В 2026 году завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в России. Это означает, что все сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. При переходе на электронную трудовую книжку работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и выдать ее работнику. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить эту запись, какие формулировки использовать и какие документы необходимы.
Основные моменты, которые необходимо помнить
- Заявление работника: Переход на электронную трудовую книжку осуществляется на основании письменного заявления работника.
- Последовательность действий: Работодатель должен соблюдать определенную последовательность действий при переходе на электронную трудовую книжку.
- Запись в трудовой книжке: В бумажную трудовую книжку вносится запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки.
- Выдача трудовой книжки: Работнику выдается бумажная трудовая книжка на руки после внесения соответствующей записи.
- Срок: Запись в трудовой книжке должна быть внесена в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления работника.
Как правильно внести запись в трудовую книжку
В соответствии с новым Порядком ведения и хранения трудовых книжек 2022 года, при выдаче трудовой книжки на руки работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в графе 3 вносится следующая запись:
«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.»
В графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки, а в графе 1 ставится порядковый номер записи.
Пример записи в трудовой книжке
| Графа | Значение |
|——-|—————————————————————————————————————————————-|
| 1 | Порядковый номер записи (например, 1) |
| 2 | Дата выдачи трудовой книжки на руки (например, ) |
| 3 | Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ. |
| 4 | Заявление работника с указанием даты и номера его регистрации. |
Документы, необходимые для оформления перехода на электронную трудовую книжку
Заявление работника: Заявление должно быть написано в письменной форме и содержать просьбу о ведении трудовой книжки в электронном виде. В заявлении также рекомендуется указать дату, с которой бумажная трудовая книжка перестанет использоваться.
Бумажная трудовая книжка: Работодатель должен иметь бумажную трудовую книжку работника.
Трудовая книжка работника: Работодатель должен выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки после внесения записи.
Важные моменты, которые следует учитывать
- Возможность отказа от перехода: Сотрудник в любой момент может отказаться от перехода на электронную трудовую книжку и вернуться к ведению трудовой книжки на бумажном носителе.
- Срок действия бумажной трудовой книжки: Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки после подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку.
- Заверение записи: Запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку не требует специального заверения.
- Программы для ведения ЭТК: Существуют различные программы для ведения электронных трудовых книжек, такие как Сбербанк Электронная Трудовая Книжка, Контур.Норматив, 1С и другие.
Ответы на часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказать работнику в переходе на электронную трудовую книжку? Нет, работодатель обязан удовлетворить заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку.
- Как долго занимает процесс перехода на электронную трудовую книжку? Работодатель должен внести запись в трудовую книжку в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления работника.
- Что делать, если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку в день приема на работу? Работодателю следует внести в его трудовую книжку запись о приеме на работу, а затем выдать ее на руки сотруднику.
- Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку? Да, работник имеет право на бумажную трудовую книжку, даже если он перешел на электронную трудовую книжку.
Переход на электронную трудовую книжку – это современный и удобный способ ведения учета трудовой деятельности. Работодатель должен соблюдать все требования законодательства при оформлении перехода на электронную трудовую книжку, чтобы избежать проблем с контролирующими органами. Правильно оформленная запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку – это гарантия соблюдения прав работника и законности действий работодателя.