Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом учете за последние годы. С 2021 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде для всех сотрудников‚ поступающих на работу впервые. Для сотрудников‚ имевших стаж до 2021 года‚ сохраняется право выбора: вести бумажную трудовую книжку‚ перейти на электронный формат или совмещать оба варианта. Любой выбор работника должен быть зафиксирован документально и корректно отражен в учетной программе.
В этой статье мы подробно разберем‚ как зарегистрировать заявление сотрудника на выбор способа ведения трудовой книжки в программах 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия (ред. 3.0).
Какой документ используется в 1С?
Для регистрации выбора сотрудника в программах 1С используется специальный документ — «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Именно этот документ является основанием для формирования отчета ЕФС-1 (раздел 2) и отправки данных в Социальный фонд России (СФР).
Утвержденной федеральной формы заявления не существует‚ поэтому разработчики 1С предусмотрели свой вариант бланка‚ который автоматически формируется в программе и при необходимости может быть отредактирован.
Пошаговая инструкция для 1С:ЗУП 8 (ред. 3.1)
В программе 1С:ЗУП 3.1 процесс оформления заявления максимально автоматизирован. Чтобы отразить выбор сотрудника‚ выполните следующие шаги:
Шаг 1. Создание документа
Перейдите в раздел:
- Кадры → Электронные трудовые книжки → Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Также этот раздел доступен через меню: Отчетность‚ справки → Электронные трудовые книжки.
Нажмите кнопку «Создать».
Шаг 2. Заполнение заявления
- В шапке нового документа укажите месяц‚ в котором подается заявление.
- В табличной части документа нажмите «Добавить» или «Подбор»‚ чтобы выбрать сотрудников‚ подавших заявления.
- Для каждого сотрудника в колонке «Вид заявления» выберите один из двух вариантов:
- Ведение бумажной трудовой книжки — если сотрудник решил остаться на бумажном носителе.
- Сведения о трудовой деятельности в электронной форме — если сотрудник переходит на ЭТК.
Шаг 3. Печать и проведение
С помощью кнопки «Заявление» вы можете распечатать созданные заявления для подписи сотрудниками. В распечатанном бланке будет запись приблизительно такого содержания: «Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ». После проверки данных проведите документ.
Как оформить заявление в 1С:Бухгалтерия ред. 3.0
Если вы используете бухгалтерскую программу с базовым кадровым учетом‚ логика действий будет аналогичной:
- Перейдите в раздел «Зарплата и кадры».
- Выберите пункт «Электронные трудовые книжки».
- Создайте документ «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Заполните табличную часть‚ выбрав сотрудников и указав для каждого Вид заявления (бумажная или электронная).
- Проведите документ, данные будут учтены при заполнении отчетности.
Важные нюансы учета ЭТК в 1С
Прием новых сотрудников (без стажа)
С 2021 года при приеме на работу сотрудников‚ у которых нет трудового стажа‚ бумажная трудовая книжка не оформляется. Работодатель обязан вести сведения о периодах их работы только в электронном виде. В 1С при приеме такого сотрудника необходимо обязательно установить соответствующие флажки (галки) в кадровой документации‚ чтобы программа понимала‚ что по данному работнику формируются только электронные сведения.
Совмещение бумажной и электронной книжки
Если работник выбрал бумажную трудовую книжку‚ работодатель дополнительно должен вести еще и электронную книжку по этому сотруднику; То есть бумажная и электронная формы ведутся параллельно. В 1С это учитывается автоматически при выборе вида заявления «Ведение бумажной трудовой книжки» — сведения в отчет СЗВ-ТД (ныне раздел ЕФС-1) по таким сотрудникам все равно формируются.
Как отменить или изменить ранее поданное заявление
Ситуации бывают разные: сотрудник мог передумать и захотеть перейти с бумажной книжки на электронную (или наоборот). В этом случае старое заявление необходимо отозвать.
Чтобы изменить способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП‚ выполните следующие действия:
- Перейдите в раздел Отчетность‚ справки → Электронные трудовые книжки.
- Сформируйте документ «Отзыв заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- В документе подберите нужного сотрудника и укажите ранее поданное заявление‚ которое необходимо отменить.
- Проведите отзыв.
- После этого создайте новое «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с актуальным видом заявления.
Корректное отражение заявлений на ведение электронной трудовой книжки в программах 1С — это залог правильной отчетности и отсутствия штрафов со стороны контролирующих органов. Главное правило кадровика: любой выбор сотрудника (переход на ЭТК‚ оставление на бумаге или смена решения) должен быть зафиксирован в программе документально. Использование встроенных документов 1С позволяет легко формировать как сами заявления для подписи‚ так и последующие отчеты ЕФС-1 для отправки в фонд.