Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — один из ключевых трендов цифровизации кадрового учета в России. Вопросы о том, когда переход обязателен, а когда остается на усмотрение работника, вызывают много споров. Данная статья систематизирует все актуальные правила, сроки и процедуры на основе законодательства и практики 2024-2026 годов.
Ключевой принцип: добровольность для большинства, обязательность для новых
Главное, что нужно запомнить: переход на ЭТК для уже работающих граждан является добровольным. Однако для определенных категорий работников он обязателен. Разберем по категориям.
Обязательный переход: для кого он действует с 1 января 2021/2022 года?
Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ и разъяснениям, обязательное оформление электронной трудовой книжки вместо бумажной действует для работников, устраивающихся на работу впервые.
- С 1 января 2021 года — для лиц, впервые поступающих на работу в государственных и муниципальных учреждениях (по некоторым источникам).
- С 1 января 2022 года — обязательно для всех без исключения лиц, принимаемых на работу впервые в любой организации (включая частные компании). Бумажная трудовая книжка таким сотрудникам не заводится.
Пример: Студент, который в июне 2024 года устроился на первую в жизни работу в коммерческую фирму, обязательно получит ЭТК. Его будущие записи о приеме, увольнении, повышениях будут храниться только в электронном виде в системе Пенсионного фонда (СФР).
Добровольный переход: для уже работающих сотрудников
Для сотрудников, у которых на 31 декабря 2021 года уже имелась бумажная трудовая книжка (или она была заведена ранее), переход на ЭТК — это их право, а не обязанность.
- Работник может в любой момент подать работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку.
- Работодатель не вправе навязывать такой переход или ультимативно требовать сдать бумажную книжку.
- Если сотрудник не подал заявление, работодатель продолжает вести для него бумажную трудовую книжку по старым правилам.
Обязанности работодателя: не только по желанию сотрудников
Закон накладывает на работодателя ключевые обязанности, которые не зависят от воли конкретного сотрудника.
Формирование и передача сведений в СФР (СЗВ-ТД)
С 1 января 2020 года все работодатели (организации и ИП) обязаны:
- Формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого работника (прием, увольнение, изменения, отпуска, больничные и т.д.);
- Передавать эти сведения для хранения в Пенсионный фонд России (СФР) в установленные сроки. Для этого используется форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности).
Важный нюанс: Эта обязанность — не про «электронную книжку» как документ для сотрудника, а про обязанность отчитываться перед государством. Даже если сотрудник хранит у себя бумажную книжку, работодатель обязан ежемесячно (или по событиям) отправлять данные о нем в СФР в электронном виде.
Сроки сдачи отчета СЗВ-ТД
Сведения по форме СЗВ-ТД подаются:
- По каждому событию (прием, увольнение, изменение данных) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором событие произошло.
- Ежемесячно — по всем работающим сотрудникам, если за месяц не было событий, требующих отдельной подачи.
Пример: Сотрудник Иванов был принят на работу 10 апреля 2024. Работодатель обязан передать сведения о приеме (СЗВ-ТД) в СФР не позднее 15 мая 2024.
Пошаговая инструкция по переходу на ЭТК (для случая, когда сотрудник согласен)
Если работник подал заявление о желании перейти на электронную трудовую книжку, работодатель должен выполнить следующие действия:
- Получить письменное заявление от сотрудника. Образец заявления утверждается организацией. В заявлении сотрудник указывает, что он ознакомлен с правом на получение выписки из ЭТК в любой момент.
- Сделать соответствующую запись в самой бумажной трудовой книжке (если она есть). Запись должна содержать дату и текст, например: «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку от [дата]. Запись о трудовой деятельности будет вестись в электронном виде в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ». Подпись сотрудника и руководителя, печать.
- Уведомить СФР. В следующем отчетном периоде (через СЗВ-ТД) сообщить Пенсионному фонду о том, что для данного работника ведение сведений осуществляется в электронном виде. Фактически, после этого все последующие события по этому сотруднику будут автоматически попадать в его ЭТК в СФР.
- Вернуть (или оставить на хранении) бумажную трудовую книжку. По общему правилу, после перехода бумажная книжка остается у работника. Но если он хочет, он может оставить ее у работодателя для safekeeping. Важно: записи, сделанные до перехода, в бумажной книжке сохраняют силу.
Частые вопросы и ответы
Вопрос: А что, если сотрудник сначала отказался от ЭТК, а потом передумал?
Ответ: Может изменить решение в любое время. Порядок действий тот же: подача заявления, запись в бумажной книжке (если она есть), уведомление СФР.
Вопрос: Как сотрудник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки?
Ответ: Через личный кабинет на портале Госуслуг или через портал ЕСН ФР (Единая система нормативной документации ФР). Выписка имеет ту же юридическую силу, что и выписка из бумажной книжки.
Вопрос: А если работодатель не передает СЗВ-ТД в СФР?
Ответ: Это нарушение закона, за которое предусмотрены административные штрафы для должностных лиц и юридических лиц (ст. 15.33 КоАП РФ). Кроме того, это создает риски для сотрудника при оформлении пенсии или других социальных выплат, так как его стаж может быть не подтвержден в полном объеме.
| Категория работников | Обязательность перехода на ЭТК | Дата, с которой действует правило | Что делает работодатель |
|---|---|---|---|
| Лица, устраивающиеся на работу впервые | ОБЯЗАТЕЛЬНО. Бумажная книжка не заводится. | С (для всех работодателей) | Формирует сведения о приеме. Передает СЗВ-ТД в СФР. Уведомляет сотрудника о создании ЭТК. |
| Работники, уже имевшие бумажную трудовую книжку на | ДОБРОВОЛЬНО. По заявлению сотрудника. | Начиная с (право на переход) | Ждет заявления от сотрудника. При получении заявления делает запись в бумажной книжке. Уведомляет СФР через СЗВ-ТД. |
| Все работники (без исключения) | ОБЯЗАТЕЛЬНО для работодателя — передача сведений в СФР. | С | Обязан ежемесячно/по событиям подавать форму СЗВ-ТД в СФР по КАЖДОМУ сотруднику, независимо от формата его личной книжки. |
Главный вывод: Обязанность перейти на электронный формат лежит на:
- Новичках на рынке труда — они с 2022 года не получают бумажную книжку вообще.
- Работодателях — они обязаны с 2020 года передавать все кадровые данные в Пенсионный фонд в электронном виде (СЗВ-ТД), что является основой для формирования ЭТК.
Для действующих сотрудников с бумажными книжками переход — это их персональный выбор. Работодатель должен быть готов к этому процессу, иметь внутренний регламент и образцы заявлений, но не имеет права принуждать.
Важно: Данная статья носит справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций всегда консультируйтесь с юристом по трудовому праву и следите за обновлениями законодательства на официальных ресурсах Пенсионного фонда РФ и Минтруда.