заявления и письма Минтруда от 16 марта 2020 г. (Сотрудник отказался от электронной трудовой книжки).
• Обратитесь в ПФР с запросом о подтверждении перехода.

Как избежать ошибок в будущем?

1. Всегда сохраняйте копию заявления о переходе на ЭТК.
2. Проверяйте, что запись внесена в бумажной трудовой книжке сразу после приёма.
3. Если работодатель не вносит запись, требуйте письменное подтверждение в течение 5 рабочих дней.
4. В случае отказа, сразу обращайтесь в Трудовую инспекцию.

Краткая таблица действий

Переход на электронную трудовую книжку, важный шаг в цифровизации кадровой документации. Однако отсутствие записи в бумажной трудовой книжке может создать проблемы в дальнейшем. Следуйте приведённым шагам, сохраняйте копии всех документов и не стесняйтесь обращаться в компетентные органы. Это поможет защитить ваши права и избежать недоразумений при проверках.