Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для большинства работодателей в России. В 2025‑2026 годах порядок ведения и сдачи отчётности по ЭТК сильно упростился, однако требует соблюдения определённых правил. Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальной информации (на ).

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажной, в которой фиксируются сведения о трудоустройстве, месте работы, должностях, сроках работы и прочих важных данных. ЭТК хранится в системе СФР и доступна как работодателю, так и самому сотруднику.

Где посмотреть ЭТК?

• Через портал Госуслуги – раздел «Электронные документы».
• В личном кабинете СФР (при наличии учётной записи).
• В МФЦ – при личном визите с паспортом.

Как оформить переход на ЭТК?

Переход на электронную форму происходит по заявлению сотрудника. После его подачи работодатель вносит отметку о переходе в бумажную трудовую книжку (если она ещё существует) и начинает вести ЭТК.

1. Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК.
2. Работодатель подтверждает согласие и вносит запись в бумажную трудовую.
3. Система СФР автоматически создаёт ЭТК.

Как правильно сдавать отчёт ЕФС‑1?

Каждое кадровое событие (приём, увольнение, перевод и т.д.) требует отправки подраздела 1.1 формы ЕФС‑1 в СФР. Это основной документ, который фиксирует изменения в ЭТК.

Состав и особенности заполнения ЕФС‑1

• Идентфикационные данные – ФИО, ОГРНИП, код ПФР.
• Сведения о трудовом договоре – дата начала, тип занятости.
• Кадровые события – приём, перевод, увольнение, изменение условий.
• Коды документов – используются стандартизированные коды (например, 01 – приём, 02 – перевод и т.д.).

Как отправить ЕФС‑1?

1. Войдите в личный кабинет СФР.
2. Перейдите в раздел «Отчётность» → «ЕФС‑1».
3. Выберите тип отчёта (подраздел 1.1) и загрузите сформированный файл (обычно XML или XLSX).
4. Проверьте данные на наличие ошибок.
5. Подтвердите отправку и сохраните подтверждение о приёме.

Каковы плюсы и минусы перехода на ЭТК?

Для работодателей основное преимущество – уменьшение бумажной работы, но появляется дополнительная отчётность в СФР. Для сотрудников же нет существенных недостатков: они могут одновременно вести бумажную трудовую, если этого желают.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка – официальный документ, подтверждающий периоды работы и должность. Получить её можно несколькими способами:

• Через Госуслуги – в личном кабинете выбираете «Выписка из электронной трудовой книжки».
• В МФЦ – по заявлению с паспортом.
• В СФР – запрос через электронный сервис.

Выписка приходит в формате PDF с электронной подписью и печатью организации.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка – убедитесь, что у вас есть доступ к системе СФР и к личному кабинету.
2. Получение заявлений – собирайте от сотрудников заявления о переходе на ЭТК.
3. Внесение данных – введите сведения о каждом сотруднике в ЭТК (ФИО, дата рождения, место работы и т;д.).
4. Формирование отчётов – при каждом кадровом событии формируйте запись в подразделе 1.1 ЕФС‑1.
5. Отправка отчёта – загрузите файл в СФР и подтвердите отправку.
6. Контроль – проверяйте статус отчёта и при необходимости вносите коррективы.
7. Получение выписок – при запросе сотрудника отправляйте ему выписку из ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести бумажную и электронную трудовую одновременно? – Да, сотрудник может оставить бумажную запись, но это не обязательно.
• Какие сроки у отправки ЕФС‑1? – Отчёт необходимо отправлять в течение 30 календарных дней после наступления кадрового события.
• Что делать, если в отчёте обнаружена ошибка? – Внесите корректировку через личный кабинет СФР и отправьте исправленный отчёт.
• Нужен ли подпись работодателя на электронных документах? – Электронная подпись не обязательна, но рекомендуется для подтверждения подлинности.

Переход на электронные трудовые книжки – это современный и эффективный способ ведения кадровой документации. Правильное оформление, своевременная отправка отчётов ЕФС‑1 и доступ к выпискам через Госуслуги позволяют как работодателям, так и сотрудникам экономить время и ресурсы. Главное – соблюдать установленные сроки и правильно заполнять форму ЕФС‑1, чтобы избежать штрафов и проблем с контролирующими органами.

Если у вас возникнут сложности с оформлением ЭТК или отправкой ЕФС‑1, рекомендуем обратиться в специализированные сервисы (например, платформа Альфа‑Курс или Е‑Офис 24) – там доступны подробные инструкции и видеоподсказки.